KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: I. modul: A projektmenedzsment

2. lecke: A projekt folyamata

Tanulási útmutató

A lecke célja, hogy egyfajta felfogás szerint ismertesse a projekt folyamatát, amely elkülönülő, ugyanakkor összefüggő időbeli fázisokból áll. Ezeknek a fázisoknak, az abban megjelenő feladatoknak keretet ad a stratégia orientált projektciklus. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot.Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!

A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések

a projektciklus modellje,
projektfázisok: projektkialakítás, odaítélés, teljesítés, utóelemzés,
megvalósíthatósági tanulmány.

Tevékenységek

A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:

  • Ismerje fel annak jelentőségét, hogy a projektmenedzsment, mint módszertan illeszkedik a rendszerszervezés filozófiájához, és a rendszerszemlélet lehetővé teszi a komplex valóság (projekt) strukturálását!
  • Lássa át, hogy leginkább alkalmasnak látszik az, az ábrázolásmód, amely a projektciklust olyan valódi értelemben vett körfolyamatként értelmezi, amelynek centrumában van a szervezeti stratégia.!
  • Legyen tisztában azzal, hogy melyek a projektciklust alkotó fázisok, mi történik, milyen feladatokat kell megoldani a különböző fázisokban, vagyis a projektfolyamatban!
Követelmények

A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:

  • megfogalmazni, választ adni, hogy miért szükséges a projektciklus általános modelljének alkalmazása,
  • felsorolni az egyes projektfázisokat, megkülönböztetni azok főbb feladatait,
  • megkülönböztetni a projekteket abból a szempontból, hogy mely esetekben célszerű az odaítélési fázis eljárásait alkalmazni,
  • összevetni az itt tárgyalt projektfolyamatot az Ön környezetében megvalósuló (megvalósult) projekt folyamatával (amennyiben lehetősége van egy valóságos projekt folyamatába betekinteni, pl. közreműködőként, érintettként, interjúval stb.).
A lecke tananyaga

A projektmenedzsment mint módszertan illeszkedik a rendszerszervezés filozófiájához. A megoldandó problémához vezérfonalként szolgál a rendszerszemlélet és az egyetemes eljárási modell. A tulajdonképpeni problémamegoldási folyamat tartalmazza a rendszer kialakítását és a projektmenedzsment komponenseit. A rendszer kialakítás jelenti az alkotó munkát, a projektmenedzsment kezeli a probléma megoldási folyamat szervezési és koordinálási kérdéseit. (Malik F. 1987)

A rendszerszemlélet lehetővé teszi a komplex valóság strukturálását. Az egységes gondolkodás mellett fontos az összefüggések kimutatása és a problémák lehatárolhatóságának felismerése. Itt figyelembe kell venni, hogy az összetevők (rendszerelemek, mint kapcsolatok) és a lehatárolási problémák dinamikusan alakulnak, és ezért folyamatosan újként kell azokat megragadni, míg a kívánt rendszerállapot elérhető lesz. A kívánt rendszerállapot elérésére szolgálhat egy eljárási modell, mely a következő három komponensen alapul:

  • nagytól a részletekig,
  • strukturálás fázisokba (a projekt fázisai),
  • problémamegoldási ciklus.

A nagytól a részletekig eljárási elv kifejezi azt a törekvést, hogy először a fő célokat kell megállapítani, így eljutva a megoldásokig. A projekt a különböző fázisokban egyre konkrétabbá válik és a részleteiben is láthatóvá lesz. A részletek megmutatják, hogy a céltartalmat csak pontosítani vagy módosítani is kell.

A fázisokba való strukturálás mellett a különböző teljesítményeket áttekinthető szakaszokra tagolhatják.

A problémamegoldó ciklus vezérvonal a problémák megoldásához az életciklusban, mindenek előtt a kialakítási fázisban. Tipikus lépései a célkeresés (szituációelemzés, célmegfogalmazás), megoldás keresés (szintézis, elemzés), kiválasztás (értékelés, döntés).

