KURZUS: Projektmenedzsment
MODUL: VI. Modul: Kis projektek menedzselése
15. lecke: A kis projektek előkészítése, tervezése
Tanulási útmutató | ||
A lecke célja megismertetni a kis projektek előkészítésének, tervezésének legfontosabb szempontjait, tennivalóit. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat! | ||
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések | ||
stratégiai projekt elemek, | ||
Tevékenységek | ||
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére: | ||
| ||
Követelmények | ||
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes: | ||
| ||
A lecke tananyaga | ||
Elválasztani a kevés fontosat a sok kevésbé lényegestől, a legfontosabb cél kis projektek esetén. Fölöslegesek, tehát kizárjuk azokat a technikákat, melyek csak a nagyobb projekteknél alkalmasak. Célszerű megismerkednünk alapvető, egyszerű formákkal - ha úgy tetszik sablonokkal - amelyek megkönnyítik a projektirányítási munkát. | ||
Általánosságban lehet jellemezni a kisebb projekteket a következőkkel: | ||
| ||
A projekt előkészítése | ||
A projekt megkezdése előtt két fontos lépés van: | ||
| ||
Először gondoljuk át a projekt stratégiai elemeit. Ezek valójában egyszerű kérdések speciális témákra vonatkozóan, amiket a projekt kezdésénél fel kell tenni úgy, hogy a stratégia, amit a projekt kezelésénél alkalmazunk, felismerhető legyen. A stratégia ebben az összefüggésben egyszerűen azt a célszerű megközelítést jelenti, amit alkalmazni fogunk, amikor nekilátunk aprojektnek. A feltett kérdésekre nem biztos, hogy mindig van válasz. Némelyik kérdés túl bonyolult ahhoz, hogy kezdetben válaszoljuk meg, így egy olyan rendszert célszerű létrehozni, ami összegyűjti a hasznos tudnivalókat egy későbbi, jó válaszhoz. Egy projekt szempontjából stratégiai jellegű kérdés annak idő kihatása, ennek megfelelően kérdezhetjük például az alábbiakat: | ||
| ||
Természetesen még számos stratégiai jelentőségű szempont van, amelyekre hasonlóképpen fel kell tenni a kérdéseket, így például a projektprofilra, a projekt gazdaságosságára, a projekt hatókörére és hátterére, az alkalmazott technológiára, a projektteam alkalmasságára, a projektmenedzsmentben jártasságra stb. vonatkozóan. Valahogyan mindent le kell jegyeznünk. Kérdezni fognak tőlünk különböző dolgokat a projekttel kapcsolatban, így mielőtt bármely projektfázis bevezetésének nekilátnánk, biztosnak kell lennünk a dolgunkban. Ez az a pont, ahol bevezethetjük a KPM (továbbiakban: kis projektek menedzselése) formanyomtatványt, az úgynevezett "definíciós" formanyomtatványt. A legtöbb esetben nem ez az egyetlen szükséges formanyomtatvány egy kisebb projektnél. Dokumentálnunk kell a projekt céljait, a projekt terjedelmét, fontosabb időadatait, a külső kapcsolódásokat, a szerepeket és felelősségeket és a projekt struktúráját. | ||
Tervezés | ||
Nagyon sokan képviselik az álláspontot, hogy nincs idő a tervezésre, legfeljebb készíttetnek egy vázlatos tervet, egyféle alternatívát. Ez nem szerencsés kis projektek esetében sem. | ||
Fontos tervezés előtt a következőket tisztázni: | ||
| ||
Általánosságban elmondható, hogy a kisebb projektek tervezéséhez ugyanazon módszereket használhatjuk, mint nagyobb projektek esetén, de egyszerűbb feladatot jelent a tervezésük, a könnyebb átláthatóság, kisebb terjedelem, alacsonyabb komplexitási fok stb. miatt. | ||
Fontossága miatt kiemelten kezeljük a költségbecslést és költségvetés készítést, mint a projektterv önálló részét. A költségek figyelemmel kísérése, menedzselése lényeges szinte a projekt megvalósításának befejezéséig, hiszen a változások miatt módosulnak a költségek. | ||
A projekt kockázatok kezelése | ||
