KURZUS: Menedzsment ismeretek

MODUL: Munkahelyi vezetés és motiváció

3.3. lecke: Vezetői hatékonyság és karriermenedzsment

Tanulási útmutató

A lecke célja egyrészt az, hogy ismertesse a vezetői hatékonyság fontosabb feltételeit, köztük a munkahelyi jó szokások és a vezetői időgazdálkodás szerepét, másrészt hogy bemutassa a vezetői önfejlesztés és karriermenedzsment elveit, szempontjait.

A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a "Cégmenedzsment, cégvezetés" c. jegyzet "Munkahelyi vezetés és motiváció" c. fejezetének "Vezetői hatékonyság és karriermenedzsment" című alfejezetét, és a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot.

Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat.

A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések
  • Időrabló tényezők: rendetlenség, halogatás, helytelen vezetői szokások, zavaró külső tényezők
  • Időgazdálkodás: határidők, emlékeztetők, iratrendezők, diktafon használata, telefonálási, vendégfogadási szabályok
  • Peter-elv (Parkinson-elv), vezetői hatékonyság, karriermenedzsment, motiváció.
Tevékenységek

A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási javaslatokat, utasításokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére.

  • Olvassa el a jegyzetben, és gondolja át, milyen különbség mutatkozik a hatékony és a halogató vezető munkahelyi légkörében és teljesítményében.
  • Sorolja fel, hogy mi minden vezet halogatáshoz a munkahelyi vezető életében.
  • Keressen magyarázatot arra, hogy miért hátrányos vezetői szokás a döntések és teendők halogatása.
  • A jegyzet megadott alfejezete és olvasmányai alapján jegyezzen fel olyan eseményeket, amelyek tipikusan a vezetői döntéshiányból, rossz szokásokból erednek.
  • Tudja meghatározni, hogy milyen szokások javíthatják a munkahelyi vezető hatékonyságát.
  • Sorolja fel a vezetői karriermenedzsment fő szempontjait.
  • Tudja kiválasztani a karrier szempontjából fontos vezetői tulajdonságokat, szokásokat.
  • Ismerje a beosztottak motiválásához szükséges főbb tényezőket.
Követelmények

A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:

  • jellemzői alapján kiválasztani a hatékony és káros vezetői szokásokat
  • megfogalmazni, egyértelmű választ adni arra, hogy miért káros szokás a munkahelyi rendetlenség, vezetői határozatlanság és halogatás
  • megnevezni a halogatás fontosabb okait
  • megnevezni olyan eseményeket, amelyek tipikusan valamely vezetői rossz szokásból erednek
  • jellemzőik alapján meghatározni a vezetői karrierhez szükséges jellemvonásokat
  • felsorolni a munkatársak karrierjének támogatási lehetőségeit
  • választ adni arra, hogy mely vezetői tulajdonságok miért és hogyan növelhetik a munkahelyi teljesítőképességet.
A lecke tananyaga

A munkahelyi vezető teljesítményének egyik igen szoros kerete az idő, amely még a legtehetségesebb menedzser sikeresélyeit is korlátok közé szorítja. A vezetéspszichológia és a munkaszervezés szakirodalma éppen ezért foglalkozik kiemelten a vezetői időgazdálkodás kérdésével. A témakört jegyzetünkben ezért alaposan részletezzük.

A munkahelyi főnök tipikus időrablói közé tartozik a munkát megszakító bármilyen esemény, mert hatalmas aktiválási energiára van szükség ahhoz, hogy újrakezdjünk egy megszakított gondolatmenetet. Ilyen események a vezetői munkát megszakító telefonhívások, bejelentés nélkül betoppanó látogatók, hirtelen összehívott értekezletek. A tapasztalat szerint ezek ellen nagyrészt védekezni lehet bizonyos munkahelyi szokások bevezetésével, szabályok betartásával. Komolyabb, és nehezebben kivédhető időrabló tényezők az előre nem tervezhető krízishelyzetek. Ilyenkor a vezető áldozatkészségére és határozottságára van szükség, hogy a probléma megoldása után visszatérhessen megszakított feladatához.

