KURZUS: Menedzsment ismeretek

MODUL: Munkahelyi vezetés és motiváció

6.2. lecke: Folyamatszervezés, munkaszervezés

Tanulási útmutató

A lecke célja az, hogy bemutassa és rendszerbe foglalja a folyamatszervezés és munkaszervezés fogalmait, összefüggéseit és hatékonysághoz vezető fontosabb tényezőit.

A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a "Cégmenedzsment, cégvezetés" c. jegyzet "Munkahelyi vezetés és motiváció" c. fejezetének "Folyamatszervezés, munkaszervezés" című alfejezetét, és a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot.

Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat.

A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések
  • Folyamattípusok: nyitott és zárt folyamatok, logikai folyamattípusok, célterületi folyamattípusok
  • Folyamatelemek: előkészítés, indítás, vezérlés, megfigyelés, szabályozás visszacsatolással, korrekció, lezárás
  • Monitoring, beavatkozás, folyamatszervezés, munkaszervezés.
Tevékenységek

A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási javaslatokat, utasításokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére.

  • Olvassa el a jegyzetben, és gondolja át, mi a különbség a zárt és nyitott folyamatok között.
  • Keressen magyarázatot arra, hogy miért célszerű logikai lépések egymásutánjára bontani a vállalati folyamatokat.
  • Tudja megfogalmazni a folyamatszervezés célját.
  • A jegyzet megadott alfejezete és olvasmányai alapján jegyezzen fel olyan eseményeket, amelyek tipikusan valamely célterületi folyamat menedzselését igénylik.
  • Tudja meghatározni, hogy melyek a vállalat főbb funkcionális folyamatai.
  • Ismerje a vállalati folyamatok logikai csoportosítását, és a logikai lépések tartalmát.
  • Tudja meghatározni a vezérlés és visszacsatolás közti különbséget.
  • Ismerje a munkaszervezés célját, elveit és várható eredményeit.
Követelmények

A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:

  • jellemzői alapján megkülönböztetni a zárt és nyitott folyamatokat
  • egyértelmű választ adni arra, hogy miért célszerű logikai lépésekre bontani a vállalati folyamatokat
  • megnevezni a folyamatszervezés célját és lényegét
  • jellemzőik alapján meghatározni a vállalat fontosabb célterületi folyamatait
  • megnevezni a vállalati működés funkcionális területeit, folyamatait
  • felsorolni a főbb funkcionális folyamatokban előforduló menedzsment teendőket
  • választ adni arra, hogy mi a célja a munkaszervezésnek
  • felsorolni a munkaszervezéstől várható eredményeket.
A lecke tananyaga

A vállalati működést a legkülönbözőbb folyamatok tartják fenn - a legegyszerűbb bizonylatok kitöltésétől és továbbításától a legbonyolultabb termelési műveletek automatizált működtetéséig. A folyamatszervezés - tágabb értelemben - a vállalati menedzsment egyik legjellemzőbb, mindennapi feladata. A folyamattípusok széles körét érinti, a főbb vállalati funkciók teljesítésétől a munkafolyamatokig. A folyamatok lebonyolításának eredményessége egyrészt az adott folyamat megtervezésének, másrészt kivitelezésének, összességében a folyamatszervezés színvonalának függvénye.

Ezen belül sok minden múlik az adott folyamat vezérlésén és szabályozásán - más szóval azon, hogy az adott folyamat hogyan terelhető a kitűzött célállapot felé, és hogyan korrigálhatók a menet közben jelentkező eltérések ahhoz, hogy a folyamat minimális ingadozással érje el a kívánt eredményt. A folyamatok vezérlésével és szabályozásával a kibernetika foglalkozik.

A folyamatszervezés tartalma az adott folyamattípusnak megfelelően széles határon belül változik, jellege azonban sok közös vonást hordoz.

A vállalati működés folyamattípusai saját tapasztalataink alapján - menedzsment-szempontból - a következő fontosabb kategóriákba sorolhatók:

  • Zárt vagy nyitott folyamatok
  • Logikai folyamatok (előkészítés, indítás, megfigyelés, menedzselés, befejezés)
  • Célterületi (pl. ipari, kereskedelmi) folyamatok
  • Funkcionális (pl. logisztikai, pénzügyi) folyamatok.