A projekt kezdetekor különféle kockázat felmérési módszereket alkalmazhatnak. Ezek a módszerek megpróbálják azonosítani a projektben rejlő kockázatokat még a projekt megkezdése előtt, illetve igyekeznek rávilágítani azokra a projektet körülvevő tényezőkre, amelyek a projekt sikere ellen irányulnak, és amelyek a projekt menedzsert és a szponzort arra késztetik, hogy megváltoztatassák a projekt kialakítását, ezáltal csökkentve a kockázatot. Az alábbiakban olyan, egyszerűbb kockázatmenedzsment tervezési módszert láthatunk, amely a projekt tervét veszi kiindulópontnak és igyekszik ezt a tervet felvértezni, hogy jobban tudjon bánni azokkal az akadályokkal, amelyet az élet állít a projekt elé. A kockázati terv fontos feladat, elkészíttetése a projektvezető felelőssége. | ||
Példaként lássuk egy adott cég kiállító stand-projekt kockázatait: | ||
| ||
Bármely kockázat két meghatározó jellegzetessége, hogy bizonyos mértékű valószínűséggel bekövetkezhet, és annak potenciális kihatása, amennyiben ténylegesen bekövetkezik. | ||
Miután megállapítottuk a kockázati tényezőket, értékelni kell azokat, a bekövetkezési valószínűségüket és a hatásukat. A nagy valószínűségű és nagy hatású kockázatokra kell elsősorban összpontosítani. Meghatározás szerint ezek azok, amelyek valószínű, hogy megtörténnek, és problémát okoznak. | ||
Elenyészően kevés projektben lehetne menedzselni minden kockázatot. Lehet, hogy nincs megfelelő mennyiségű pénz, idő vagy tudás ahhoz, hogy megváltoztassák a helyzetet, ezért el kell fogadni a jelen levő kockázatot, és figyelemmel kell kísérni a projekt időtartama alatt. | ||
Nem lehet nyugodt szívvel mellőzni a közepes vagy az alacsony valószínűségű kockázatokat, mert ha "gyilkos hatással" társulnak, akkor azokkal is számolni kell. Mindenesetre először a nagy valószínűségű és nagy hatású történések kockázatainak menedzselésével kell kezdeni. | ||
A kockázat menedzsment eljárás második lépése lehet a megelőzés, mely megpróbálja csökkenteni a kockázati esemény bekövetkezésének valószínűségét. Ezután be tudjuk építeni a projekt tervbe a megelőző tevékenységeket. | ||
Például a kiállító stand projekt esetében csökkenteni tudjuk annak a valószínűségét, hogy a kiállítási stand anyagok későn érkeznek, amennyiben szabványos kellékeket használunk az ellátónk katalógusából, továbbá értesítjük a szállítót a rövid határidőről, vagy tavalyi anyagokat használunk fel stb. Bizonyos, hogy a megelőző tevékenységeket véghez kell vinni, ezért valószínűleg megemelik a projekt költségét. Gyakran az a kellemetlen helyzet állhat fenn, hogy - függetlenül a beillesztett tevékenységek mennyiségétől- lehetetlen lesz a kockázat valószínűségét nullára csökkenteni. | ||
A kockázatmenedzsment eljárás harmadik lépésében feltételezzük, hogy a kockázat mégisbekövetkezik, ekkor fel kell tenni a következő kérdést: "Minek kellene rendelkezésre állni, mit kellene tenni ahhoz, hogy csökkenjenek a kockázat következményei?"A megoldás lehet, hogy egy tevékenység - sorozat lesz, amelyet véghez kell vinni. Ezeket hívják megfékezési tevékenységnek.Reméljük, hogy ezekre a tervezett tevékenységekre sohasem lesz szükségünk, azonban célszerű kipróbálni őket, hátha mégis fel kell majd használni! Visszatérve a példánkhoz: lehet,hogy most jött el az ideje, hogy a pincéből elővegyük a tavalyi stand anyagát, megvizsgáljuk állapotát, még mielőtt arra kerülne a sor, hogy felhasználjuk őket. | ||
Segítségül lehetnek még olyan hatáskiváltó cselekvések, mint pl. a terv megbeszélése, egy minőségi ellenőrzés vagy egy bizonyos dolog tesztje. A kockázatkezelésben is igaz lehet a régi mondás: "Kis adag megelőzés nagy adag gyógyszerrel ér fel". |
Önellenőrző kérdések, feladatok | |||||||||
1. Mely állítások helyesek a kis projekteket illetően?
![]() | |||||||||
2. Mely állítások helyesek a kis projekteket illetően?
![]() | |||||||||
3. Melyik állítás igaz és melyik hamis, kisebb projektek esetében?
![]() | |||||||||
4. Melyik állítás igaz és melyik hamis, kisebb projektek esetében?
![]() | |||||||||
5. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
![]() | |||||||||
6. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
![]() | |||||||||
7. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
![]() |