KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: V. Modul: A projektmegvalósítás irányítása

13. lecke: A projektkontroll módszerei, sajátosságaik, alkalmazásuk

Tanulási útmutató

A lecke célja bemutatni a projektkontroll alkalmazásának. hagyományos, és újabb területeit A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Kiegészítésképpen tanulmányozza a Projektmenedzsment jegyzet "Projektkontroll" című fejezetét! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!

A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések

teljesítés-, erőforrás-, költségmonitoring,
készültségi fok,
létrehozott érték elemzés,
ütemezési és költségeltérés.

Tevékenységek

A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:

  • Elemezze, hogyan mérik a tevékenységek teljesülését és a teljesítés mérésének különbözőségeit!
  • Ismerje fel az erőforrás felhasználás elemzésének jelentőségét és ismerje meg az elemzés módját!
  • Legyen tisztában a költségek elemzésének jellemzőivel!
  • Fedezze fel a trendszámításban rejlő lehetőségeket!
  • Tanulmányozza a létrehozott érték elemzés alapgondolatát, az elemzés kategóriáit és eredményeit!
Követelmények

A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:

  • kiszámítani, meghatározni a tevékenységek készültségi fokát, figyelembe véve azok teljesülés-mérésének eltérő voltát,
  • választ adni, miért lehet szükséges az erőforrás-felhasználás vizsgálata és hogyan történik az,
  • megfogalmazni a költségek elemzésének sajátosságait,
  • megállapítani a trendszámítás előnyeit a projekt ellenőrzése során,
  • kiemelni a létrehozott érték elemzés lényegét és összehasonlítani a módszert az előbbi módszerekkel.
A lecke tananyaga

Ismét kiemelve az egyes kontroll-részterületeknek a projektkontroll hatékonysága szempontjából történő integrált kezelését, foglalkozzunk most mégis külön a projekt időbeliteljesítésének alakulása részterületével (teljesítés-monitoring), mert bizonyos esetekben (pl. a határidők betartásának kiemelt prioritása) elégséges megoldást adhat. A teljesítés időbeli alakulásának vizsgálatához a normát (bázistervi adatok) értelemszerűen maga a projekt időterve képezi. Az információk gyűjtése főképpen a következőkre vonatkozik:

A tevékenységek időbeli helyzete:

  • befejeződött; adatok: kezdési, befejezési időpont, időtartam
  • folyamatban van; adatok: kezdési időpont, készültségi fok
  • még nem kezdődött el; adatok: el kellett volna kezdeni?

A tevékenységek időbeli alakulásának fontos adata az ún. készültségi fok, amely a folyamatban lévő tevékenységek státuszát jellemzi. Ezt százalékosan adják meg, ahol 100% a tevékenység teljes készültsége, az ettől eltérő értékeket a tevékenységek naturális teljesítésének megállapítása alapján számolhatják. Egyszerűbb lenne a készültség mérése, ha a tevékenységek a tervezettnek megfelelően, időarányosan (lineárisan) teljesülnének, de ez gyakran nem így történik, ezért van szükség a tényleges, naturális teljesítés mérésére.

A teljesítés elemzések elvégzésére az ún. folyamatosan teljesülő tevékenységek által megvalósuló projektek (pl. beruházási) alkalmasak leginkább. Ezeknél a projekteknél a megvalósítási folyamat tevékenységeinek teljesülése a rájuk jellemző naturális egységekben közvetlenül mérhető. Hangsúlyozandó, hogy ez csak az egyes tevékenységekre igaz, de a projekt teljes készültség mértékének megállapítására nem. Az egyes tevékenységeken elért teljesítések mérési eredményei a célnak megfelelően szerkesztett teljesítmény-felmérési adatlapokra az aktuális mérési időpontra értelmezve kumuláltan is, és külön a tárgyi időszakra vonatkozóan is rávezethetőek. A, már meglevő tervezési adatokat és az előbbi teljesítési adatokat elemezve, azokat táblázatos formában is ábrázolhatjuk.

A táblázatra az alábbiakban láthatunk egy példát.