A zsúfolt íróasztal, és személyes szervezetlenség olyan időrabló, amely az egyén adottságából ered, és tarthatatlan. A külső rendetlenség súlyosabb esete áll fenn, ha az belső rendetlenséggel is párosul. A célok, prioritások, határidők kitűzésének hiánya részben vezetői, részben szervezési hiba. Ehhez kapcsolódik a Peter-elv, vagy más kifejezéssel Parkinson törvénye szerint minden ember addig halad felfelé a munkahelyi ranglétrán, amíg el nem ér egy olyan vezetői szintet, amelynek a betöltésére már alkalmatlan. A vezetőcserék és szervezeti átalakítások sokat javíthatnak a helyzeten.

Az önmagát túlértékelő vezető gyakran avatkozik bele olyan rutinba vagy részletkérdésbe, ami mások dolga lenne, s ezzel saját idejét vonja el saját fontosabb feladataitól. További jellemzője, hogy túl sok feladatot vállal fel egyszerre, lebecsülve azok időigényét, és még így sem tanul a sok kudarcból - gyakran azért, mert képtelen arra, hogy nemet mondjon. Ha a munkahelyi vezetőhöz tévesen, pontatlanul vagy hiányosan érkeznek el a szükséges információk, nincsenek világos célok, felelősségi és jogosultsági határvonalak, az már általában a vállalati szervezet hiányossága. A döntéshiány és a döntések halogatása viszont a tapasztalatok szerint személyes hiba, mivel ilyenkor határozatlan, döntésre képtelen személyiség ül felelős vezetői beosztásban.

Rue és Byars hangsúlyozza az időelemzés fontosságát, és megfogalmazza a vezetői időgazdálkodás aranyszabályait. A szerzők fontosnak tartják a jó munkahelyi szokások kialakítását a vezetői munkában - például emlékeztetők, iratrendezők és a diktafon használatát. Figyelemre méltók a hatékony telefonálásra és a látogatók kezelésére, a felelősség delegálására és a halogatás elkerülésére vonatkozó ajánlásaik. A telefonálás a szerzők szerint legyen időhöz kötött tevékenység, és legyen a titkárnő feladata! Telefonáljunk röviden, a szószátyár telefonálókat ügyesen le kell állítani, és folytassunk konferencia-beszélgetést, ha csak lehet! A főnök rendszeresen irányozzon elő néhány szabad órát a látogatók fogadására, és csak bejelentett vendéget fogadjon. Megbeszéléseken rögtön a tárgyra kell térni, és felállva jelezni a tárgyalás végét. A kellemetlen látogatóval ajánlatos a főnöki iroda ajtajában állva tanácskozni. Még előnyösebb a tárgyalóban fogadni a vendéget, ahonnan a főnök bármikor eltávozhat. Fontos továbbá a feladatok delegálása, mert időpazarlás olyasmivel foglalkozni, amit a beosztott is elvégezhet. A delegálás felszabadítja a vezetőt a valóban fontos főnöki teendőkre.

Az alkalmatlan munkahelyi vezető egyik jellemző magatartása a döntés vagy végrehajtás halogatása. Az aggályos alaptermészet és a túl összetett feladat egyaránt hajlamosíthat a halogatásra, és a félelem is halogatást szül, ha például fegyelmezni kell egy munkatársat. Rue és Byars a következő javaslatokkal él a halogatás elkerülésére:

  • Tűzzünk ki határidőket, és ne reméljük, hogy a kellemetlen feladatok maguktól megoldódnak!
  • Értékes idő és energia mehet veszendőbe, ha egyik projektről a másikra "ugrándozunk"
  • A nagyobb projekteket célszerű felbontani kisebb feladatokra, majd a legkisebbel kezdeni hozzá a megvalósításhoz.

