KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: VI. Modul: Kis projektek menedzselése

16. lecke: A kis projektek irányítása, változás-, és válságkezelés

Tanulási útmutató

A lecke célja bemutatni a kis projektek irányításának módját, a változások és a válságok kezelését. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!

A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések

ellenőrző lista,
projektváltozás, projektválság-kezelés,
ideiglenes, alkalmazkodó, javító intézkedések.

Tevékenységek

A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:

  • Lássa át a kérdéseket, melyeket a projekt problémás helyzetében célszerű feltenni!
  • Ismerje fel az ellenőrző listák alkalmazásának jelentőségét!
  • Ismerje meg a változások lehetséges hatásait és a változások kezelésének folyamatát!
  • Elemezze a válsághelyzetet a felteendő kérdések tükrében, ismerje meg a lehetséges intézkedéseket!
  • Gyűjtsön példákat a projektgyakorlatból, hogy milyen jellegű válsághelyzeteket ismert meg!
Követelmények

A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:

  • kiválasztani a megválaszolandó kérdéseket a projekt problémás helyzetében,
  • megválaszolni az ellenőrző listák alkalmazásának szerepét, hasznát,
  • meghatározni a változások kezelésének lépéseit,
  • felsorolni a lehetséges válságkezelési intézkedéseket.
A lecke tananyaga

A projekt irányításának egyik legfontosabb célja, hogy megtörténjen a korai figyelmeztetés a potenciális problémákról. Nagyon jó, ha a projekt irányítói próbálják megérteni, hol tart jelenleg a projekt. A projektmenedzsernek meg kell tanulnia értelmezni a tényeket és meghatározni azok következményeit, így például:

  • egy hét késésben van a projekt; tény, hogy lemaradtunk, de a késés nem nagy, valószínűleg emberi erőforráshiányunk van,
  • valaki nem ért a dolgához annyira, mint vártuk; tény, hogy a speciális feladat több idejét veszi el, mint terveztük, lényeges, hogy a feladatok kiosztásakor ezt vegyük figyelembe.

Koncentráljunk határozottan előtérben álló feladatok végrehajtására. A kézzelfogható tények figyelembevétele nélkülözhetetlen. A projektkontroll időbe telik, azonban szükség van az elemzés eredményeire. Az értekezleteknek az eseményekhez kellene kapcsolódnia, s nem a főnök vagy a szponzor kívánságaihoz.

A projekt végrehajtása során keletkezhetnek jelentős problémák, amikor a projekttulajdonos és a projektmenedzser kénytelen feltenni és megválaszolni a következő kérdéseket:

  • Szűkítsük a projektet?
  • Toljuk el a befejezés dátumát?
  • Több erőforrást tervezzünk?
  • Költsünk több pénzt?
  • Csökkentsük a projekt méretét?
  • Csökkentsük a minőséget?

A döntés alapján a projektmenedzsernek közzé kell tennie a módosított tervet, mihelyt lehetséges! Ha nagy a késés, akkor erőforrásszintet kell váltani, és felgyorsítani a munkát.

Összefoglalva, a projektkontroll segít szembenézni a valósággal. Lehet, hogy fájdalmas, de a többi alternatíva még rosszabb.

Kisebb projekteknél is célszerű lehet menetközben vagy utólag ellenőrzőlistákat (check lista) használni. Ezekkel tett áttekintés eredménye lehet egy hivatalos beszámoló a projekt szponzorának, a megrendelőnek vagy a tulajdonosnak, vagy lehet egy informális beszámoló belső használatra a projektmenedzserek és a csapat számára. A megállapításokat minden esetben dokumentálni kell úgy, hogy ne vesszenek el a projekt papírmunkájának zűrzavarában.

Példa az ellenőrzőlistára:

  • Kiindulás: pl.: Tisztán definiáltuk-e a projekt célját? Mindenki egyetértett?
  • Tervek: pl.: Voltak-e tervek? Volt projektdefiníció?
  • Személyzet: pl.: A megfelelő emberek érhetőek el a projekthez?
  • Munkamódszerek: pl.: Alkalmas és hasznos technikákat használtunk-e?
  • Projektmenedzsment: pl.: Vannak-e projektmenedzsment tapasztalatok?
  • Kontrollstruktúra: pl.: Megfelelő ellenőrzési szinteket dolgoztak-e ki?
  • Végtermék: pl.: Használják-e a vásárlók? Elérte-e az üzleti célokat?

Minden kérdéshez járul még egy kérdés: Valóban számított ez a projektben?

  • Ha a válasz nem, akkor javaslattétel nem szükséges.
  • Ha a válasz igen, akkor ki kell gondolni néhány javaslatot a cég projektmenedzsment gyakorlatának fejlesztésére.