Havi teljesítményelemzés (Görög M. 1993)
Havi teljesítményelemzés
Projekt:
Beruházó:
Vállalkozó:
Naptári időtartam:
Projekt szerinti időtartam:
Készítette:
Sor-számTevékenységHavi terv
(naturális egységben és %-ban)
Havi teljesítés (naturális egységben és %-ban)Eltérés a tervtől (naturális egységben és %-ban) Σ készültségi fok (%.ban)A még hátralévő mennyiség ((naturális egységben és %-ban)A következő havi terv (naturális egységben és %-ban)
1234567
1.
2.
3.
.
.
.

n

13-1. táblázat

A folyamatosan teljesülő tevékenységek által megvalósuló projektekkel ellentétben az eseményszerűen teljesülő tevékenységek alapján megvalósuló projektek időbeli teljesülésének követése komplikáltabb, kevésbé megbízhatóan valósítható meg. Ezek többnyire szervezési - menedzsment projektek, illetve ilyenek lehetnek a kutatási és fejlesztési projektek egyes tevékenységcsomagjai is. Míg a folyamatosan teljesülő tevékenységek megvalósulása torzításmentesen mérhető naturális egységekben, addig az eseményszerűen teljesülő tevékenységeknél ez nem megoldható. A tevékenységek eseményszerű teljesülése azt jelenti, hogy egy tevékenység akkor tekinthető teljesítettnek, amikor az adott tevékenység záróeseménye bekövetkezett. Ez egyúttal azt is jelenti, hogy a tevékenységeket, mint befejezett folyamatot, annak befejező eseményével azonosítjuk, ez az ún. mérföldkő esemény, melynek bekövetkeztével teljesül a tevékenység, legalábbis a tevékenységek időbeli teljesülése alakulásának szempontjából. Minthogy az egyes tevékenységek teljesítése ez esetben nem fejezhető ki a tevékenységre jellemző naturális egységben, ezért valamilyen közvetett módon fejezik ki azt, hogy az egyes tevékenységek teljesítése milyen mértékben járul hozzá a projekt egészének teljesítéséhez. A teljesítés közvetett módon történő kifejezéséhez több praktikus megoldás létezik, amikor viszonyítanak például az egyes tevékenységek tervezett közvetlen költségeihez vagy az emberi erőforrások tervezett mennyiségeihez. Meg kell azonban jegyezni, hogy ezek a megoldások (a megoldások igényelte számítások) mindegyike a torzítás lehetőségét rejti magában. Megoldást jelenthet viszont a következő leckében megismerhető projektkontroll eljárásrendszer, amely alkalmazható bármely projekttípusra, illetve mindkét, a teljesülés szempontjából különböző tevékenységfajtára.

A projekt teljesítés ellenőrzésének gyakoriságát több tényező befolyásolja, ezeket mérlegelni kell a projektkontroll előzetes tervezésénél. A gyakorlatban a havonkénti ellenőrzés terjedt el, bizonyos esetekben egyes tevékenységeket (kritikus tevékenységek, hosszabb időtartamú, költséges erőforrás igényű tevékenységek) célszerű hetenként, esetleg naponta ellenőrizni. A szokásosnál sűrűbb ellenőrzés indokolt, ha az egyes kritikus tevékenységeknél lemaradás mérhető, ez veszélyezteti a projekt határidőre történő teljesítését. A költséges erőforrásokat igénylő tevékenységeknél jelentős költségmegtakarítás érhető el, ha folyamatosan ügyelnek az erőforrások hatékony felhasználására.

A kontrolljelentés részletezettsége a jelentési szinttől függ, amennyiben a felső vezetők számára készül, akkor összevontabbat, az operatív projektirányítók számára részletesebbet kell készíteni.

A projekt teljesítésének időbeli alakulásával foglalkoztunk az előbbiekben. Az időbeli alakulás figyelése, elemzése alapvető a projektkontrollhoz, de ki lehet egészíteni még a felhasznált erőforrások és költségek elemzésével, valamint a kialakult helyzet nyomán meghozandó intézkedésekkel, így válik teljessé a projektkontroll tevékenység.