Elsősorban módszertani vonatkozásban szükséges egy olyan szemléletmód kialakítása, hogy a legkülönfélébb projektek megvalósítási folyamatát azonos alapelvekkel, egységesen tudja kezelni. Ez a szemléletmód a projektciklus, amely a projektek megvalósulási folyamatát stratégiaorientáltan szemlélteti. (Görög M. 1996)

A projektciklus általános modellje (Görög M. 1996)
2-1. ábra

A szakirodalom általában a beruházási projektekre koncentrál, amikor a projektciklus egyes fázisainak tevékenységtartalmát ismerteti, nyilván ez összefügg a korábban erősen domináns beruházási projektekből való kiindulással. A projektciklus tevékenységfolyamatának szokásos ábrázolása nem elégséges ahhoz, hogy a minden vonatkozásában sikeres projektmegvalósításszempontjából igen lényeges stratégiai meghatározottságot, a projektmegvalósítási folyamat egészének és a szervezeti stratégiai célok teljesülésének kölcsönös összefüggéseit kiemeljék.

Éppen ezért az előbb elmondottak szempontjából leginkább alkalmasnak látszik az az ábrázolásmód, amely a projektciklust olyan valódi értelemben vett körfolyamatként értelmezi, amelynek centrumában van a szervezeti stratégia.

A teljes projektfolyamatot a ciklus az alábbi főbb tevékenységfázisokra bontja:

  • projektkialakítás
  • odaítélés
  • teljesítés (megvalósítás)
  • utóelemzés

A projektkialakítás fázisának leginkább kiemelést érdemlő tevékenysége az olyan megvalósíthatósági tanulmányok készítése, melyek részletesek és feltárják a projekt kezdeti működésére (üzemelésére) vonatkozó várható hatásokat is. Ezzel jelentősen növelhetik a projekt mennyiségi mérhetőségét, a megvalósítandó változat egzaktabb definiálhatóságát. Pozitív következményként csökken annak lehetősége, hogy a teljesítés során a projekt eltér a kitűzött céloktól. Kevésbé kvantifikálható (mennyiségileg mérhető) projektek esetén fokozottan szükséges a részletes megvalósíthatósági tanulmányok elkészítése.

Az odaítélés fázisában leginkább a teljesítés stratégiája - a projektstratégia - határozódik meg, amelyet gyakran szerződésstratégiának is neveznek. Ez a stratégia jelentősen meghatározza a fázis további történéseit. Az odaítélési fázisban - a kritikus döntési pontot elérve - megtörténik a teljesítéshez szükséges erőforrások lekötése, az ún. külső projektek esetében jogi úton érvényesíthető következményekkel járó szerződések formájában is.

A projektstratégia a maga teljességében, elsősorban az ún. külső projektekre (a projekt fizikai megvalósításában a projekttulajdonos szervezeten kívül még számos külső közreműködő is részt vesz) vonatkoztatva értelmezhető. A belső projekt esetében a projekttulajdonos szervezet nagyrészt a saját, belső erőforrásaira támaszkodik. A belső projekteknél korlátozottabb módon értelmezhető a projektstratégia egésze, egyes részeinek alkalmazása változhat a projektek jellegétől függően.

A projekt teljesítési fázisát jelentősen befolyásolja a teljesítendő tevékenységek jellege.Amikor kevésbé kvantifikálható a projekt, növekszik a jelentősége a teljesítés fázisában történő, stratégiával való egybevetésnek. Már említettük, hogy pl. egy új termék vagy technológia - a projektkialakítás során még nem látható - elágazási (más megoldási) lehetőséget kínál a teljesítés során. Minden ilyen elágazási lehetőség egyben döntési kényszert is jelent, méghozzá akkor, amikor felmerül, vagyis a teljesítés folyamán. Ügyelni kell, hogy ezek a döntések összhangban legyenek a stratégiai célokkal, tehát ne térjenek el azoktól. A fázist lezáró döntési pont a projekteredmény elfogadására vonatkozik, ez az utolsó lehetőség arra, hogy a hibás közreműködői teljesítés vagy a megfogalmazott projektcéloktól eltérő közreműködői teljesítés ne kerüljön elfogadásra.

