KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: II. modul: A projekt kialakítása

4. lecke: A projekteredmény tartalmi, terjedelmi behatárolása

Tanulási útmutató

A lecke célja a megfelelő pontosságú projekteredmény meghatározásához szükséges eszközök bemutatása. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot, illetve a Projektmenedzsment jegyzet "A projekt kialakítása" fejezetből a "Funkcióstruktúra és a funkcióhordozók struktúrája", valamint a "Egy projekt kialakításának vázlatos dokumentációja" részfejezeteket! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!

A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések

funkció-cél struktúra,
funkcióhordozó (eszköz) struktúra

Tevékenységek

A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:

  • Ismerje fel, hogy miért célszerű pontosan meghatározni a projekt tartalmi és terjedelmi határait!
  • Legyen tisztában a projekteredmény behatárolásának eszközeivel és azok differenciált alkalmazásával!
  • Tanulmányozza és elemezze a jegyzetekben látható struktúra ábrákat!
  • Próbálja meg elkészíteni az Ön által ismert projekt funkció-cél struktúráját!
Követelmények

A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:

  • megállapítani a projekt tartalmi-, terjedelmi behatárolásának indokát,
  • hozzárendelni adott jellegű projekthez az eszközt, amivel behatárolja a projektet,
  • megkülönböztetni a projekt funkcióit a funkcióhordozóktól (eszközöktől), valamint megállapítani, hogy milyen típusú struktúra (cél-eszköz, funkció-cél) illeszkedik adott projekt jellegéhez.
A lecke tananyaga

Az előzőekben már utaltunk a projektcélok tárgyalásánál arra, hogy a célok részben rámutatnak az elvárt projekteredményekre és a projektjavaslatban (vagy a megvalósíthatósági tanulmányban) célszerű, külön foglalkozni a projekteredmény tartalmi és terjedelmi behatárolásával. De miért is tegyük ezt? A projektciklus projektkialakítási fázisában nem megfelelő pontossággal megfogalmazott projekteredmény a projekttulajdonosi szervezet várakozásaitól eltérő projekteredményhez vezethet a teljesítési fázisban. Az itt elkövetett hibák bizonytalanná teszik a projektben foglalt munkatartalmat, így nagy valószínűséggel a teljesítés idő- és költségtervei sem lesznek megbízhatóak, valamint a hibák tovagyűrűznek a projektfolyamat további lépéseihez. Az így kialakult helyzet a projekttulajdonos és a projektben érdekeltek elégedetlenségét eredményezheti, mert a projekteredmény nem az elvárásaiknak megfelelően alakul. (Görög M. 2003)

A projekteredmény behatárolásának egyik legjobb eszköze a funkció-cél struktúrakidolgozása, de vannak más eszközök is. Bizonyos projekteknél az eredmény behatárolása adódik, így valamilyen termék (szolgáltatás) nyújtására alkalmas létesítményben például a rögzített technológia felhasználásán alapul a projekteredmény, még a minőségi elvárásokat tekintve is. Itt a projekteredmény behatárolása leginkább a technológiát működtető eszközstruktúrára (épület, berendezések, gépek, csővezetékek stb.) koncentrál.

A projekteredmény tartalmi-terjedelmi behatárolása valójában nem más, mint az elvárt projekteredmény képességeinek megfogalmazása, vagyis hogy mire legyen képes a létrehozandó projekteredmény. (Görög M. 2003) Ezek a képességek lehetnek:

  • az elvárt projekteredmény operatív működési folyamatain alapuló funkcionális képesség, így például a folyami híd projekt meghatározott teherhordó képessége,
  • az elvárt projekteredmény nem operatív működésén alapuló érvényesülési funkcionális képesség, mint például a folyami híd környezethez illeszkedése, esztétikája

A funkcionális képességekhez hozzárendelhetünk méretjellemzőket, kapacitási adatokat (híd teherbírási adatai, épület esetén a funkció-tér programban vázolt méretek), sőt a funkcióellátás minőségi elvárásait is (a híd felületi burkolatának kopásállósága). A projekteredmény funkcionális képességei grafikusan is ábrázolhatók a funkció-cél struktúra segítségével.

Az alábbiakban egy példa látható (a teljesség igénye nélkül) adott projekthez (folyami híd) kapcsolódó igények és funkció-cél struktúra meghatározásáról.

