KURZUS: Projektmenedzsment
MODUL: VI. Modul: Kis projektek menedzselése
16. lecke: A kis projektek irányítása, változás-, és válságkezelés
Tanulási útmutató | ||
A lecke célja bemutatni a kis projektek irányításának módját, a változások és a válságok kezelését. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat! | ||
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések | ||
ellenőrző lista, | ||
Tevékenységek | ||
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére: | ||
| ||
Követelmények | ||
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes: | ||
| ||
A lecke tananyaga | ||
A projekt irányításának egyik legfontosabb célja, hogy megtörténjen a korai figyelmeztetés a potenciális problémákról. Nagyon jó, ha a projekt irányítói próbálják megérteni, hol tart jelenleg a projekt. A projektmenedzsernek meg kell tanulnia értelmezni a tényeket és meghatározni azok következményeit, így például: | ||
| ||
Koncentráljunk határozottan előtérben álló feladatok végrehajtására. A kézzelfogható tények figyelembevétele nélkülözhetetlen. A projektkontroll időbe telik, azonban szükség van az elemzés eredményeire. Az értekezleteknek az eseményekhez kellene kapcsolódnia, s nem a főnök vagy a szponzor kívánságaihoz. | ||
A projekt végrehajtása során keletkezhetnek jelentős problémák, amikor a projekttulajdonos és a projektmenedzser kénytelen feltenni és megválaszolni a következő kérdéseket: | ||
| ||
A döntés alapján a projektmenedzsernek közzé kell tennie a módosított tervet, mihelyt lehetséges! Ha nagy a késés, akkor erőforrásszintet kell váltani, és felgyorsítani a munkát. | ||
Összefoglalva, a projektkontroll segít szembenézni a valósággal. Lehet, hogy fájdalmas, de a többi alternatíva még rosszabb. | ||
Kisebb projekteknél is célszerű lehet menetközben vagy utólag ellenőrzőlistákat (check lista) használni. Ezekkel tett áttekintés eredménye lehet egy hivatalos beszámoló a projekt szponzorának, a megrendelőnek vagy a tulajdonosnak, vagy lehet egy informális beszámoló belső használatra a projektmenedzserek és a csapat számára. A megállapításokat minden esetben dokumentálni kell úgy, hogy ne vesszenek el a projekt papírmunkájának zűrzavarában. | ||
Példa az ellenőrzőlistára: | ||
| ||
Minden kérdéshez járul még egy kérdés: Valóban számított ez a projektben? | ||
| ||
Szükséges ellenőrizni a minőségi célkitűzések megvalósulását is! | ||
A célkitűzéseket és a minőségi kritériumokat a projekt kezdetekor kell elfogadni, így elkerülhető a keretfeltételektől való elrugaszkodás. Természetesen a keretfeltételeken lehet változtatni. A célkitűzések akkor válnak fontossá, amikor egy projekt némely, előre meghatározott szempontjait összevetik a minőségre vonatkozó feltételekkel, mint például a termék minőségi elvárásaival. Minőségi kategóriák (FHMTSZ) lehetnek a funkcionalitás, használhatóság, megbízhatóság, teljesítmény és a szervizlehetőség. | ||
A változások kezelése | ||
A projektek sikertelenségének egyik legáltalánosabb oka a kialakítási szakaszban rosszul definiált és nehezen érthető meghatározásokban (lehetőség, cél, korlát), másik oka a projekt elindulása utáni rosszul kezelt változásokban rejlik. | ||
A projektmenedzsernek állandó feszültséget és bosszúságot okozhat, ha változtatni kell a projektet. A változások többnyire elkerülhetetlenek, ezért szükséges a változások és azok hatásainak kezelése. Több modern változásmenedzsment-eljárás ismert, de ezek inkább nagyobb projektekre vonatkoznak, szemben az itt vázoltakkal. | ||
A változás érintheti a lehetőségeket, célokat, korlátokat (idő és költségvetés), kockázatokat (a változások rendszerint a kockázat növekedésével járnak). | ||