Az értekezletek a főnök és beosztottjai számára egyaránt lehetnek hasznosak és unalmasak, de az értekezletek gyakoriságát és időtartamát mindenképpen a legszükségesebbre kell korlátozni. Fontos az is, hogy az ülések jól előkészítettek, rövidek, és célra törőek legyenek.

A karriermenedzsment egyrészt a munkavállaló személyes közreműködését jelenti saját szakmai, munkahelyi érvényesülése érdekében, másrészt a munkahelyi vezető tudatos közreműködését önmaga és munkatársai fejlődésében, nagyobb perspektíváinak kialakításában és megvalósításában. Mindehhez elengedhetetlen a vezető és a beosztott egyén személyiségének, tudatának, önbizalmának állandó fejlesztése. Az érvényesülés természetesen mást-mást jelent olyan személyek esetében, akik vezetői beosztásra, szakmai elmélyülésre vagy éppenséggel sikeres politikai pályafutásra, közismertségre, köztiszteletre vágynak.

A céltudatosság Rue és Byars szerint a személyes és munkahelyi célok összehangolásával vezet eredményre. A sikernek fontos eleme az is, hogy az egyénnek komoly elvárásai legyenek önmagával és munkatársaival szemben. A döntési készség és a döntés bátorsága is nélkülözhetetlen a sikerhez. Gyorsan kell dönteni, és a döntés után már nem szabad rágódni azon, hogy helyesen döntöttünk-e. Ha a vezető a beosztottak bevonásával dönt, beosztottai könnyebben azonosulnak a döntéssel. A helyes döntés végrehajtásához késlekedés nélkül hozzá kell kezdeni. A célok elérését segíti az informálódás és a megfelelő módszerek megválasztása. A sikeres karriermenedzsmentnek fontos eszköze továbbá a nyitottság, változtatási készség, rugalmasság. Mindezekhez fontos, hogy szívesen vállaljuk fel önmagunkat és a kihívásokat, siker esetén pedig az, hogy arról feletteseinket is informáljuk.

Fontos vezetői feladat a beosztottak karrierjének támogatása. A szerzők szerint alaposan meg kell ismerni a munkatársak érdeklődését, képességeit, kapacitását, magatartását, és megadni nekik minden lehetséges elismerést jól végzett munkájukért.

Saját cégtapasztalataink is alátámasztják a motiváció széles eszköztárának hasznosságát, ha az eszközöket a munkahelyi vezetés képes összehangolni a beosztottak nyilvánvaló és rejtett igényeivel. Még a kudarckerülő ember is csak akkor hárítja el a felelősséggel járó feladatot, ha az meghaladja tényleges vagy vélt képességeit. Ha pedig a munkahelyi vezető lelkesíteni képes az ilyen munkatársat, az többnyire felvállalja az adott feladatot és felelősséget, a csapatszellem pedig csodákra képes.

Önellenőrző kérdések
1. Stogdill-nak a nyomtatott jegyzetben bemutatott felmérése alapján rangsorolja fontosság szerint az alábbi vezetői képességeket!
(1 = legfontosabb, 5 = legkevésbé fontos)

Közösségi érzés, lelkesítés a munkára
Feladatközpontúság, szorgalom
Felelősségérzet
Önbizalom, a munkatársak bátorítása
Beszédkészség

