KURZUS: Projektmenedzsment
MODUL: V. Modul: A projektmegvalósítás irányítása
13. lecke: A projektkontroll módszerei, sajátosságaik, alkalmazásuk
Tanulási útmutató | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A lecke célja bemutatni a projektkontroll alkalmazásának. hagyományos, és újabb területeit A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Kiegészítésképpen tanulmányozza a Projektmenedzsment jegyzet "Projektkontroll" című fejezetét! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
teljesítés-, erőforrás-, költségmonitoring, | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Tevékenységek | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Követelmények | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A lecke tananyaga | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ismét kiemelve az egyes kontroll-részterületeknek a projektkontroll hatékonysága szempontjából történő integrált kezelését, foglalkozzunk most mégis külön a projekt időbeliteljesítésének alakulása részterületével (teljesítés-monitoring), mert bizonyos esetekben (pl. a határidők betartásának kiemelt prioritása) elégséges megoldást adhat. A teljesítés időbeli alakulásának vizsgálatához a normát (bázistervi adatok) értelemszerűen maga a projekt időterve képezi. Az információk gyűjtése főképpen a következőkre vonatkozik: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A tevékenységek időbeli helyzete: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A tevékenységek időbeli alakulásának fontos adata az ún. készültségi fok, amely a folyamatban lévő tevékenységek státuszát jellemzi. Ezt százalékosan adják meg, ahol 100% a tevékenység teljes készültsége, az ettől eltérő értékeket a tevékenységek naturális teljesítésének megállapítása alapján számolhatják. Egyszerűbb lenne a készültség mérése, ha a tevékenységek a tervezettnek megfelelően, időarányosan (lineárisan) teljesülnének, de ez gyakran nem így történik, ezért van szükség a tényleges, naturális teljesítés mérésére. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A teljesítés elemzések elvégzésére az ún. folyamatosan teljesülő tevékenységek által megvalósuló projektek (pl. beruházási) alkalmasak leginkább. Ezeknél a projekteknél a megvalósítási folyamat tevékenységeinek teljesülése a rájuk jellemző naturális egységekben közvetlenül mérhető. Hangsúlyozandó, hogy ez csak az egyes tevékenységekre igaz, de a projekt teljes készültség mértékének megállapítására nem. Az egyes tevékenységeken elért teljesítések mérési eredményei a célnak megfelelően szerkesztett teljesítmény-felmérési adatlapokra az aktuális mérési időpontra értelmezve kumuláltan is, és külön a tárgyi időszakra vonatkozóan is rávezethetőek. A, már meglevő tervezési adatokat és az előbbi teljesítési adatokat elemezve, azokat táblázatos formában is ábrázolhatjuk. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A táblázatra az alábbiakban láthatunk egy példát. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Havi teljesítményelemzés (Görög M. 1993)
13-1. táblázat | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A folyamatosan teljesülő tevékenységek által megvalósuló projektekkel ellentétben az eseményszerűen teljesülő tevékenységek alapján megvalósuló projektek időbeli teljesülésének követése komplikáltabb, kevésbé megbízhatóan valósítható meg. Ezek többnyire szervezési - menedzsment projektek, illetve ilyenek lehetnek a kutatási és fejlesztési projektek egyes tevékenységcsomagjai is. Míg a folyamatosan teljesülő tevékenységek megvalósulása torzításmentesen mérhető naturális egységekben, addig az eseményszerűen teljesülő tevékenységeknél ez nem megoldható. A tevékenységek eseményszerű teljesülése azt jelenti, hogy egy tevékenység akkor tekinthető teljesítettnek, amikor az adott tevékenység záróeseménye bekövetkezett. Ez egyúttal azt is jelenti, hogy a tevékenységeket, mint befejezett folyamatot, annak befejező eseményével azonosítjuk, ez az ún. mérföldkő esemény, melynek bekövetkeztével teljesül a tevékenység, legalábbis a tevékenységek időbeli teljesülése alakulásának szempontjából. Minthogy az egyes tevékenységek teljesítése ez esetben nem fejezhető ki a tevékenységre