Az erőforrásokfelhasználásának nyomon követéséhez és elemzéséhez kiindulási alap a projekt időterve és erőforrásterve. Az utóbbi tervezéséhez ma már rendelkezésre állnak a számítógépes programok, amelyek tevékenységenként és erőforrásonként is képesek szolgáltatni az erőforrás hisztogramokat, táblázatokat. Ezek segítségével vizsgálható, hogy az elért teljesítés hogyan viszonyul a felhasznált erőforrások mennyiségéhez, azaz mennyire hatékonyan történik az erőforrások igénybevétele. A megfogalmazásból is látható, hogy a vizsgálódás során támaszkodunk a teljesítés-monitoring eredményeire.

Projekt típusától függően különböző mértékű az egyes erőforrásfajták felhasználása, így például a nagy mennyiségű anyagi erőforrás felhasználás a beruházási projektekre jellemző. A költségek létrehozásának módjában is különböznek az egyes erőforrások, így az anyagok költséggé válása egyértelműen összefüggésben van a tevékenységek teljesítésével, ellenben az emberi és a gépi erőforrások költségeinek nagy része az idővel arányosan merül fel. Előbbiek miatt az erőforrás felhasználás mérésének és elemzésének elsősorban az emberi-, és gépi erőforrások felhasználására kell irányulnia, és arra, hogy a felhasználás hogyan alakul a teljesítések függvényében.

Az elemzéshez adatokra van szükségünk, az emberi erőforrások vonatkozásában napi létszámjelentésre, amelyből összeállítható a heti vagy havi munkaerő felhasználás. A tevékenységenként, vagy adott időintervallumra számított munkaerő felhasználás összehasonlítható a tervezett munkaerő szükséglettel. Ebben lehetnek segítségünkre a már említett számítógépes programok táblázatai, grafikonjai, valamint abban is, hogy ne csak egy-egy tevékenységre, hanem a projekt egészére összevontan mutassák az összehasonlítást.

A gépi erőforrások elemzésénél célszerű a nagy költségekkel járó gépek használatát legalább hetente figyelemmel kísérni, a többit elég havonta is. Hasonlóan az emberi erőforrások elemzésénél alkalmazott megoldáshoz, a gépi berendezések esetén szükséges információkat a naponta vezetett, ún. gép-üzemnapló szolgáltatja.

Ez alapján a szükséges gyakorisággal összeállítható az egyes tevékenységekre és a projekt egészére a gépi erőforrások felhasználása és ez összevethető a projekttervhez készített gépi erőforrás szükséglettel, mint bázistervvel.

A projekt költségeinek nyomon követéséhezklasszikusan a tevékenység alapú költségterv a bázisterv, mivel az alkalmazkodik a projektterv rendszeréhez. A költségek kezelése, adminisztrálása a szervezeteknél viszont a számviteli rendszer segítségével történik, amely különbözik a tevékenységekhez kötődő költségnyilvántartástól. Éppen ezért a költségek időbeli alakulásának vizsgálatához használják bázisként az időtervre alapozott projekt pénzáramlási tervének a tervezett költségek rovatát is, amit összevetnek a ténylegesen felmerülő költségek felhasználásával készített pénzáramlási terv megfelelő rovatával. Projekt menedzsment szoftverek segítségével is ki lehet mutatni az időterv egyes tevékenységeire vonatkozó költségeket, hogy aztán tényleges adatok összevethetők legyenek a tervezett költség adatokkal. Az elemzési eredmények a költségek esetében is táblázatokba, illetve grafikonokba foglalhatók.