Zárt vagy nyitott folyamatokról kétféle szempontból is beszélhetünk. Ezek egyrészt abban különböznek egymástól, hogy önálló célja és kimenete van-e egy folyamatnak, avagy kényszerű input és/vagy output kapcsolatban áll-e más folyamattal. Másrészt zárt a folyamat akkor, ha annak lefutása pontos terv szerint vagy kényszerpályán történik meg, és nincs mód emberi beavatkozásra. A nyitott folyamat ehhez képest tartalmazhat kontroll-köröket, visszacsatolásokat és korrekciós lehetőségeket.

A folyamatok logikai csoportosítása bármely folyamat legjellemzőbben előforduló lépéssorozatát adja. Tapasztalataink szerint a vállalati folyamatok legjellemzőbb lépései: az előkészítés, indítás, vezérlés, megfigyelés (monitoring), szabályozás visszacsatolással, befejezés és utógondozás. Ezek szinte minden folyamatban előfordulnak, sorrendjük általában kötött és követhető.

Az előkészítés minden esetben a folyamat kezdőlépése. Az indítás annyit jelent, hogy minden előfeltétel adott, megkezdődhet a tudatos emberi tevékenység, amely mindig valamilyen átalakításra, változásra irányul. A vezérlés annyit jelent, hogy az adott folyamat kívánt irányba tereljük, amely történhet emberi úton vagy mechanikusan. A megfigyelés (monitoring) annyiban tér el a logikai folyamat többi lépésétől, hogy az indítástól kezdve párhuzamosan fut a folyamat-elemekkel, azaz minden további lépés feltételeit és hatásait követi, és jelez, ha a folyamat megszakad, nem a kívánt irányban halad vagy nem a várt eredményt hozza.

A szabályozás visszacsatolással a kibernetika egyik legjellegzetesebb eleme. Lényege, hogy többnyire elektronikus úton állandóan mérjük a folyamat előrehaladásának jellegét és irányát a tervezetthez képest, az eltérést pedig nem csupán jelezzük, hanem magát a vezérlést is igazítjuk. A jó szabályozó rendszer hatására a folyamat ingadozása egyensúlyba hozható. A befejezés annyit jelent, hogy megtörtént minden szükséges emberi és gépi tevékenység, és megjelent a kívánt eredmény. Az utógondozás annyit jelent, hogy az adott folyamatnak lehetnek utóhatásai, járulékos további igényei, amelyekkel a menedzsmentnek előbb vagy utóbb foglalkoznia kell.

A célterületi csoportosítást azért tartjuk szükségesnek, mert a cégeknek - attól függően, hogy ipari, mezőgazdasági, kereskedelmi vagy szolgáltató tevékenységet folytatnak-e, esetleg nonprofit szervezetként működnek - lehetnek sajátos, másutt nem jellemző folyamataik, amelyek menedzselése egyéni tartalmi közelítést feltételez. Végül, a folyamatok funkcionális csoportosítása a vállalati menedzsment tevékenységi területek szerinti, lényegi feladatait érinti. E fő területek a következők: termelés, értékesítés, logisztika, marketing, eszközgazdálkodás, gazdasági-pénzügyi kalkuláció és finanszírozás. Ezeket az alapfunkciókat szolgálja ki a humánerőforrás-menedzsment területe, amely egyben önálló vállalati funkcionális területnek számít. Minden ilyen terület folyamatainak irányításával, szervezésével a funkcionális menedzsment egy-egy külön témaköre foglalkozik.

A folyamatszervezés célja az adott folyamat tervszerű, zökkenőmentes lebonyolítása. Szervezési szempontból lényeges különbség van az egyszeri és az ismétlődő folyamatok között. Az egyszeri folyamat lebonyolításának eredményessége erősen függ attól, hogy a tervezés során mennyiben sikerül figyelembe venni az adott folyamat szempontjából legfontosabb körülményeket, és hogy a kivitelezők mennyiben tudják megteremteni a szükséges feltételeket. Az ismétlődő folyamatok szervezése az első kivitelezés során teljesen hasonló. A későbbiekben azonban sokat segít az a tanulási folyamat, amelynek során megfigyelhetők a tervezés és kivitelezés hiányosságai. A szervezésben résztvevő szakemberek idővel komoly rutinra tesznek szert, és ez gyorsítja, gördülékenyebbé teszi az egész folyamatot.

Az előkészítés feladata a szükséges induló feltételek megteremtése - mindenek előtt a folyamat egészének megtervezése. A tervezés magában foglalja a lebonyolítás célját, technikai és emberi feltételeit, átfutási idejét, fő fázisait és várható eredményét. A sikeres kivitelezést különféle hálótervezési technikák segítik.