Igények:

  • közlekedés biztosítása a folyó két átellenes partja között,
  • közúti és gyalogos közlekedés biztosítása,
  • környezetbe illeszkedés,
  • süllyedésre csekély érzékenység,
  • kellő teherbírás,
  • kevés élőmunka felhasználás,
  • egyszerű karbantartás,
  • hajózó út biztosítása,
  • pontos illeszkedés a kapcsolódó utakhoz,
  • rövid építési időtartam, költségtakarékos megoldás,
  • biztonságra törekvő kialakítás.
Funkció-cél struktúra
4-1. ábra

A funkcióstruktúra egy hierarchikusan felépülő rendszer, mely hierarchia csúcsán a célként megfogalmazott projekteredmény egésze található. (Lásd 4-1. ábrát!) Ez alatti szinten vannak az összefoglaló jellegű funkciócsoportok. A funkciócsoportot speciális szempontok alapján létrejött alfunkciók alkotják, ezek tovább bonthatók elemi funkciók szintjéig. A funkcióhordozó lehet a projekteredmény minden olyan eleme (épületek, berendezések, szoftver stb.), amelynek felhasználásával egy funkció (vagy annak egy eleme) működésbe hozható és tartható.

Ilyen pl. az autóbusz pályaudvar esetében a fejépület, az épületen belüli részegységek (irodák, pénztár, váróterem stb.), ezek működtetéséhez szükséges eszközök (telefon, számítógép stb.), vagy az épületen kívüli buszparkoló és beálló helyek. Tehát a funkcióhordozók struktúrájának segítségével választ adunk arra, hogy a különböző funkciók milyen eszközökön keresztül hozhatók és tarthatók működésben. Ez azért fontos, mert a projekt teljesítése során nem az ellátandó funkciókatvalósítjuk meg, hanem a funkciók ellátását biztosító eszközöket hozzuk létre az előzetesen tervezett elemek funkcióképes kombinációjával.

Bizonyos projektek (pl. konferencia) esetén a projekteredmény nem kézzelfogható (nem jelenik meg tárgyi formában), ezért ilyen esetben célszerű funkcióstruktúra helyett célstruktúrát, illetve funkcióhordozók struktúrája helyett a projektcélok elérését biztosító eszközök struktúráját kidolgozni. (lásd PM jegyzet)Felépítését tekintve a célstruktúra megegyezik a funkcióstruktúrával, a projektcélok elérését biztosító eszközök struktúrája pedig a funkcióhordozók struktúrájával

Önellenőrző kérdések, feladatok
1. Válassza ki a helyes állításokat!
a) A projekt eredményeinek tekinthető, ha az ellát működési, szolgáltatási stb. funkciókat.
b) A projekt terjedelmi és tartalmi behatárolása megalapozza az elvárt eredmények teljesülését.
c) A funkcióstruktúra egy kibernetikai elven felépülő rendszer.
d) Az, hogy egy létesítmény milyen funkciókat szolgáltat, csak a tervezőre tartozik.
2. Válassza ki a helyes állítást!
a) A funkcióstruktúra elemzése lehetővé teszi a projektvariánsok optimum kritériumának kialakítását.
b) Nem az ellátandó funkciókat valósítjuk meg, hanem azok ellátását biztosító eszközöket (funkcióhordozókat).
c) A célstruktúra és eszközstruktúra csak beruházási projekteknél használatos.
d) A fenti struktúrák előkészítik a projekt sikeres üzemeltetését.
3. Válassza ki a helyes állítást!
a) A funkcióstruktúra egy anarchikusan felépülő rendszer.
b) A funkciók szabvány jellegű előírások.
c) A funkcióstruktúra jó alap a funkcióhordozók struktúrájának elkészítéséhez.
d) A funkció-, funkcióhordozó struktúra a tenderkiírás tartozéka.
4. Válassza ki a helyes állítást!
a) Az igények feltárása után megfogalmazhatók a projekt funkciói.
b) A szervezési projekteknél célszerű tér-funkció programot készíteni, kiegészítve a használati mátrixszal.
c) A cél és funkcióstruktúra csak külön-külön ábrázolható.
d) Minden típusú projekthez célszerű funkcióstruktúrát készíteni.
5. Válassza ki, melyik állítás a helyes az alábbiak közül?
a) Bizonyos projekteknél a projekteredmény nem jelenik meg tárgyi formában.
b) Bizonyos projekteknél nem tervezzük meg az eredményeket.
c) Bizonyos projekteknél a WBS struktúra módszerét alkalmazzák a projekteredmény meghatározásához.