KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: V. Modul: A projektmegvalósítás irányítása

12. lecke: A megvalósítás irányítása, a projektkontroll folyamata

Tanulási útmutató

A lecke célja rámutatni a projektmegvalósítás irányításának tevékenységeire, részletesen foglalkozni közülük a projektkontroll folyamatával. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!

A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések

projektkontroll,
a projektkontroll részterületei, folyamata,
monitoring.

Tevékenységek

A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:

  • Olvassa el és értelmezze a projektmegvalósítás irányításának tevékenységeit!
  • Legyen tisztában a projektkontroll céljával és jelentőségével!
  • Jegyezze meg a projektkontroll főbb lépéseit és értékelje, hogy az, milyen módon tudja betölteni feladatát!
  • Ismerje meg a projektkontroll részterületeit!
Követelmények

A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:

  • összevetni a projektmegvalósítás irányításának tevékenységeit,
  • meghatározni a projektkontroll jelentőségét,
  • felsorolni a projektkontroll főbb lépéseit, kiemelni a kontroll teljesülésének feltételeit,
  • megkülönböztetni a projektkontroll részterületeit.
A lecke tananyaga

A projektmegvalósítás irányítása és menedzselése számos tevékenység elvégzését igényli, hogy a korábban kitűzött célok teljesülhessenek. Íme a legfontosabbak:

  • a megvalósuláshoz szükséges tevékenységek végrehajtása,
  • erőfeszítések és anyagi ráfordítások,
  • projektcsapat (szervezet) kialakítása, képzése és irányítása,
  • megfelelő árajánlatok, pályázatok, ajánlatok bekérése,
  • erőforrások (beleértve a szállítókat is) biztosítása, menedzselése,
  • tervezett módszerek és előírások alkalmazása,
  • kockázatok menedzselése, kockázatkezelési intézkedések,
  • jóváhagyott változtatási kérelmek bevezetése a projektbe, a tervekbe,
  • a projekt belső és külső kommunikációs csatornáinak kiépítése és menedzselése,
  • a projektkontroll végrehajtása, jelentések készítése.
A projektkontroll fogalma, folyamata

A projekt teljesítése során különböző okokból változtatásokat, módosításokat eszközölnek, de bekövetkezhetnek eltérések szándékunkon kívül is. A változtatásokat, módosításokat megkülönböztetjük az eltérésektől, mert előbbiek tudatos szándékból (pl. projekttulajdonos módosít) vagy kényszer hatására tett változtatásból származnak. (pl. hiányos előkészítés) Az eltérések akaratunktól független különbözőségeket jelentenek a tervezett és tényleges állapotok között. (Szűkebb értelemben különbözőség jelentkezhet a tervezetthez képest az időbeli teljesítésben, az erőforrás-felhasználásban, a költségek alakulásában.) Természetesen nem valamilyen végzetnek tekintjük ezeket, hanem igyekszünk elkerülni, hatásukat minimalizálni. Annál eredményesebben tudjuk ezt tenni, minél előbb feltárjuk az eltérések okát, és várható hatásaikat értékeljük, illetve a szükséges korrekciós intézkedéseket meghozzuk.

A projektkontroll, mint az irányítást segítő rendszer lehetőséget ad az eltérések fentebb módon megfogalmazott megoldására. Előbbiekből az is következik, hogy a projektkontroll magában foglalja egy projekt megvalósításának rendszeres nyomon követését az információk begyűjtése alapján, továbbá az információk és a tervezett elsődleges projektcélok egybevetése alapján bizonyos elemzések elvégzését, és az elemzési eredmények alapján a szükséges korrekciós intézkedések meghozatalát is. Rendelkezésre kell állnia a fentebb már említett bázistervnek, mert ennek alapján végezhető el egyáltalán az információgyűjtés és az elemzés.

Mindezek alapján és összefoglalásképpen a projektkontroll: A projektteljesítésére vonatkozó döntéstámogató információs rendszer, amely magában foglalja a projekt célrendszer megvalósulására vonatkozó elemzéseket és javaslatokat, valamint a javaslatokból fakadó szükséges korrekciós intézkedéseket. Alapvető feladata a projekttervben meghatározott feladatok megvalósulásának ellenőrzése a jóváhagyott projekttartalom, és határidők alapján.(Husty 1999.)

A projektkontroll folyamatát körfolyamatnak is nevezhetjük, mivel az, rendszeresen ismétlődő lépésekből áll, amelyek a következők:

  • a normák rögzítése a bázisterv alapján,
  • információk gyűjtése,
  • elemzés,
  • korrekciós intézkedések.