A következőkben röviden foglalkozunk a projektkontroll egyik fontos feladatával, nevezetesen a teljesítés időtartamának (a projekt megvalósításának időtartama) és költségeinek előrejelzésével. A teljesítés, az erőforrás és költségelemzés eredménye, hogy feltárják a tervezettől való eltérést, figyelmeztetnek bennünket, hogy intézkednünk kell az eltérés megszüntetésére, mérséklésére. Ezek az elemzések, még ha összevontan (teljesítések, erőforrások, költségek együttes alakulása) is készülnek, nem adnak konkrételőrejelzéseket a teljesítés várható időtartamára, a teljesítés költségeinek várható összegére. A probléma megoldásához segítségül hívhatjuk a trendszámítási eljárásokat, amelyek elkészítésével igazodhatunk a pl. havonta ajánlott elemzésekhez.

A számítások értelmezhetők a teljesítésre, erőforrásokra, költségekre. A következő ábra egy olyan grafikont mutat, amely egy befejezett projektre vonatkozik és a projekt várható teljesítési időtartamának alakulását jelzi a trendszámítások alapján.

Teljesítési időtartam alakulásának előrejelzése (Görög M. 1993)
13-1. ábra

Az ábrából látszik, hogy a kezdeti időszakban a tényleges teljesítés elmaradt a tervezett ütemtől, ugyanezt jelzi a trendszámítások alapján várható teljesítési időtartam alakulása is, amely kezdetben jelentősen fölé emelkedett a tervezett teljesítési időtartamot jelölő vízszintes vonalnak. Ha az ábrán látható teljesítési trend folytatódna, az eredeti határidőre tervezett teljesítés biztosan nem következne be. A korrekciós intézkedések hatására egy idő után a tényleges teljesítés tervtől való elmaradása megszűnt és a rendszeres trendszámítások azt jelzik, hogy a tervezett határidő tartható. A trendszámításokat célszerű elvégezni a teljesítések időbeli alakulásán túlmenően mind a költségekre, mint pedig az erőforrások alakulására vonatkozóan, így kaphatunk átfogó képet a projekt állására, jövőjére.

Mint már említettük, az igazán hatékony projektkontroll megoldást a teljesítések, az erőforrások és költségek elemzési eredményeinek együttes figyelembevétele jelenti. A részterületek elemzési eredményeiből nem mindig vonhatók le teljesen korrekt következtetések, mert pl. adott esetben az erőforrások heterogenitásából következő, túlzottan munkaigényes elemzés megnehezíti annak vizsgálatát, hogy az elért teljesítésekkel arányosan történt-e a tervezett erőforrások felhasználása. Az erőforrások igénybevétele költségeket hoz létre, ezért a költségek alakulásán keresztül közvetve a felhasznált erőforrások mennyiségéről, illetve igénybevételük hatékonyságáról is képet kaphatunk.

Pár évtizeddel ezelőtt az USA-ban kifejlesztettek egy, a projektkontroll számára általánosan alkalmazható, azonosan értelmezhető módszert, amit létrehozott (megtermelt) érték elemzésnek neveznek. Ez az elemzés integrálja az ütemezésből, valamint költségfelhasználásból adódó eltéréseket, és költségben mutatja meg azok következményeit.A létrehozott érték (megtermelt érték) elemzés, a következő kategóriákra épül: (a nagybetűs rövidítések az angol elnevezések rövidítése)

  • BCWS: (Budgeted Cost of Work Scheduled) a tervezett tevékenységek tervezett költsége,
  • BCWP: (Budgeted Cost of Work Performed) a teljesített tevékenységek tervezett költsége (létrehozott érték),
  • ACWP: (Actual Cost of Work Performed) a teljesített tevékenységek tényleges költsége.

Az elemzés alapja a kumulált projekt "költséggörbe", amit a 9. ábrán láthatunk.

A projektet a t időperiódusban vizsgáljuk, amikor is le tudjuk olvasni a költséggörbén a tervezett költség értékét (BCWS). Ekkora összeget kellett volna elköltenünk, ha minden tervszerűen haladt volna. A valóságban általában nem ez a helyzet. A tervtől való eltérés egyrészt ún. ütemezési eltérés, másrészt ún. költségeltérés formájában jelentkezik. A BCWS és a BCWP értékek különbsége adja az ún. ütemezési eltérést (SV), amely valójában nem az ütemezés eltérése, hanem a teljesítés eltérése az ütemezéstől.