A hálótervezési technikák közös jellemzője, hogy az események és állapotok logikai egymásutánjának grafikus ábrázolásával gazdag információt nyújtanak a kivitelezőknek a szükséges feltételekről, lépésekről, az egyes fázisállapotokról és azok időigényéről. A legegyszerűbb szervezési modell, a Gantt-diagram arra szorítkozik, hogy ábrázolja az egyes lépések egymásutánját, párhuzamát. Az egyik legigényesebb módszer, a CPM módszer a teljes szervezési folyamat bonyolult tevékenységi és eseményhálóját ábrázolja, és módot ad az úgynevezett kritikus út meghatározására, amelynek segítségével a teljes folyamat átfutási ideje nagy biztonsággal kalkulálható.

A folyamatok ellenőrzése a folyamat megtervezésétől a kivitelezésig minden területre kiterjed. Beavatkozásra a folyamatszervezés területén kivételes esetben lehet szükség. Jellemzően ilyen eset valamely induló feltétel hiánya egy ismétlődő folyamatban, vagy egy új folyamat feszített tervezése, amelyről csak a kivitelezés során derül ki, hogy azt nem lehet teljesíteni. Ugyancsak beavatkozást igényel, ha a folyamat valamely technikai paramétere veszélyzónába kerül, vagy az adott folyamat túllépi saját költségkeretét. Ilyenkor általában csak magas beosztású felelős személy beavatkozása segíthet.

A munkaszervezés célja attól függ, hogy új feladatról van-e szó, vagy meglévő munkakör feltételeinek javításáról. Új feladat esetén a munkaszervezés elvei a folyamatszervezéséhez hasonlóak. A feladatot meg kell tervezni, indulási feltételeit meg kell teremteni, elindítani a munkát, majd ellenőrizni annak tervszerűségét, hasznosságát, és szükség esetén beavatkozni. Meglévő munkakör esetében a munkaszervezés célja a munkaminőség, termelékenység, hatékonyság növelése. Ezt szolgálja a kedvezőbb munkafeltételek megteremtése, munkakényelem fokozása, másrészről pedig a termelékenység mérése, és a termelékenységet fokozó eszközök és módszerek bevezetése.

Önellenőrző kérdések
1. Döntse el, igazak-e vagy hamisak a folyamattípusokról szóló alábbi állítások!
A zárt folyamatokat az jellemzi, hogy azok lezárultak, az eredményen már nem lehet változtatni.
A nyitott folyamatok kimenetele sokféle lehet, ezért azok nem tervezhetők, és nehezen irányíthatók.
Az előkészítés a logikai folyamat első eleme, az indítást is megelőzi.
Megfigyelésre csak akkor van szükség, ha az adott folyamat új, szokatlan eseményt idéz elő.
2. Válassza ki a felsoroltak közül a helyes állításokat!
A befejezés már nem része a folyamatnak, mert ott a projekt lezárul.
A gyártáselőkészítés valamely célterületi, általában ipari folyamat egyik fontos fázisa.
Nyitott folyamatok esetében nincs lehetőség a folyamat lezárására.
A hitelbírálat a bank részéről célterületi, a hiteligénylő vállalat részéről funkcionális folyamat eleme.
A monitoring a számítógépes képernyő-gyártás fejlesztésének eleme.
Az anyagmozgatás a termelési folyamat egyik funkcionális lépése.
3. Olvasmányai alapján döntse el, igazak-e vagy hamisak az alábbi állítások!
Az ütemterv segít áttekinteni a folyamat lépéseit.
A szervezés csak a munkák irányítását jelenti, a feltételek megteremtése nem tartozik a szervezéshez.
Pénzzel bárki bármilyen feladatra motiválható.
4. Válassza ki az alább felsoroltak közül, hogy melyek a hatékony folyamatszervezés tényezői?
A kritikus szakaszok folyamatos ellenőrzése.
Független munkafelügyelő az emberek munkájának figyelésére.
Szoros teljesítmény-ellenőrzés, a megfelelő szankciókkal.
Az eltérések időbeni észlelése.
Szabályozás visszacsatolással az eredeti célokhoz.
A vállalati belső ellenőrzés aktív közreműködése.
Kivételes vezetői beavatkozás, ha a feltételek hiányoznak.
Kivételes vezetői beavatkozás, ha a felsővezetés döntései megváltoznak.
Több projekt egyidejűl irányítása, mert a gyakori váltás önbizalmat ad a vezetőnek.
5. Határozza meg a folyamatirányítás alábbi elemeinek időrendi sorrendjét a melléjük írt sorszámokkal!  (1 = kezdőlépés,  7 = zárólépés)