A projektkontrollt mint folyamatot a szakirodalom úgy is tárgyalja, hogy az áll a monitoring szakaszból (normák rögzítése információk gyűjtése terv-, tényadatok összehasonlítása) és a korrekciós intézkedések szakaszából. A projektkontroll akkor tudja betölteni feladatát ha megfelel a következő elvárásoknak:

  • Gyors és pontos információkon alapuljon, hogy reálisan tudja jelezni a normáktól való eltéréseket. Pontatlan információk veszélyeztetik a kontroll hatékonyságát.
  • A projektkontroll folyamata legyen összehangolt az azt működtető és felhasználó szervezettel. (pl. kiket illet a döntés joga változtatások, korrekciós intézkedések meghozatalára)
  • Az elemzési eredmények (a normák és az aktuális tényadatok összehasonlítása, valamint a legvalószínűbb trendek) megjelenítése legyen könnyen értelmezhető és áttekinthető, ezért javasolt a táblázatok, grafikonok alkalmazása.
  • Jellegénél fogva a projektkontroll felszínre hozza a felelősség kérdését. Ügyelni kell viszont arra, hogy ne legyen elsődleges célja a felelősségre vonás, mert az, az információk eltussolásához, kozmetikázásához vezethet.

A projektkontroll bármelyik szakaszát tekintjük, azok eredményesen segítik a projekt teljesítése tárgyában rendszeresen megtartott operatív értekezletek és az ún. áttekintő-értékelő értekezletek is. Ezek az értekezletek segítik, kiegészítik az elemzéseket és pótlólagos információkat nyújthatnak és alapul szolgálnak a döntések meghozatalához. A projektkontroll sikeres megvalósításához (is) kulcsfontosságú a projekt irányítójának személye, aki meggyőzően hangsúlyozza projektjének fontosságát és sürgősségét. Ezt hangsúlyozhatja azzal, hogy mindig tudomása van a projekt előrehaladásáról, megfelelő gyakorisággal tart megbeszéléseket, határidőket ad a részmegoldásokra, az időtervet és a csúszásokat feltűnően demonstráltatja színes ábrákkal vagy információs táblával.

A projektkontroll rendszerének létrehozásakor tisztázni kell az alábbiakat:

  • milyen részletességű és gyakoriságú (pl. havonként) legyen az információk gyűjtése és vele együtt az elemzés,
  • milyen módszerek alapján történjen az egyes információk gyűjtése és elemzése,
  • ki végezze az információk gyűjtését és az elemzéseket.

A projektkontrollnak kialakultak bizonyos részterületei, amelyek a következőket vizsgálják:

  • a projekteredmény (tevékenységek) teljesítésének alakulását,
  • a teljesítéshez szükséges erőforrások alakulását,
  • a teljesítés költségeinek alakulását.

A felsoroltak közötti kölcsönös összefüggésről már többször esett szó, éppen ezért a projektkontroll is akkor igazán hatékony, ha a részterületeit együttesen kezeljük. Ekkor tudjuk megnyugtatóan feltárni azt, hogy az adott időpontig elért teljesítés erőforrás-felhasználása és költségeinek alakulása arányban áll-e az elért teljesítéssel, vagy fordítva. Ennek ellenére a gyakorlatban előfordul, hogy csak egy-egy részterületet akarnak vizsgálat tárgyává tenni, ez indokolt lehet pl. olyan projekt esetében, ahol a tevékenységek túlnyomó részénél az időbeli teljesítéssel arányosan lehet az erőforrás és költségfelhasználás mértékére következtetni. (pl. az úgynevezett vonalas létesítmények, közműépítés stb.)

Önellenőrző kérdések, feladatok
1. A projektirányítás és menedzselés feladatai
a) A megvalósításhoz szükséges tevékenységek végrehajtása.
b) A projektcsapat (szervezet) kialakítása, képzése és irányítása.
c) A kockázatok allokálásának megtervezése, annak dokumentálása.
d) A projekt belső és külső adminisztrációs csatornáinak kiépítése és menedzselése.
e) A projektkontroll végrehajtása, jelentések készítése.
2. Mely állítások helyesek?
a) Az eltéréselemzés összeveti két projekt hasonló jellemzőit.
b) A kontroll jelenti egy projekt megvalósításának rendszeres nyomon követését.
c) A kontroll jelenti az interperszonális intézkedések meghozatalát is.
d) A projektkontroll folyamatátkörfolyamatnak (szabályozási kör) is nevezhetjük.
3. Melyik állítás helyes?
a) A pontatlan információk veszélyeztetik a kontroll hatékonyságát.
b) Táblázatok, grafikonok alkalmazása a kontrollban nem ajánlható.
c) Bárki végezheti a tény információk összegyűjtését.
d) Negyed évenként sűrűbben nem szükséges a kontroll.
4. Melyik állítás helyes?
a) A projektkontroll akkor igazán hatékony, ha a részterületeit külön kezeljük.
b) Menedzsment projektekben, az időbeli teljesítéssel arányosan lehet az erőforrás és költségfelhasználás mértékére következtetni.
c) A projektkontroll eredményeit a projekttulajdonos tudja csak használni.
5. Melyik állítás helyes?
a) A projektkontroll akkor hatékony, ha többkritériumú értékeléssel kombinálják.
b) A projektkontroll egyik részterülete: az independenciák eltéréselemzése.
c) A projektkontroll egyik részterülete: a költségek nyomon követése.