Egy projektváltozás kezelése háromszintű folyamat: | ||
a) A változás felismerése változásként. | ||
Meg kell állapítani, hogy vajon tényleg kell-e változás, vagy nem. Egyszerűen előfordulhat, hogy aki a változást kérte, félreértette vagy sohasem látta az eredeti projekt leírását. A változások többsége rejtve jelentkezik, (felbukkanó változások) ezért ébernek kell lennünk, hogy tudjuk felfedezni a projekt lehetséges változásait, módosulásait. Különösen a projekt leírását kell szem előtt tartani és körültekintően megvizsgálni a lehetséges változásokat az eredeti projekthez képest. A projekt definiálása a projekt alapja, amit minden érintett elfogad, és egy fix pont, melyhez minden folyamatot mérnek. Ha indokolt változás lép be, amely érinti az alapokat, dönteni kell a definiálás esetleges módosításáról. | ||
b) Kategorizálás: | ||
Prioritás szerint: | ||
| ||
Méret vagy hatás szerint: | ||
| ||
c) A változásmenedzsment végső lépésének három lehetséges kimenetele van: | ||
| ||
Célszerű megfontolni, hogy a visszautasított vagy elhalasztott változásokat bármely formában kell-e dokumentálni, de az elfogadott cselekvéseket ajánlatos dokumentálni. | ||
Válságkezelés | ||
Nincs olyan projektmenedzsment módszer, ami az összes ismeretlen ténnyel megbirkózik, nincs olyan szakértő, aki képes lenne az útmutatások sorozatát úgy megírni, hogy a felhasználó számára mindig tökéletes sikert garantáljon. Ez nemcsak a korlátos tudásunk miatt van így, hanem a projektet érintő sokféle hatás és a projektben rejlő bizonytalanságok miatt is. | ||
Válsághelyzetben tehetünk olyan dolgokat, amelyek rontják a helyzetet. Vannak viszont olyanok is, melyekkel javíthatunk rajta, olyan dolgok, melyek segítenek a válságot kezelhetővé tenni. Válsághelyzetben van néhány alapvető, de létfontosságú tényező, melyeket kezelni kell. Mint már említettük, a kisebb projektek menedzselésének alapelve a pár létfontosságú dolog kiválogatása a sok lehetőségből. Ez vonatkozik a válsághelyzetre is. | ||
A válság jellemzői: | ||
| ||
A válság elemei, melyeket feltétlenül kezelni kell: | ||
| ||
A viselkedésmód döntő befolyással lehet a válságra, mivel nagyon kevés idő van a hibák helyrehozására. Kerülendő dolog a pánikba esés. A pánik ragályos. Ha a közreműködők észreveszik a fejetlenséget, ők is pánikba esnek. Ne kezdjünk olyan cselekvéssorozatba, amit később megbánunk. Ne féljünk a segítségkéréstől, jóllehet, néhányan mulatnak a problémán, az emberek többsége készségesen segít. | ||
Használjunk válság ellenőrzési listát, így például: | ||
| ||
Ez a lista esetleg túl hosszúnak tűnhet, túl soknak, hogy időt vesztegessünk vele. De az ellenőrzési lista átfutása nélkül sötétben fogunk tapogatózni. A kérdések megválaszolása után rendezzük az információkat a következőképpen: | ||
|
Önellenőrző kérdések, feladatok | |||||||||||
1. Mely állítások helyesek a kis projekteket illetően?
![]() | |||||||||||
2. Mely állítások helyesek a kis projekteket illetően?
![]() | |||||||||||
3. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
![]() | |||||||||||
4. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
![]() | |||||||||||
5. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
![]() | |||||||||||
6. Melyik állítás igaz és melyik hamis, kisebb projektek esetében?
![]() | |||||||||||
7. Melyik állítás igaz és melyik hamis, kisebb projektek esetében?
![]() | |||||||||||
8. Melyik állítás igaz és melyik hamis, kisebb projektek esetében?
![]() | |||||||||||
9. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
![]() |