KURZUS: Projektmenedzsment
MODUL: V. Modul: A projektmegvalósítás irányítása
12. lecke: A megvalósítás irányítása, a projektkontroll folyamata
Tanulási útmutató | ||
A lecke célja rámutatni a projektmegvalósítás irányításának tevékenységeire, részletesen foglalkozni közülük a projektkontroll folyamatával. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat! | ||
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések | ||
projektkontroll, | ||
Tevékenységek | ||
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére: | ||
| ||
Követelmények | ||
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes: | ||
| ||
A lecke tananyaga | ||
A projektmegvalósítás irányítása és menedzselése számos tevékenység elvégzését igényli, hogy a korábban kitűzött célok teljesülhessenek. Íme a legfontosabbak: | ||
| ||
A projektkontroll fogalma, folyamata | ||
A projekt teljesítése során különböző okokból változtatásokat, módosításokat eszközölnek, de bekövetkezhetnek eltérések szándékunkon kívül is. A változtatásokat, módosításokat megkülönböztetjük az eltérésektől, mert előbbiek tudatos szándékból (pl. projekttulajdonos módosít) vagy kényszer hatására tett változtatásból származnak. (pl. hiányos előkészítés) Az eltérések akaratunktól független különbözőségeket jelentenek a tervezett és tényleges állapotok között. (Szűkebb értelemben különbözőség jelentkezhet a tervezetthez képest az időbeli teljesítésben, az erőforrás-felhasználásban, a költségek alakulásában.) Természetesen nem valamilyen végzetnek tekintjük ezeket, hanem igyekszünk elkerülni, hatásukat minimalizálni. Annál eredményesebben tudjuk ezt tenni, minél előbb feltárjuk az eltérések okát, és várható hatásaikat értékeljük, illetve a szükséges korrekciós intézkedéseket meghozzuk. | ||
A projektkontroll, mint az irányítást segítő rendszer lehetőséget ad az eltérések fentebb módon megfogalmazott megoldására. Előbbiekből az is következik, hogy a projektkontroll magában foglalja egy projekt megvalósításának rendszeres nyomon követését az információk begyűjtése alapján, továbbá az információk és a tervezett elsődleges projektcélok egybevetése alapján bizonyos elemzések elvégzését, és az elemzési eredmények alapján a szükséges korrekciós intézkedések meghozatalát is. Rendelkezésre kell állnia a fentebb már említett bázistervnek, mert ennek alapján végezhető el egyáltalán az információgyűjtés és az elemzés. | ||
Mindezek alapján és összefoglalásképpen a projektkontroll: A projektteljesítésére vonatkozó döntéstámogató információs rendszer, amely magában foglalja a projekt célrendszer megvalósulására vonatkozó elemzéseket és javaslatokat, valamint a javaslatokból fakadó szükséges korrekciós intézkedéseket. Alapvető feladata a projekttervben meghatározott feladatok megvalósulásának ellenőrzése a jóváhagyott projekttartalom, és határidők alapján.(Husty 1999.) | ||
A projektkontroll folyamatát körfolyamatnak is nevezhetjük, mivel az, rendszeresen ismétlődő lépésekből áll, amelyek a következők: | ||
| ||
A projektkontrollt mint folyamatot a szakirodalom úgy is tárgyalja, hogy az áll a monitoring szakaszból (normák rögzítése információk gyűjtése terv-, tényadatok összehasonlítása) és a korrekciós intézkedések szakaszából. A projektkontroll akkor tudja betölteni feladatát ha megfelel a következő elvárásoknak: | ||
| ||
A projektkontroll bármelyik szakaszát tekintjük, azok eredményesen segítik a projekt teljesítése tárgyában rendszeresen megtartott operatív értekezletek és az ún. áttekintő-értékelő értekezletek is. Ezek az értekezletek segítik, kiegészítik az elemzéseket és pótlólagos információkat nyújthatnak és alapul szolgálnak a döntések meghozatalához. A projektkontroll sikeres megvalósításához (is) kulcsfontosságú a projekt irányítójának személye, aki meggyőzően hangsúlyozza projektjének fontosságát és sürgősségét. Ezt hangsúlyozhatja azzal, hogy mindig tudomása van a projekt előrehaladásáról, megfelelő gyakorisággal tart megbeszéléseket, határidőket ad a részmegoldásokra, az időtervet és a csúszásokat feltűnően demonstráltatja színes ábrákkal vagy információs táblával. | ||
A projektkontroll rendszerének létrehozásakor tisztázni kell az alábbiakat: | ||
| ||
A projektkontrollnak kialakultak bizonyos részterületei, amelyek a következőket vizsgálják: | ||
| ||
A felsoroltak közötti kölcsönös összefüggésről már többször esett szó, éppen ezért a projektkontroll is akkor igazán hatékony, ha a részterületeit együttesen kezeljük. Ekkor tudjuk megnyugtatóan feltárni azt, hogy az adott időpontig elért teljesítés erőforrás-felhasználása és költségeinek alakulása arányban áll-e az elért teljesítéssel, vagy fordítva. Ennek ellenére a gyakorlatban előfordul, hogy csak egy-egy részterületet akarnak vizsgálat tárgyává tenni, ez indokolt lehet pl. olyan projekt esetében, ahol a tevékenységek túlnyomó részénél az időbeli teljesítéssel arányosan lehet az erőforrás és költségfelhasználás mértékére következtetni. (pl. az úgynevezett vonalas létesítmények, közműépítés stb.) |
Önellenőrző kérdések, feladatok | |||||||||||
1. A projektirányítás és menedzselés feladatai
![]() | |||||||||||
2. Mely állítások helyesek?
![]() | |||||||||||
3. Melyik állítás helyes?
![]() | |||||||||||
4. Melyik állítás helyes?
![]() | |||||||||||
5. Melyik állítás helyes?
![]() |