2. Döntse el, igazak-e vagy hamisak a halogatásról szóló alábbi állítások!
Az aggályoskodás és a túl összetett feladat hajlamosít a halogatásra.
Halogatáshoz vezet, ha a főnöknek nincs bátorsága fegyelmezni a munkatársat.
Az új és bonyolultnak látszó feladat mindenkit inkább bátorít, mintsem halogatásra késztet.
Mindig a legnehezebb feladattal kell kezdeni, mert jól esik túllenni rajta.
3. Válassza ki, hogy a felsoroltak közül melyek a helyes állítások!
A kellemetlen látogatót az irodaajtón kívül célszerű fogadni.
Bejelentés nélkül is fogadni kell mindenkit, nehogy elbizakodottnak tartsák a főnököt.
Demokratikus munkahelyi légkörben a nyitott ajtó jól bevált vezetői szokás.
Előnyös, ha egy vezetőtárs irodájában tárgyalunk, mert így udvariatlanság nélkül bármikor eltávozhatunk.
A szabad munkahelyi órákat nem a látogatók fogadására, hanem reprezentációra kell fordítani.
4. Döntse el, igazak-e vagy hamisak a hasznos vezetői szokásokról szóló alábbi kijelentések!
A levelezési anyagok között rendet kell tartani, de ez a titkárnő dolga.
A diktafont ki kell kapcsolni, amíg a főnök a következő mondaton gondolkodik.
A hosszú értekezletek fontosak, mert túl sok témát nem lehet rövid idő alatt megvitatni.
A rövid emlékeztetők megkönnyítik a vezető munkáját.
5. Válassza ki a felsoroltak közül a vezetői időgazdálkodásról szóló, helyes állításokat!
A munkát megszakító telefonhívások jól jönnek, mert a főnöknek is kell a lazítás.
A határidőt akkor is tartani kell, ha a munkát nem lehet jó minőségben, időre befejezni.
Az előre nem tervezhető krízishelyzetek tipikus időrablók, de ezeket nem lehet kizárni.
A bejelentés nélkül betoppanó látogatókat is szívesen kell látni, mert sosem lehet tudni, miért jöttek.
A terven kívüli értekezlet csak akkor tekinthető időrabló tényezőnek, ha azt a főnök felettese hívja össze.
A szervezetlenség azért káros, mert emiatt gyakrabban kell felelősségre vonni a beosztottakat.
A vezető soha ne avatkozzék bele abba, ami mások dolga lenne.
6. Döntse el, igazak-e vagy hamisak a munkahelyi vezetőknek szóló alábbi jótanácsok!
Ne a titkárnő telefonáljon, mert az ügyfelek jó néven veszik, ha a főnök személyesen tárcsázza fel őket.
A diktafon felesleges, a főnök nem ér rá kapcsolgatni.
Bejelentés nélküli vendéget ne fogadjunk, kivéve a rendkívüli helyzeteket.
A titkárnő elismertsége és pozíciója tükrözze a főnöknek járó tiszteletet.
7. Döntse el, igazak-e vagy hamisak a munkahelyi vezetőknek szóló alábbi jótanácsok!
A főnök jobban ráér, ezért elsősorban a titkárnő idejével kell jól gazdálkodni.
Ha a főnök fontos személyt vár, az iroda ajtaja már előre legyen nyitva.
A halogatás hasznos szokás, mert idővel a probléma magától is megoldódhat.
Az íróasztal rendetlensége rontja a vezetői hatékonyságot, és káros hatással van a cég arculatára is.
8. Határozza meg, mi következik abból a megfigyelt tényből, hogy a képzelőerő, leleményesség és kreativitás az emberek széles körében megnyilvánuló képesség!
Szélesebb körből kell toborozni a megfelelő munkavállalókat.
Bízni kell a beosztottak kreativitásában, amikor nehéz probléma megoldása a feladat.
A kutatás-fejlesztés területén különösen fontos a kreativitás, de csak ha már ki van tűzve a feladat.
A leleményes emberek nem csak a jóra, hanem a rosszra is hajlamosak, jó lesz vigyázni.
9. Olvasmányai alapján indokolja meg igaz vagy hamis értékeléssel, hogy miért fontos a munkahelyi vezető időgazdálkodása!
Csak akkor fontos, ha szorít az idő, egyéb esetben az időgazdálkodás maga is tervezhető.
Azért fontos, mert számos vezetői elfoglaltság alsóbb szintre is delegálható.
