KURZUS: Projektmenedzsment
MODUL: V. Modul: A projektmegvalósítás irányítása
14. lecke: A projektirányítás szervezeti formái
Tanulási útmutató | |||
A lecke célja a projekt megvalósításában komoly szerepet játszó, lényegében irányítási feladatokat ellátó, különféle projektszervezetek ismertetése. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat! | |||
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések | |||
közvetlen felügyelet, | |||
Tevékenységek | |||
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére: | |||
| |||
Követelmények | |||
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes: | |||
| |||
A lecke tananyaga | |||
Minden projekt esetében vannak olyan jellegzetességek, amitől a projektet bizonyos értelemben egyszerinek és egyedinek lehet nevezni. Hasonlóképpen egyszeri és egyedi a projektet teljesítő szervezet is, ilyen értelemben a projekt szervezet megszűnhet a projekt befejezésével, de ha nem is szűnik meg, a következő projekt teljesítése során már nem ugyanazzal a projektszervezettel számolhatunk. Fenti körülmények miatt a projektmenedzsment tudományának olyan szervezettervezési alapelveket kell szolgáltatnia, amelyek támpontot adnak az alkalmazóknak a projekt teljesítés változó körülményeihez alkalmazkodni képes szervezeti formák gyakorlati kialakításához. Meg kell jegyezni, hogy nincs minden esetre üdvözítő szervezeti forma, a vezérelv, hogy adott körülményeknek megfelelő formát kell kialakítani. Egy adott szervezet a munkamegosztás jegyében működik, ezért annak tagjai a munkafolyamatok egy-egy tevékenységét teljesítik, és ez által közöttük különféle elkülönültségek jönnek létre. Az elkülönültség értelmezhető a tevékenység elvégzésének helyszínét és idejét illetően, továbbá a szervezethez tartozók szakképzettsége szerint is. Az elkülönültségek veszélyeztetik a szervezet működését, amennyiben nem teremtődik meg a szükséges mértékű koordináció, a hatáskörök kialakítása a hozzátartozó felelősséggel. Az ún.koordinációs mechanizmus egyik módja a közvetlen felügyelet, amelynek során a vállalkozói szervezet vezetője a hatásköre alapján utasítások formájában irányítja a szervezet tagjainak tevékenységét, akik egyeztetnek a hatáskörben föléjük rendelt vezetővel a feladatok teljesítése érdekében. Erre a koordinációra jellemző a függőleges tagozódású kapcsolatrendszer. | |||
A koordináció másik módja a közös egyeztetés, amikor a feladat teljesítésében résztvevők egymás közt egyeztetnek a teljesítés mikéntjét illetően. Az így kialakult kapcsolatrendszert mondják horizontális irányúnak. A szervezet által alkalmazott koordinációs mód függ a már kialakult gyakorlattól, de hatékonyabb lehetne, ha a munkafolyamat elemei kölcsönös összefüggéseinek és bizonytalanságainak megfelelően alakulna. Amennyiben az említett kölcsönös összefüggések alacsony komplexitást mutatnak és a munkafolyamatot gyenge karakterű bizonytalanságok jellemzik, akkor a folyamat jól standardizálható, aminek következtében hatékonyan koordinálható közvetlen felügyelettel. Ellenkező esetben (erősebb komplexitás, erős bizonytalanságok) a folyamat nem vagy nehezen standardizálható, tehát itt a közös egyeztetés kerül előtérbe. | |||
Más tantárgyak kapcsán már ismertek például a lineáris-funkcionális, mátrix szervezeti struktúrák. A lineáris-funkcionális szervezeti struktúrák a koordinációban a közvetlen felügyeletre építenek, mivel a struktúrára jellemző a több irányítási szint, az egy vezetőhöz tartozó több beosztott. A mátrix struktúra laposabb piramisára nem az előbbiek jellemzők, ezért leginkább a közös egyeztetésen alapuló koordinációt alkalmazzák. Kivételt jelent a fentiektől a kis, néhány főt foglalkoztató szervezet, ahol az előbbi értelmezés szerint a folyamatok jól standardizálhatók, mégis hatékonyabb a közös egyeztetésen alapuló koordináció. | |||
Szervezeti formák a projektteljesítési folyamatban | |||
A projektirányításban alkalmazott szervezeti formák kérdéskörét vizsgálhatjuk a projekt szintjén, valamint a szervezet egésze szintjén is. A szervezet egésze szintjén értelmezve három, alapvetőnek mondható szervezeti megoldásról beszélhetünk: | |||
| |||
A lineáris-funkcionális szervezetre épített projektirányításban a megvalósítandó tevékenységeket az egyes funkcionális szervezeti egységek végzik el, mely egységek irányításához a projektmenedzsernek nincs hatásköre, inkább a koordinátor szerepét tölti be a funkcionális egységek között, valamint kapcsolatot tart a felső vezetőkkel. Feladata még a projekt ellenőrzése (projektkontroll) és a döntések előkészítése a felső vezetők számára. Nehézséget jelent, hogy a felelőssége lényegesen meghaladja a hatáskörét, így nem igazán tud megfelelni ennek a felelősségnek. Az alábbi ábra mutatja a fenti projektirányítási formát. | |||
| |||
A mátrix szervezetben történő projektirányítás a megosztott hatáskörök elvére épül. A projekt tevékenységeit a funkcionális szervezeti egységek teljesítik, a projektmenedzser részleges hatáskörrel rendelkezik a teljesítési folyamat fölött. Másképpen fogalmazva a projektmenedzser dönt a mit és mikor jellegű kérdésekben, a hogyan jellegű döntéseket a funkcionális vezetők hozzák meg. A mátrix szervezet hátránya a megosztott hatáskörök miatti bizonytalanság, előnye a szervezeti egységeket és projektmenedzsert összetartó közös felelősség, egymásra utaltság. | |||
| |||
A projektre orientált szervezeti struktúrában adva van egy külön szervezeti egység a szükséges szakmai kapacitással, ahol a projektmenedzser elegendő hatáskörrel rendelkezik a szervezet tagjai felett. A szervezeti egység változik szakmai összetételében és létszámában, ha a projekt aktuális tevékenységei ezt kívánják. A projektmenedzser felelőssége és hatásköre összhangban van, és kiterjed a projekt komplett teljesítésére is. | |||
Ezek a szervezeti megoldások nem feltétlenül a maguk tiszta formájában fordulnak elő, természetesen lehetnek ún. vegyes megoldások, amelyek adott esetben szintén jónak bizonyulhatnak. | |||
A szervezeti formák közötti választás lehetősége természetesen csak akkor adott, ha a szervezet maga rendelkezik legalább a feltétlenül szükséges tevékenységek végrehajtásához a megfelelő funkcionális szervezeti egységekkel. Kisebb szervezetek vagy a költségvetési szervezetek többnyire nem rendelkeznek minden nélkülözhetetlen funkcionális egységgel. Ilyen esetben gyakorlatilag a projektre orientált szervezeti forma az egyetlen reális lehetőség. |
Önellenőrző kérdések, feladatok | |||||||||
1. Mely állítások helyesek a projektszervezetekkel kapcsolatosan?
![]() | |||||||||
2. Mely állítások helyesek a projektszervezetekkel kapcsolatosan?
![]() | |||||||||
3. Melyik állítás helyes?
![]() | |||||||||
4. Melyik állítás helyes?
![]() | |||||||||
5. Melyik állítás helyes?
![]() |