Indítás
Eltérések jelzése
Tervezés
Korrekció
Ellenőrzés
Előkészítés
Visszacsatolás

6. Döntse el, igazak-e vagy hamisak a folyamatok típusáról szóló alábbi állítások!
Szervezési szempontból nyitott folyamat az, amely kapcsolatban áll más folyamatokkal.
A zárt folyamatot az jellemzi, hogy már megtörtént a projekt lezárása.
Nem lehet nyitott az a folyamat, amelynek célját és kimenetelét más folyamatok is befolyásolják.
Az önálló cél és önálló output csak a zárt folyamatokra jellemző.
7. Döntse el, igazak-e vagy hamisak a folyamatok típusáról szóló alábbi állítások!
Ha a folyamat kényszerpályán fut emberi beavatkozás nélkül, akkor sajátos jellegű zárt folyamatról beszélünk.
A visszacsatolás lehetősége a nyitott folyamatokra jellemző.
A folyamatok menedzselése a feltételek megtervezésétől és megteremtésétől egészen a projekt lezárásáig terjed.
Az egymást követő folyamatszakaszok következetes vezérlése a hatékonyság egyik fontos tényezője.
8. Válassza ki a felsoroltak közül a helyes állításokat!
A munkaszervezés nem mindig javítja meg a munkafeltételeket.
Folyamatszervezésre csak nyitott folyamatok esetében van szükség.
Ha túlfeszített a terv, könnyen elakad a megvalósítás folyamata.
A folyamatok ellenőrzésének csak a kezdeti fázisokban van értelme, mert később már önműködővé válnak az események.
A gondos folyamattervezés a folyamat megtervezésétől a kivitelezésig minden területre kiterjed.
A munkaszervezéscélja nem különbözik meglévő munkakör és új feladat esetében.
Ha egy folyamat elakad, először a felelőst kell megkeresni, és csak azután beavatkozni a folytatás érdekében.
9. Döntse el, igazak-e vagy hamisak az alábbi állítások!
Nem csak az új munkafeladatokat kell megtervezni, mert az ismétlődő feladatokról is könnyen elfeledkezik az ember.
A termelékenység mérése önmagában még nem növeli a termelékenységet.
A munkafeltételek javítása csak tervszerűség kérdése, mert mindenki tisztában van azzal, hogy a tervet teljesíteni kell.
Ellenőrzésre csak hanyag munkavégzés esetén van szükség.
10. Rangsorolja egymáshoz képest fontosságuk szerint az eredményes és hatékony munkavégzéshez szükséges alábbi tényezőket: (1 = legfontosabb, 5 = legkevésbé fontos)

A termelékenység mérése
Anyagi ösztönzés
A feladatok világos megfogalmazása
A szükséges munkafeltételek megteremtése
Állandó, aprólékos vezetői ellenőrzés

11. Határozza meg egyértelműen, hogy a munkahelyi vezetésben milyen tipikus szervezési feladatok jelentkeznek!
Folyamatszervezés, értekezletek megszervezése, a titkárnő napirendi beosztásának meghatározása.
Folyamatszervezés, munkaszervezés, a beérkező anyagok szállításának megszervezése.
Csak a munkaszervezés, a feladatok egyértelmű kiosztásával és számonkérésével.
Folyamatszervezés, munkaszervezés, a szükséges feltételek megteremtése, szervezetfejlesztés és a szervezeti működés irányítása.
Bármely logisztikai folyamat bejövő és kimenő forgalmának megszervezése.
12. Döntse el, igazak-e vagy hamisak a teljesítményről és szervezésről szóló következő állítások!
A Gantt-diagram a munkahelyi teljesítmény mérésére szolgál.
A folyamatszervezésnek nincs szerepe a munkateljesítményben, mert a teljesítmény az emberi munkától függ, nem a szervezéstől.
A munkaszervezés célja a munkaminőség, termelékenység, hatékonyság növelése.
A munkaszervezés célja csak a munkakényelem fokozása, ettől már mindig nő a teljesítmény.
13. Válassza ki az alább felsoroltak közül, hogy melyek a folyamatszervezés sikerének tényezői?
Csak a folyamat ütemterve, mert a jó tervet könnyű teljesíteni.
Célprémium kitűzése minden felelősnek és beosztottnak.
Alapos előkészítés, jó ütemtervvel.
A feltételek hiánytalan megteremtése.
Indítás az előírt időben.
A folyamat követése (monitoring, follow-up) napi vagy óránkénti gyakorisággal.