KURZUS: Menedzsment ismeretek
MODUL: Munkahelyi vezetés és motiváció
3.2. lecke: Folyamatszervezés, munkaszervezés
Tanulási útmutató | ||
A lecke célja az, hogy bemutassa és rendszerbe foglalja a folyamatszervezés és munkaszervezés fogalmait, összefüggéseit és hatékonysághoz vezető fontosabb tényezőit. | ||
A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a "Cégmenedzsment, cégvezetés" c. jegyzet "Munkahelyi vezetés és motiváció" c. fejezetének "Folyamatszervezés, munkaszervezés" című alfejezetét, és a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot. | ||
Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat. | ||
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések | ||
| ||
Tevékenységek | ||
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási javaslatokat, utasításokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére. | ||
| ||
Követelmények | ||
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes: | ||
| ||
A lecke tananyaga | ||
A vállalati működést a legkülönbözőbb folyamatok tartják fenn - a legegyszerűbb bizonylatok kitöltésétől és továbbításától a legbonyolultabb termelési műveletek automatizált működtetéséig. A folyamatszervezés - tágabb értelemben - a vállalati menedzsment egyik legjellemzőbb, mindennapi feladata. A folyamattípusok széles körét érinti, a főbb vállalati funkciók teljesítésétől a munkafolyamatokig. A folyamatok lebonyolításának eredményessége egyrészt az adott folyamat megtervezésének, másrészt kivitelezésének, összességében a folyamatszervezés színvonalának függvénye. | ||
Ezen belül sok minden múlik az adott folyamat vezérlésén és szabályozásán - más szóval azon, hogy az adott folyamat hogyan terelhető a kitűzött célállapot felé, és hogyan korrigálhatók a menet közben jelentkező eltérések ahhoz, hogy a folyamat minimális ingadozással érje el a kívánt eredményt. A folyamatok vezérlésével és szabályozásával a kibernetika foglalkozik. | ||
A folyamatszervezés tartalma az adott folyamattípusnak megfelelően széles határon belül változik, jellege azonban sok közös vonást hordoz. | ||
A vállalati működés folyamattípusai saját tapasztalataink alapján - menedzsment-szempontból - a következő fontosabb kategóriákba sorolhatók: | ||
| ||
Zárt vagy nyitott folyamatokról kétféle szempontból is beszélhetünk. Ezek egyrészt abban különböznek egymástól, hogy önálló célja és kimenete van-e egy folyamatnak, avagy kényszerű input és/vagy output kapcsolatban áll-e más folyamattal. Másrészt zárt a folyamat akkor, ha annak lefutása pontos terv szerint vagy kényszerpályán történik meg, és nincs mód emberi beavatkozásra. A nyitott folyamat ehhez képest tartalmazhat kontroll-köröket, visszacsatolásokat és korrekciós lehetőségeket. | ||
A folyamatok logikai csoportosítása bármely folyamat legjellemzőbben előforduló lépéssorozatát adja. Tapasztalataink szerint a vállalati folyamatok legjellemzőbb lépései: az előkészítés, indítás, vezérlés, megfigyelés (monitoring), szabályozás visszacsatolással, befejezés és utógondozás. Ezek szinte minden folyamatban előfordulnak, sorrendjük általában kötött és követhető. | ||
Az előkészítés minden esetben a folyamat kezdőlépése. Az indítás annyit jelent, hogy minden előfeltétel adott, megkezdődhet a tudatos emberi tevékenység, amely mindig valamilyen átalakításra, változásra irányul. A vezérlés annyit jelent, hogy az adott folyamat kívánt irányba tereljük, amely történhet emberi úton vagy mechanikusan. A megfigyelés (monitoring) annyiban tér el a logikai folyamat többi lépésétől, hogy az indítástól kezdve párhuzamosan fut a folyamat-elemekkel, azaz minden további lépés feltételeit és hatásait követi, és jelez, ha a folyamat megszakad, nem a kívánt irányban halad vagy nem a várt eredményt hozza. | ||
A szabályozás visszacsatolással a kibernetika egyik legjellegzetesebb eleme. Lényege, hogy többnyire elektronikus úton állandóan mérjük a folyamat előrehaladásának jellegét és irányát a tervezetthez képest, az eltérést pedig nem csupán jelezzük, hanem magát a vezérlést is igazítjuk. A jó szabályozó rendszer hatására a folyamat ingadozása egyensúlyba hozható. A befejezés annyit jelent, hogy megtörtént minden szükséges emberi és gépi tevékenység, és megjelent a kívánt eredmény. Az utógondozás annyit jelent, hogy az adott folyamatnak lehetnek utóhatásai, járulékos további igényei, amelyekkel a menedzsmentnek előbb vagy utóbb foglalkoznia kell. | ||
A célterületi csoportosítást azért tartjuk szükségesnek, mert a cégeknek - attól függően, hogy ipari, mezőgazdasági, kereskedelmi vagy szolgáltató tevékenységet folytatnak-e, esetleg nonprofit szervezetként működnek - lehetnek sajátos, másutt nem jellemző folyamataik, amelyek menedzselése egyéni tartalmi közelítést feltételez. Végül, a folyamatok funkcionális csoportosítása a vállalati menedzsment tevékenységi területek szerinti, lényegi feladatait érinti. E fő területek a következők: termelés, értékesítés, logisztika, marketing, eszközgazdálkodás, gazdasági-pénzügyi kalkuláció és finanszírozás. Ezeket az alapfunkciókat szolgálja ki a humánerőforrás-menedzsment területe, amely egyben önálló vállalati funkcionális területnek számít. Minden ilyen terület folyamatainak irányításával, szervezésével a funkcionális menedzsment egy-egy külön témaköre foglalkozik. | ||