Az utóelemzési fázis a projektciklus utolsó szakasza, amelyben egyrészt a megvalósítás egésze képezi az elemzés tárgyát, mintegy a tanulságok levonását, másrészt elemzik, hogy a létrejött projekteredmény mennyiben váltja valóra az alapokat, a stratégiai célokat.

A projektfolyamatok stratégiai megközelítési módja mellett - többek között - létezik még a világszerte közismert PMBOK GUIDE megközelítése, amely szerint a projektmenedzsment olyan folyamatokból áll, amelyek a projektmenedzsment-ismeretek, -képességek, -eszközök és -technikák használatával a kapott bemenetekből kimeneteket állítanak elő. (Projektmenedzsment útmutató; PMI 2006) Ezek a projektmenedzsment folyamatok bevált gyakorlatnak tekinthetők a projektek többségénél és egyaránt érvényesek globálisan és a különböző iparági csoportokra. A gyakorlatban a folyamatok átfedésben és kölcsönhatásban vannak egymással.

A folyamatokat öt csoportba kategorizálták, amelyeket projektmenedzsment-folyamatcsoportnak neveznek:

  • Kezdeményezési folyamatcsoport
  • Tervezési folyamatcsoport
  • Végrehajtási folyamatcsoport
  • Követési és felügyeleti folyamatcsoport
  • Zárási folyamatcsoport
Önellenőrző kérdések, feladatok
1. Válassza ki a helyes állításokat!
a) A projektmenedzsment illeszkedik a rendszerszervezés filozófiájához.
b) A rendszerszemlélet lehetővé teszi a komplex valóság strukturálását.
c) A kívánt rendszer (projekt) állapot elérését szolgálhatja az értékelemzés modellje.
d) A projekt esetén a helyes kiindulás a részletektől az egész felé.
2. Mit szemléltet a projektciklus általános modellje? Válassza ki a helyes állításokat!
a) A projektciklus egy körfolyamat, melynek a centrumában a szervezeti stratégia áll.
b) A beruházási projekt eredményének teljesülése kvalitatív módon mérhető csak.
c) A szellemi szolgáltatási projektek eredménye mindig kvantifikálható.
d) A projektciklus különböző projektfázisok rendszer nélküli halmaza.
e) A projektfázisokhoz döntési pontok illeszkednek.
3. Mi történik az egyes projektfázisokban? Válassza ki a helyes állítást!
a) Csak a stratégiai tervből erednek a projektötletek.
b) Projektkialakítás fázisa: a projektötletekből projektváltozatokat fejlesztenek ki.
c) Projektkialakítás fázisa: elkészítik a projekt részletes forgatókönyvét.
d) A projekt definiálása: a vállalkozók javadalmazásának rögzítése.
4. Mi történik az egyes projektfázisokban? Válassza ki a helyes állítást!
a) Projektkialakítás fázisa: megvalósíthatósági tanulmány készítése.
b) Projekt-utóelemzés fázisa: funkció-, funkcióhordozó struktúra kialakítása.
c) Odaítélési fázis: megrendelőnek odaítélik az irányítás jogát.
d) Teljesítési fázis: szerződésstratégia kialakítása, tenderezési eljárás lefolytatása.
5. Válassza ki, melyik állítás igaz és melyik hamis?
A projektfolyamatok egyfajta kategorizálását jelentik a projektmenedzsment folyamatcsoportok.
Létezik az úgynevezett kezdeményezési folyamatcsoport.
Értékelemzési folyamatcsoport: itt történik a kalkulációk elkészítése.
Koncepcionális folyamatcsoport: egyik folyamata a projektterv elkészítése.
6. Válassza ki, mely állítások helyesek?
a) Jó megoldást jelent a projekt strukturálása fázisokba (a projekt fázisai).
b) A probléma-megoldási ciklus gyakorlata idegen a projektmenedzsmenttől.
c) A projektfázisok tartalma átfogja a teljes projektet.
d) Teljesítési fázis: elemzik a projekttanulságokat, tudásbázis készítése.