A teljesítés időtervére levonható következtetések (tervezett költségben kifejezve):

  • ha BCWS > BCWP elmaradás az időtervtől,
  • ha BCWS = BCWP teljesítés az időterv szerint,
  • ha BCWS < BCWP többletteljesítés.

A költségeltérés meghatározásához szükségünk van a t időpontig ténylegesen felmerült költségek értékére. Gyakorlatilag ez a kifizetett számlák vagy a könyvelésben elszámolt költség értékét jelenti (ACWP). A teljesített tevékenységek tényleges költsége (ACWP) és a már ismert BCWP különbsége adja meg a költségeltérést (CV).

A létrehozott érték elemzés elve (Görög M. 1996)
13-2. ábra

A megtakarítás illetve a túllépés abszolút értékét a teljesítés költségeire vonatkozóan a BCWP - ACWP különbsége mutatja a teljesítés időtervénél leírtaknak megfelelően.

Beavatkozások, korrekciós intézkedések

A projektkontroll folyamata az előzőekben ismertetetteken kívül a szükséges korrekciós intézkedések meghozatalával és azok tartalmának végrehajtásával válik teljessé.

Az elemzések eredményétől függően az egyik beavatkozás lehet a projekt gyorsítása, a másik az erőforrások felhasználásának hatékonyabbá tétele. Az időtervet tekintve a gyorsítás technikailag a kritikus út rövidítését jelenti. A másik beavatkozásnál megvizsgálják az erőforrások leterheltségét, igyekszenek a folyamatos leterheltséget megteremteni, és ha van mód, növelik az erőforrások termelékenységét.

Az alábbiakban a teljesség igénye nélkül tekintsük át a beavatkozások eszközeit.

A projekt gyorsítása
a)Biztosítsunk pénzeszközöket a következő költségek fedezésére:
    • többlet munkaerő,
    • bérmunka,
    • túlóra,
    • pótlólagos eszközök. (munkagépek, berendezések)
b)Változtassuk meg az időtervet a párhuzamos és átlapoló tevékenységek fokozottabb alkalmazásával, elsősorban a kritikus úton. (Vigyázat: technológiai-, szervezési kötöttségek!)
c)Vizsgáljuk felül a tevékenység időtartamok számításának pontosságát!
d)Tekintsük át a projekt céljait: csökkentsük a technikai célokat, kössünk minőségi kompromisszumokat, amennyiben ez lehetséges.
Az erőforrások felhasználásának átszervezése, terhelésük áttekintése
a)Túlóra engedélyezés. Gyakori megoldás, de a költségek növekedésével jár.
b)Erőforrások áthelyezése, túlterhelt erőforrásoknak besegítés, a más helyen dolgozó erőforrás helyettesítésének biztosítása.
c)Tartalékidők felhasználása az erőforrás terhelés jobb elosztására, kiegyenlítésére.
d)Állandó kommunikáció az érintettekhez, a fenti törekvések sikeres előmozdítása érdekében.

A korrekciók, beavatkozások megtervezéséhez, megtételéhez elengedhetetlenek a bizonyos gyakorisággal (havonta,) készítendő szisztematikusan kialakított jelentések. Az ilyen jelentés szerkezetére csak általános jelleggel célszerű ajánlásokat tenni, az függ a szervezet egészét érintő kontrolltevékenységtől is. Célszerű a már bemutatott táblázatokat és grafikonokat alkalmazni és szövegszerűen választ adni az alábbi kérdésekre:

  • Hol tart a projekt teljesítése a jelentés alapjául szolgáló felmérések és elemzések készítésekor a tevékenységek teljesítését, az erőforrás-felhasználást, a költségek alakulását illetően?
  • Milyen körülmények fenyegetik a projekt megvalósítását vagy a projekteredmény elvárt minőségének teljesülését?
  • Mik a célkitűzések, teendők, a következő jelentés esedékességéig?
  • Kell-e változtatni a projekt irányítását, teljesítését végző emberekkel kapcsolatosan?
Önellenőrző kérdések, feladatok
1. Mely állítások helyesek a projektkontrollal kapcsolatosan?
a) A projekt időbeli teljesítésének alakulását definiálásnak is nevezik.
b) A projekt időbeli teljesítésének alakulását teljesítés monitoringnak is nevezik.
c) A teljesítés időbeli alakulásának vizsgálatához a normát maga a projekt időterve képezi.
d) A tevékenység időbeli helyzete: költségkalkulációra előkészítve.
e) A tevékenység időbeli helyzete: folyamatban van.
2. Mely állítások helyesek a projektkontrollal kapcsolatosan?
a) Megállapítandó a készültségi fok, amely a folyamatban lévő tevékenységek státuszát jellemzi.
b) Egyes projekteknél tevékenységek teljesülése a rájuk jellemző individuális egységekbenközvetlenül mérhető.
c) Az eseményszerűen teljesülő tevékenységekalapján megvalósuló projektek időbeli teljesülésének követése komplikáltabb.
d) A tevékenységek eseményszerű teljesülése azt jelenti, hogy a tevékenység akkor teljesített, amikor az adott tevékenység kezdő eseménye bekövetkezett.
3. Mely állítások igazak és melyek hamisak?
A teljesítés közvetett módon történő kifejezéséhez viszonyítanak például az egyes tevékenységek tervezett közvetlen költségeihez.
A gyakorlatban a projekt negyed évenkénti ellenőrzése terjedt el.
A kontrolljelentés részletezettsége mindig a projekttulajdonos igénye szerint alakul.
Erőforrás monitoring: az elért teljesítés hogyan viszonyul a felhasznált erőforrások mennyiségéhez.
4. Mely állítások igazak és melyek hamisak?
Tényleges felhasználást az emberi erőforrások vonatkozásában a heti tervezett létszám alapján regisztrálják.
A gépi erőforrások tényleges felhasználásának elemzését a naponta vezetett, ún. gép-amortizációs kimutatás szolgálja.
A költségek időbeli alakulásának vizsgálatához használják az időtervre alapozott pénzáramlási tervet, annak tervezett költségek rovatát.
Előző pénzáramlási tervet összevetik a ténylegesen felmerülő költségek felhasználásával készített pénzáramlási terv megfelelő rovatával.
5. Melyik állítás helyes?
a) Az egyes ellenőrzések konkrét előrejelzéseket adnak a teljesítés várható időtartamára.
b) Az előrejelzéshez segítségül hívhatjuk a trendszámítási eljárásokat.
c) A trendszámításokat elvégezhetik a projekthaszon előrejelzésére is.
6. Melyik állítás helyes?
a) A létrehozott érték elemzés integrálja az ütemezésből, valamint a költség felhasználásból adódó eltéréseket, és költségben mutatja azt meg.
b) BCWS jelenti a tervezett tevékenységek tényleges költségét.
c) ACWP jelenti a teljesített tevékenységek tervezett költségét.
7. Melyik állítás helyes?
a) A létrehozott érték elemzés alapja a kumulált projekt "költséggörbe".
b) A teljesítés eltérése az ütemezéstől, ennek értéke az ún. diszponálási eltérés.
c) A korrekciós intézkedéseket az utóelemzési fázisban hozzák meg.
8. Mely állítások helyesek?
a) Egyik korrekciós beavatkozás lehet a projekt gyorsítása.
b) Egyik korrekciós beavatkozás történhet a lassítási paradoxon alapján.
c) Korrekció lehet, amikor változtatjuk az időtervet, minőségi kompromisszumot kötünk.
d) Nem célszerű a projekt céljaihoz hozzányúlni.
9. Melyik állítás helyes?
a) Megoldás az erőforrások felhasználásának átszervezése, terhelésük áttekintése.
b) Megoldás a túlterhelt erőforrások puffer munkával való ellátása.
c) Megoldás a tartalékidők felhasználása az erőforrás terhelés jobb diverzifikálására.
d) Megoldás fővállalkozó céggel felváltani a projekt irányítását.