A folyamatszervezés célja az adott folyamat tervszerű, zökkenőmentes lebonyolítása. Szervezési szempontból lényeges különbség van az egyszeri és az ismétlődő folyamatok között. Az egyszeri folyamat lebonyolításának eredményessége erősen függ attól, hogy a tervezés során mennyiben sikerül figyelembe venni az adott folyamat szempontjából legfontosabb körülményeket, és hogy a kivitelezők mennyiben tudják megteremteni a szükséges feltételeket. Az ismétlődő folyamatok szervezése az első kivitelezés során teljesen hasonló. A későbbiekben azonban sokat segít az a tanulási folyamat, amelynek során megfigyelhetők a tervezés és kivitelezés hiányosságai. A szervezésben résztvevő szakemberek idővel komoly rutinra tesznek szert, és ez gyorsítja, gördülékenyebbé teszi az egész folyamatot. | ||
Az előkészítés feladata a szükséges induló feltételek megteremtése - mindenek előtt a folyamat egészének megtervezése. A tervezés magában foglalja a lebonyolítás célját, technikai és emberi feltételeit, átfutási idejét, fő fázisait és várható eredményét. A sikeres kivitelezést különféle hálótervezési technikák segítik. | ||
A hálótervezési technikák közös jellemzője, hogy az események és állapotok logikai egymásutánjának grafikus ábrázolásával gazdag információt nyújtanak a kivitelezőknek a szükséges feltételekről, lépésekről, az egyes fázisállapotokról és azok időigényéről. A legegyszerűbb szervezési modell, a Gantt-diagram arra szorítkozik, hogy ábrázolja az egyes lépések egymásutánját, párhuzamát. Az egyik legigényesebb módszer, a CPM módszer a teljes szervezési folyamat bonyolult tevékenységi és eseményhálóját ábrázolja, és módot ad az úgynevezett kritikus út meghatározására, amelynek segítségével a teljes folyamat átfutási ideje nagy biztonsággal kalkulálható. | ||
A folyamatok ellenőrzése a folyamat megtervezésétől a kivitelezésig minden területre kiterjed. Beavatkozásra a folyamatszervezés területén kivételes esetben lehet szükség. Jellemzően ilyen eset valamely induló feltétel hiánya egy ismétlődő folyamatban, vagy egy új folyamat feszített tervezése, amelyről csak a kivitelezés során derül ki, hogy azt nem lehet teljesíteni. Ugyancsak beavatkozást igényel, ha a folyamat valamely technikai paramétere veszélyzónába kerül, vagy az adott folyamat túllépi saját költségkeretét. Ilyenkor általában csak magas beosztású felelős személy beavatkozása segíthet. | ||
A munkaszervezés célja attól függ, hogy új feladatról van-e szó, vagy meglévő munkakör feltételeinek javításáról. Új feladat esetén a munkaszervezés elvei a folyamatszervezéséhez hasonlóak. A feladatot meg kell tervezni, indulási feltételeit meg kell teremteni, elindítani a munkát, majd ellenőrizni annak tervszerűségét, hasznosságát, és szükség esetén beavatkozni. Meglévő munkakör esetében a munkaszervezés célja a munkaminőség, termelékenység, hatékonyság növelése. Ezt szolgálja a kedvezőbb munkafeltételek megteremtése, munkakényelem fokozása, másrészről pedig a termelékenység mérése, és a termelékenységet fokozó eszközök és módszerek bevezetése. | ||
Önellenőrző kérdések |
1. Döntse el, igazak-e vagy hamisak a folyamattípusokról szóló alábbi állítások!
![]() | |||||||||||||||||||
2. Válassza ki a felsoroltak közül a helyes állításokat!
![]() | |||||||||||||||||||
3. Olvasmányai alapján döntse el, igazak-e vagy hamisak az alábbi állítások!
![]() | |||||||||||||||||||
4. Válassza ki az alább felsoroltak közül, hogy melyek a hatékony folyamatszervezés tényezői?
![]() | |||||||||||||||||||
5. Határozza meg a folyamatirányítás alábbi elemeinek időrendi sorrendjét a melléjük írt sorszámokkal! (1 = kezdőlépés, 7 = zárólépés) Indítás ![]() | |||||||||||||||||||
6. Döntse el, igazak-e vagy hamisak a folyamatok típusáról szóló alábbi állítások!
![]() | |||||||||||||||||||
7. Döntse el, igazak-e vagy hamisak a folyamatok típusáról szóló alábbi állítások!
![]() | |||||||||||||||||||
8. Válassza ki a felsoroltak közül a helyes állításokat!
![]() | |||||||||||||||||||
9. Döntse el, igazak-e vagy hamisak az alábbi állítások!
![]() | |||||||||||||||||||
10. Rangsorolja egymáshoz képest fontosságuk szerint az eredményes és hatékony munkavégzéshez szükséges alábbi tényezőket: (1 = legfontosabb, 5 = legkevésbé fontos) A termelékenység mérése ![]() | |||||||||||||||||||
11. Határozza meg egyértelműen, hogy a munkahelyi vezetésben milyen tipikus szervezési feladatok jelentkeznek!
![]() | |||||||||||||||||||
12. Döntse el, igazak-e vagy hamisak a teljesítményről és szervezésről szóló következő állítások!
![]() | |||||||||||||||||||
13. Válassza ki az alább felsoroltak közül, hogy melyek a folyamatszervezés sikerének tényezői?
![]() |