Szükséges ellenőrizni a minőségi célkitűzések megvalósulását is!

A célkitűzéseket és a minőségi kritériumokat a projekt kezdetekor kell elfogadni, így elkerülhető a keretfeltételektől való elrugaszkodás. Természetesen a keretfeltételeken lehet változtatni. A célkitűzések akkor válnak fontossá, amikor egy projekt némely, előre meghatározott szempontjait összevetik a minőségre vonatkozó feltételekkel, mint például a termék minőségi elvárásaival. Minőségi kategóriák (FHMTSZ) lehetnek a funkcionalitás, használhatóság, megbízhatóság, teljesítmény és a szervizlehetőség.

A változások kezelése

A projektek sikertelenségének egyik legáltalánosabb oka a kialakítási szakaszban rosszul definiált és nehezen érthető meghatározásokban (lehetőség, cél, korlát), másik oka a projekt elindulása utáni rosszul kezelt változásokban rejlik.

A projektmenedzsernek állandó feszültséget és bosszúságot okozhat, ha változtatni kell a projektet. A változások többnyire elkerülhetetlenek, ezért szükséges a változások és azok hatásainak kezelése. Több modern változásmenedzsment-eljárás ismert, de ezek inkább nagyobb projektekre vonatkoznak, szemben az itt vázoltakkal.

A változás érintheti a lehetőségeket, célokat, korlátokat (idő és költségvetés), kockázatokat (a változások rendszerint a kockázat növekedésével járnak).

Egy projektváltozás kezelése háromszintű folyamat:

a) A változás felismerése változásként.

Meg kell állapítani, hogy vajon tényleg kell-e változás, vagy nem. Egyszerűen előfordulhat, hogy aki a változást kérte, félreértette vagy sohasem látta az eredeti projekt leírását. A változások többsége rejtve jelentkezik, (felbukkanó változások) ezért ébernek kell lennünk, hogy tudjuk felfedezni a projekt lehetséges változásait, módosulásait. Különösen a projekt leírását kell szem előtt tartani és körültekintően megvizsgálni a lehetséges változásokat az eredeti projekthez képest. A projekt definiálása a projekt alapja, amit minden érintett elfogad, és egy fix pont, melyhez minden folyamatot mérnek. Ha indokolt változás lép be, amely érinti az alapokat, dönteni kell a definiálás esetleges módosításáról.

b) Kategorizálás:

Prioritás szerint:

  • alapvető
  • tűrhető
  • triviális

Méret vagy hatás szerint:

  • lényeges és szükséges
  • hasznos
  • kozmetikai

c) A változásmenedzsment végső lépésének három lehetséges kimenetele van:

  • Cselekvés: elfogadták a változásokat, megvitatták és végrehajtották
  • Visszautasítás: elutasították a változásokat
  • Elhalasztás: a változást elfogadták, de jelenleg nem hajtható végre. Lehet, hogy egy későbbi projekt során vagy ennek a projektnek egy későbbi szakaszában kerül sor a változtatásra.

Célszerű megfontolni, hogy a visszautasított vagy elhalasztott változásokat bármely formában kell-e dokumentálni, de az elfogadott cselekvéseket ajánlatos dokumentálni.

Válságkezelés

Nincs olyan projektmenedzsment módszer, ami az összes ismeretlen ténnyel megbirkózik, nincs olyan szakértő, aki képes lenne az útmutatások sorozatát úgy megírni, hogy a felhasználó számára mindig tökéletes sikert garantáljon. Ez nemcsak a korlátos tudásunk miatt van így, hanem a projektet érintő sokféle hatás és a projektben rejlő bizonytalanságok miatt is.

Válsághelyzetben tehetünk olyan dolgokat, amelyek rontják a helyzetet. Vannak viszont olyanok is, melyekkel javíthatunk rajta, olyan dolgok, melyek segítenek a válságot kezelhetővé tenni. Válsághelyzetben van néhány alapvető, de létfontosságú tényező, melyeket kezelni kell. Mint már említettük, a kisebb projektek menedzselésének alapelve a pár létfontosságú dolog kiválogatása a sok lehetőségből. Ez vonatkozik a válsághelyzetre is.

A válság jellemzői:

  • valami váratlan vagy előre nem látható
  • nagyon szoros időbeosztás, általában ránk erőltetve
  • erőforrás-változások
  • célok és hatókörök változása

A válság elemei, melyeket feltétlenül kezelni kell:

  • célok és korlátozások
  • tervek
  • szerepek és felelősségek
  • kommunikáció
  • viselkedés

A viselkedésmód döntő befolyással lehet a válságra, mivel nagyon kevés idő van a hibák helyrehozására. Kerülendő dolog a pánikba esés. A pánik ragályos. Ha a közreműködők észreveszik a fejetlenséget, ők is pánikba esnek. Ne kezdjünk olyan cselekvéssorozatba, amit később megbánunk. Ne féljünk a segítségkéréstől, jóllehet, néhányan mulatnak a problémán, az emberek többsége készségesen segít.