Azért fontos, mert tudni kell különbséget tenni fontos és lényegtelen problémák, teendők között, hogy a fontos teendőkre jusson kellő idő.
Mindig fontos, mert egyszer élünk, és másra is kell az idő, nem csak a munkára.
10. Válassza ki a felsoroltak közül a főnöki látogatásokról szóló helyes állításokat!
A kellemetlen látogatót az irodaajtón kívül célszerű fogadni.
Bejelentés nélkül is fogadni kell mindenkit, nehogy elbizakodottnak tartsák a főnököt.
Demokratikus munkahelyi légkörben a nyitott ajtó jól bevált vezetői szokás.
Előnyös, ha egy vezetőtárs irodájában tárgyalunk, mert így udvariatlanság nélkül bármikor eltávozhatunk.
A szabad munkahelyi órákat nem a látogatók fogadására, hanem reprezentációra kell fordítani.
11. Válassza ki a felsoroltak közül a vezetői időgazdálkodásról szóló, értelmes és helyes állításokat!
A zsúfolt íróasztal növeli a vezetői tekintélyt.
A túl sok feladat felvállalása, időigényük lebecsülése teljesen megzavarhatja a vezetői munkát.
A felelősségi, jogosultsági határvonalak hiánya nem hátrány, mert rugalmasságra ösztönöz.
A vezetői döntéshiány még előnyös is lehet, ha a beosztottak döntenek, mert akkor őket terheli a felelősség.
A lehetetlen feladatokra határozottan nemet kell mondani.
12. Olvasmányai alapján adjon egyértelmű választ arra, hogy a főnöki telefonálásokkal kapcsolatban melyik a legtalálóbb állítás!
Csak meghatározott időpontokban fogadjunk külső hívásokat, kivéve ha éppen ráérünk.
Bármilyen szószátyár a telefonáló, végig kell hallgatni, mert az udvariasság a legfőbb vezetői erény.
A naptárba később is be lehet írni a telefonon elvállalt programokat.
Telefonhívásainkat úgy kell időzíteni, ahogy az a hívott félnek leginkább megfelel.
Ha a másik vonalon is hívnak, felváltva célszerű beszélgetni a két féllel, hogy egyiket se várassuk sokáig.
A konferencia-beszélgetés hatékony, de szokatlan telefonálási forma, előnyösebb a kétszemélyes csevegés.
13. Döntse el, igazak-e vagy hamisak a halogatásról szóló alábbi megállapítások!
A kellemetlen feladatokat célszerű halogatni, hátha valaki felvállalja őket.
A határidő kitűzése a legtöbb esetben segíti a vezetői munkát.
A halogatás hasznos is lehet, ha a döntéshez szükséges információk egy része még hiányzik.
Az az egyén, aki kifejezetten halogató típus, nem való vezetőnek.
14. Döntse el, igazak-e vagy hamisak a karriermenedzsmentről szóló alábbi állítások!
Vezetői karrierünk érdekében akkor is határozottan kell állást foglalnunk, ha a probléma lényegével nem vagyunk tisztában.
A vonzó külső és határozott fellépés fontos eleme a vezetői karriernek.
A munkatársak kapacitását és érdeklődését felesleges megismerni, mert kényszerítő helyzetben mindenki többet dolgozik.
15. Válassza ki, hogy az alábbiak közül melyek a vezetői munkát és karriert segítő magatartások!
A munkatársak teljesítménytől független, egyenlő anyagi elismerése, mert mindenkinek szüksége van a pénzre.
A lázadó, dühös vagy kötekedő munkatársakkal szemben ugyanilyen hangnem alkalmazása, hogy ne lássák gyengének a főnököt.
A csapatszellem erősítése.
A munkatársak lelkesítése akkor is, ha érdektelen, unalmas feladatról van szó.
A munkahelyi problémák higgadt, tárgyilagos kezelése.
16. Válassza ki, hogy az alább felsoroltak közül melyek a karriermenedzsment minőségi ismérvei!
A már meghozott döntés visszavonása, ha azzal többen nem értenek egyet.
Akciók késleltetése, ha a feltételek hiányoznak.
Eltekintés a változásoktól, mert a problémák nagy része úgyis megoldódik.
A nehéz feladatok átgondolása és megtervezése.
Az alkalmazottak aprólékos ellenőrzése, mert sosem lehet tudni...
Normák és prioritások a döntésekben, és a munkatársak megítélésében.