jellemző naturális egységben, ezért valamilyen közvetett módon fejezik ki azt, hogy az egyes tevékenységek teljesítése milyen mértékben járul hozzá a projekt egészének teljesítéséhez. A teljesítés közvetett módon történő kifejezéséhez több praktikus megoldás létezik, amikor viszonyítanak például az egyes tevékenységek tervezett közvetlen költségeihez vagy az emberi erőforrások tervezett mennyiségeihez. Meg kell azonban jegyezni, hogy ezek a megoldások (a megoldások igényelte számítások) mindegyike a torzítás lehetőségét rejti magában. Megoldást jelenthet viszont a következő leckében megismerhető projektkontroll eljárásrendszer, amely alkalmazható bármely projekttípusra, illetve mindkét, a teljesülés szempontjából különböző tevékenységfajtára. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A projekt teljesítés ellenőrzésének gyakoriságát több tényező befolyásolja, ezeket mérlegelni kell a projektkontroll előzetes tervezésénél. A gyakorlatban a havonkénti ellenőrzés terjedt el, bizonyos esetekben egyes tevékenységeket (kritikus tevékenységek, hosszabb időtartamú, költséges erőforrás igényű tevékenységek) célszerű hetenként, esetleg naponta ellenőrizni. A szokásosnál sűrűbb ellenőrzés indokolt, ha az egyes kritikus tevékenységeknél lemaradás mérhető, ez veszélyezteti a projekt határidőre történő teljesítését. A költséges erőforrásokat igénylő tevékenységeknél jelentős költségmegtakarítás érhető el, ha folyamatosan ügyelnek az erőforrások hatékony felhasználására. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A kontrolljelentés részletezettsége a jelentési szinttől függ, amennyiben a felső vezetők számára készül, akkor összevontabbat, az operatív projektirányítók számára részletesebbet kell készíteni. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A projekt teljesítésének időbeli alakulásával foglalkoztunk az előbbiekben. Az időbeli alakulás figyelése, elemzése alapvető a projektkontrollhoz, de ki lehet egészíteni még a felhasznált erőforrások és költségek elemzésével, valamint a kialakult helyzet nyomán meghozandó intézkedésekkel, így válik teljessé a projektkontroll tevékenység. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Az erőforrásokfelhasználásának nyomon követéséhez és elemzéséhez kiindulási alap a projekt időterve és erőforrásterve. Az utóbbi tervezéséhez ma már rendelkezésre állnak a számítógépes programok, amelyek tevékenységenként és erőforrásonként is képesek szolgáltatni az erőforrás hisztogramokat, táblázatokat. Ezek segítségével vizsgálható, hogy az elért teljesítés hogyan viszonyul a felhasznált erőforrások mennyiségéhez, azaz mennyire hatékonyan történik az erőforrások igénybevétele. A megfogalmazásból is látható, hogy a vizsgálódás során támaszkodunk a teljesítés-monitoring eredményeire. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Projekt típusától függően különböző mértékű az egyes erőforrásfajták felhasználása, így például a nagy mennyiségű anyagi erőforrás felhasználás a beruházási projektekre jellemző. A költségek létrehozásának módjában is különböznek az egyes erőforrások, így az anyagok költséggé válása egyértelműen összefüggésben van a tevékenységek teljesítésével, ellenben az emberi és a gépi erőforrások költségeinek nagy része az idővel arányosan merül fel. Előbbiek miatt az erőforrás felhasználás mérésének és elemzésének elsősorban az emberi-, és gépi erőforrások felhasználására kell irányulnia, és arra, hogy a felhasználás hogyan alakul a teljesítések függvényében. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Az elemzéshez adatokra van szükségünk, az emberi erőforrások vonatkozásában napi létszámjelentésre, amelyből összeállítható a heti vagy havi munkaerő felhasználás. A tevékenységenként, vagy adott időintervallumra számított munkaerő felhasználás összehasonlítható a tervezett munkaerő szükséglettel. Ebben lehetnek segítségünkre a már említett számítógépes programok táblázatai, grafikonjai, valamint abban is, hogy ne csak egy-egy tevékenységre, hanem a projekt egészére összevontan mutassák az összehasonlítást. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A gépi erőforrások elemzésénél célszerű a nagy költségekkel járó gépek használatát legalább hetente figyelemmel kísérni, a többit elég havonta is. Hasonlóan az emberi erőforrások elemzésénél alkalmazott megoldáshoz, a gépi berendezések esetén szükséges információkat a naponta vezetett, ún. gép-üzemnapló szolgáltatja. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ez alapján a szükséges gyakorisággal összeállítható az egyes tevékenységekre és a projekt egészére a gépi erőforrások felhasználása és ez összevethető a projekttervhez készített gépi erőforrás szükséglettel, mint bázistervvel. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A projekt költségeinek nyomon követéséhezklasszikusan a tevékenység alapú költségterv a bázisterv, mivel az alkalmazkodik a projektterv rendszeréhez. A költségek kezelése, adminisztrálása a szervezeteknél viszont a számviteli rendszer segítségével történik, amely különbözik a tevékenységekhez kötődő költségnyilvántartástól. Éppen ezért a költségek időbeli alakulásának vizsgálatához használják bázisként az időtervre alapozott projekt pénzáramlási tervének a tervezett költségek rovatát is, amit összevetnek a ténylegesen felmerülő költségek felhasználásával készített pénzáramlási terv megfelelő rovatával. Projekt menedzsment szoftverek segítségével is ki lehet mutatni az időterv egyes tevékenységeire vonatkozó költségeket, hogy aztán tényleges adatok összevethetők legyenek a tervezett költség adatokkal. Az elemzési eredmények a költségek esetében is táblázatokba, illetve grafikonokba foglalhatók. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A következőkben röviden foglalkozunk a projektkontroll egyik fontos feladatával, nevezetesen a teljesítés időtartamának (a projekt megvalósításának időtartama) és költségeinek előrejelzésével. A teljesítés, az erőforrás és költségelemzés eredménye, hogy feltárják a tervezettől való eltérést, figyelmeztetnek bennünket, hogy intézkednünk kell az eltérés megszüntetésére, mérséklésére. Ezek az elemzések, még ha összevontan (teljesítések, erőforrások, költségek együttes alakulása) is készülnek, nem adnak konkrételőrejelzéseket a teljesítés várható időtartamára, a teljesítés költségeinek várható összegére. A probléma megoldásához segítségül hívhatjuk a trendszámítási eljárásokat, amelyek elkészítésével igazodhatunk a pl. havonta ajánlott elemzésekhez. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A számítások értelmezhetők a teljesítésre, erőforrásokra, költségekre. A következő ábra egy olyan grafikont mutat, amely egy befejezett projektre vonatkozik és a projekt várható teljesítési időtartamának alakulását jelzi a trendszámítások alapján. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Az ábrából látszik, hogy a kezdeti időszakban a tényleges teljesítés elmaradt a tervezett ütemtől, ugyanezt jelzi a trendszámítások alapján várható teljesítési időtartam alakulása is, amely kezdetben jelentősen fölé emelkedett a tervezett teljesítési időtartamot jelölő vízszintes vonalnak. Ha az ábrán látható teljesítési trend folytatódna, az eredeti határidőre tervezett teljesítés biztosan nem következne be. A korrekciós intézkedések hatására egy idő után a tényleges teljesítés tervtől való elmaradása megszűnt és a rendszeres trendszámítások azt jelzik, hogy a tervezett határidő tartható. A trendszámításokat célszerű elvégezni a teljesítések időbeli alakulásán túlmenően mind a költségekre, mint pedig az erőforrások alakulására vonatkozóan, így kaphatunk átfogó képet a projekt állására, jövőjére. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Mint már említettük, az igazán hatékony projektkontroll megoldást a teljesítések, az erőforrások és költségek elemzési eredményeinek együttes figyelembevétele jelenti. A részterületek elemzési eredményeiből nem mindig vonhatók le teljesen korrekt következtetések, mert pl. adott esetben az erőforrások heterogenitásából következő, túlzottan munkaigényes elemzés megnehezíti annak vizsgálatát, hogy az elért teljesítésekkel arányosan történt-e a tervezett erőforrások felhasználása. Az erőforrások igénybevétele költségeket hoz létre, ezért a költségek alakulásán keresztül közvetve a felhasznált erőforrások mennyiségéről, illetve igénybevételük hatékonyságáról is képet kaphatunk. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Pár évtizeddel ezelőtt az USA-ban kifejlesztettek egy, a projektkontroll számára általánosan alkalmazható, azonosan értelmezhető módszert, amit létrehozott (megtermelt) érték elemzésnek neveznek. Ez az elemzés integrálja az ütemezésből, valamint költségfelhasználásból adódó eltéréseket, és költségben mutatja meg azok következményeit.A létrehozott érték (megtermelt érték) elemzés, a következő kategóriákra épül: (a nagybetűs rövidítések az angol elnevezések rövidítése) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Az elemzés alapja a kumulált projekt "költséggörbe", amit a 9. ábrán láthatunk. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A projektet a t időperiódusban vizsgáljuk, amikor is le tudjuk olvasni a költséggörbén a tervezett költség értékét (BCWS). Ekkora összeget kellett volna elköltenünk, ha minden tervszerűen haladt volna. A valóságban általában nem ez a helyzet. A tervtől való eltérés egyrészt ún. ütemezési eltérés, másrészt ún. költségeltérés formájában jelentkezik. A BCWS és a BCWP értékek különbsége adja az ún. ütemezési eltérést (SV), amely valójában nem az ütemezés eltérése, hanem a teljesítés eltérése az ütemezéstől. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A teljesítés időtervére levonható következtetések (tervezett költségben kifejezve): | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A költségeltérés meghatározásához szükségünk van a t időpontig ténylegesen felmerült költségek értékére. Gyakorlatilag ez a kifizetett számlák vagy a könyvelésben elszámolt költség értékét jelenti (ACWP). A teljesített tevékenységek tényleges költsége (ACWP) és a már ismert BCWP különbsége adja meg a költségeltérést (CV). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A megtakarítás illetve a túllépés abszolút értékét a teljesítés költségeire vonatkozóan a BCWP - ACWP különbsége mutatja a teljesítés időtervénél leírtaknak megfelelően. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Beavatkozások, korrekciós intézkedések | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A projektkontroll folyamata az előzőekben ismertetetteken kívül a szükséges korrekciós intézkedések meghozatalával és azok tartalmának végrehajtásával válik teljessé. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Az elemzések eredményétől függően az egyik beavatkozás lehet a projekt gyorsítása, a másik az erőforrások felhasználásának hatékonyabbá tétele. Az időtervet tekintve a gyorsítás technikailag a kritikus út rövidítését jelenti. A másik beavatkozásnál megvizsgálják az erőforrások leterheltségét, igyekszenek a folyamatos leterheltséget megteremteni, és ha van mód, növelik az erőforrások termelékenységét. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Az alábbiakban a teljesség igénye nélkül tekintsük át a beavatkozások eszközeit. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A projekt gyorsítása | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Az erőforrások felhasználásának átszervezése, terhelésük áttekintése | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A korrekciók, beavatkozások megtervezéséhez, megtételéhez elengedhetetlenek a bizonyos gyakorisággal (havonta,) készítendő szisztematikusan kialakított jelentések. Az ilyen jelentés szerkezetére csak általános jelleggel célszerű ajánlásokat tenni, az függ a szervezet egészét érintő kontrolltevékenységtől is. Célszerű a már bemutatott táblázatokat és grafikonokat alkalmazni és szövegszerűen választ adni az alábbi kérdésekre: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Önellenőrző kérdések, feladatok | |||||||||||
1. Mely állítások helyesek a projektkontrollal kapcsolatosan?
![]() | |||||||||||
2. Mely állítások helyesek a projektkontrollal kapcsolatosan?
![]() | |||||||||||
3. Mely állítások igazak és melyek hamisak?
![]() | |||||||||||
4. Mely állítások igazak és melyek hamisak?
![]() | |||||||||||
5. Melyik állítás helyes?
![]() | |||||||||||
6. Melyik állítás helyes?
![]() | |||||||||||
7. Melyik állítás helyes?
![]() | |||||||||||
8. Mely állítások helyesek?
![]() | |||||||||||
9. Melyik állítás helyes?
![]() |