Használjunk válság ellenőrzési listát, így például:

  • Elemezzük a helyzetet nyugodtan, amennyire csak lehet. Derítsük ki, hogy valójában mi történik, szembeállítva azzal, amiről hangoskodnak, és miért történik ez?
  • Milyen gyorsan kell cselekednünk, mielőtt a dolgok jelentősen rosszabbra fordulnak?
  • Mi történhet, ha nem teszünk semmit?
  • Kik a közvetlenül, illetve közvetetten érintettek?
  • Milyen erőforrások állnak rendelkezésünkre?

Ez a lista esetleg túl hosszúnak tűnhet, túl soknak, hogy időt vesztegessünk vele. De az ellenőrzési lista átfutása nélkül sötétben fogunk tapogatózni. A kérdések megválaszolása után rendezzük az információkat a következőképpen:

  • Ideiglenes intézkedések: mit kell tenni a helyzet rosszabbra fordulásának megállítására?
  • Alkalmazkodó intézkedések: mit tehetünk, ami segíthet, hogy folytassuk a szokásos munkát az új körülmények közt.
  • Javító intézkedések: mit kell tennünk, hogy megoldjuk a (rejtett) problémát, ami a válsághoz vezetett?
Önellenőrző kérdések, feladatok
1. Mely állítások helyesek a kis projekteket illetően?
a) A projekt irányításának egyik legfontosabb célja, hogy megtörténjen a korai figyelmeztetésa projektkontroll során.
b) A problémák esetén feltehető kérdés: vonuljunk ki a projektből?
c) A problémák esetén feltehető kérdés: toljuk el a befejezés dátumát?
d) A problémák esetén feltehető kérdés: kevesebb erőforrással dolgozzunk?
2. Mely állítások helyesek a kis projekteket illetően?
a) Több pénz költése, a projekt méretének és minőségének csökkentése jó megoldás lehet komolyabb problémák esetében.
b) Kisebb projekteknél nem célszerű utólag ellenőrzőlistákat (check lista) használni.
c) Az ellenőrzőlista vonatkozhat a projekt definiálására, tervezésére, személyi kérdésekre.
d) Az ellenőrzőlista vonatkozhat a projekttulajdonosra, a projektmarketing alkalmazására.
e) Az ellenőrzőlista vonatkozhat a projekt menedzselésére, kontrolljára, eredményeire.
3. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
a) A projektek sikertelenségének egyik jellemző oka a projekt indítása után rosszul kezelt változások.
b) A változások rendszerint csökkentik a kockázatokat.
c) A változtatásokat rendszerint az alvállalkozók kezdeményezik.
4. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
a) Minden változtatást végre kell hajtani.
b) Csak a gondosan megindokolt változtatásokat kell engedélyezni.
c) A definiálási tanulmányban kitérnek a változtatásokra.
5. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
a) A változás prioritása alapján lehet elsődleges, középszerű, csökkent értékű.
b) A változás prioritása alapján lehet alapvető, tűrhető és triviális.
c) A változást értékelhetjük komplexitása és differenciáltsága alapján.
6. Melyik állítás igaz és melyik hamis, kisebb projektek esetében?
A változást értékelhetjük mérete vagy hatása szerint, például hasznos változás.
A változás menedzselése történhet a benchmarking módszerével.
A változtatást minden esetben jegyzőkönyvben kell rögzíteni.
7. Melyik állítás igaz és melyik hamis, kisebb projektek esetében?
Válsághelyzetben tehetünk olyan dolgokat, amelyek rontják a helyzetet.
A válságot jellemezheti a váratlan bekövetkezés, az erőforrás helyzet változása.
Válság esetén feltétlen kezelni kell a projektteam kívánságait.
Válság esetén feltétlen kezelni kell az emberi viselkedés módját.
8. Melyik állítás igaz és melyik hamis, kisebb projektek esetében?
Elemezni szükséges a helyzetet nyugodtan, amennyire csak lehet.
Válság esetén a felelősök megkeresése a legfontosabb.
Tisztázni kell a rendelkezésre álló erőforrások mennyiségét, minőségét.
9. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
a) Ideiglenes intézkedések: a helyzet rosszabbra fordulásának megállítása.
b) Alkalmazkodó intézkedések: például hírzárlat elrendelése.
c) Javító intézkedések: például a projektkoordináció kiteljesítése.