KURZUS: Informatikai rendszerek alapjai

MODUL: Táblázatkezelés

6. lecke: Formázás, diagramok, nyomtatás

Cél: A lecke néhány rövidebb témakört tárgyal (formázások, diagramok, nyomtatás). Ha már elkészítettük a táblázatot, akkor végül eladhatóvá, mások számára is átláthatóvá kell tenni. Ilyen olvashatóságot, feldolgozhatóságot segítő eszközök a formázások és a diagramok. Formázni akkor is érdemes, ha a munkafüzet csak saját használatra készül, mert így a későbbiekben is könnyen tudunk benne tájékozódni.

Követelmények: Ön akkor sajátította el megfelelően a tananyagot, ha képes az Excel segítségével

  • cellákat elrejteni és felfedni,
  • cellák formátumát módosítani,
  • a formátumkódot értelmezni,
  • cellákat átméretezni,
  • a karaktereket megformázni,
  • a celláknak hátteret beállítani,
  • ábrákat beszúrni,
  • diagramokat készíteni,
  • munkafüzetet kinyomtatni.

Időszükséglet: A tananyag elsajátításához (a feladatok megoldásával együtt) hozzávetőlegesen 3 órára lesz szüksége.

Kulcsfogalmak

  • cellaformátum
  • formátumkód
  • rejtett cella
  • diagram
  • nyomtatás
Táblázatok formázása

Egy-egy feladat befejezése után célszerű a kész táblázatot áttekinthetővé és barátságossá tenni. Ezt a célt úgy érhetjük el, hogy a fontosnak tartott részeket kiemeljük, a felesleges vagy zavaró cellákat elrejtjük, esetleg az adatok megjelenítési módját megváltoztatjuk. Ezeknek a feladatoknak az elvégzésére a táblázatkezelőkben megtaláljuk az eszközöket.

Elrejtés és felfedés

Ha a táblázat egyes részeire csak a számítások végrehajtásához volt szükség, de a felhasználó számára érdektelen információt tartalmaznak, akkor elrejtendők. Ez elvégezhető a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Láthatóság/Elrejtés és felfedés pont, és itt Sorok elrejtése, ill. Oszlopok elrejtése menüpontokkal. Ezáltal a kijelölt cellákat - ha nincs kijelölés, akkor az aktuális cellát - tartalmazó oszlopok illetve sorok láthatatlanná válnak. Ha utólag mégis láthatóvá kell tenni a értéküket, akkor ez a Felfedés sor vagy oszlop paranccsal hajtható végre. A felfedés előtt ki kell jelölni egy kisebb blokkot, amely legalább egy-egy cellát tartalmaz mindkét szomszédos- nem elrejtett - oszlopból illetve sorból.

Több munkalap használata esetén előfordulhat, hogy egész munkalapo(ka)t célszerű elrejteni. Ezt is támogatják a táblázatkezelők (Kezdőlap/Cellák/Formátum/Láthatóság/Elrejtés és felfedés/Munkalap elrejtése).

Ha a lapot újra láthatóvá akarjuk tenni, akkor a parancs végrehajtásakor a táblázatkezelő a megjelenő listában megmutatja az elrejtett lapokat, és ezek közül kell kiválasztani a megfelelőt (a funkció az előbbi helyen indítható, a felfedés/Munkalap megjelenítése paranccsal). Ha nincs elrejtett lap, akkor ez a funkció nem hívható.

Rejtse el egy táblázat A és B oszlopát!

Az adatok megjelenésének formátuma

A táblázatkezelők alapértelmezés szerinti megjelenítésben is megkülönböztetik ugyan a különböző típusú adatokat (például igazítással), de sok esetben az egységesen megjelenített azonos típusú adatok további kategorizálása is szükséges lehet (például a "normál" szám típusú adatoktól Ft végződéssel szeretnénk megkülönböztetni a szintén számokból álló pénzügyi adatokat, vagy "darab" végződést állítunk be egyes számokat tartalmazó cellákra). A kívánt beállításokat a megfelelő blokk kijelölése után a Kezdőlap menüszalag Szám csoportjából aktiválható Szám részablakban lehet elvégezni.

Az ablak bal oldalán találhatók a kategóriák, a jobb oldalán pedig az aktuális kategórián belül választható alesetek.

A fontosabb beállítások néhány kategória esetén a következők:

  • szám: tizedes nélkül; tizedessel; ezres csoportokra bontva; negatív számok pirosak;
  • pénznem: ugyanazok a lehetőségek, mint az előbb, csak Ft végződéssel;
  • dátum: év, hónap és nap több különböző sorrendben; a három közül csak kettő látszik; évek csak utolsó két jeggyel; hónapok szöveggel (Calcban a szeparátorjel is beállítható);
  • idő: óra, perc és másodperc közül csak kettő látszik; az óra 0 és 23 között; az óra 1 és 12 között; délelőtt/délután jelzéssel;
  • tudományos: a szám alap*10^kitevő alakban adott, az alap tizedeseinek száma beállítható;
  • különleges: egyes speciális formátumok választhatók (pl. adószám, telefonszám stb.);
  • százalék: tizedes nélkül; tizedessel.

Az egyéni beállításnál a táblázatkezelő szabványos formátumkódjainak felhasználásával saját formátumokat készíthetünk. A lehetőségeket érdemes alaposan áttanulmányozni (súgó), a jellegzetes típusokat (helyiértékek formázása, szövegek megjelenítése, színbeállítás, ezres megjelenítés, valódi tört, tudományos számforma, feltételes formázás, dátum és idő formátumok) mi is bemutatjuk (figyeljük meg, hogy az alapadat, a cella tartalma ugyanaz, a megjelenített érték mégis meglepően más és más lehet).

Próbálja ki a következő táblázatban összefoglalt formátumkódokat!

Az egyéniformátum-beállítás néhány lehetősége Excel használatakor
FormátumkódSzámFormázott szám
012,3412
0,0012,3412,34
0%12,341234%
0,00E+0012,341,23E+01
0,000,12340,12
#,000,1234,12
#" "?/?12,3412 1/3
# ##0,00 Ft;[Piros]-# ##0,00 Ft1234,56-1 234,56 Ft
éééé.hh.nn12,341900.01.12
nn.hhh.éé12,3412.jan.00
hhhh12,34január
nnnn12,34csütörtök
ó:pp:mm AM/PM12,348:09:36 de.
[ó]:pp:mm12,34296:09:36
0" db"12,3412 db
0 " db"12,340 db

1. táblázat

Az üres cella formátuma is beállítható, és később, ha kitöltjük, akkor az új tartalom értéke automatikusan a beállításnak megfelelő módon jelenik meg.

A dátum és idő típusú adatok formátumát alapértelmezésben a területi beállítások alapján kezeli a táblázatkezelő. Ezek a beállítások - operációs rendszer szinten - a Vezérlőpulton belül a Területi és nyelvi beállítások, ill. Óra, nyelv és terület kiválasztásával tekinthetők meg. Ha szükséges, a megfelelő pontok módosításával változtathatunk a beállításokon.

Speciális, a gyakorlatban sokszor igen hasznos beállításokat tesz lehetővé a feltételes formázás alkalmazása. Itt eltérő színnel vagy háttérrel emelhetjük ki az adatok közül azokat, amelyek bizonyos feltételeknek eleget tesznek. A megvalósítás az autoszűréshez hasonló, részletesen nem tárgyaljuk. A lehetőségek a Kezdőlap menüszalag Stílusok csoportjának Feltételes formázás pontjában érhetők el.

Feltételes formázás
1. ábra

Formázza meg a DVD kölcsönző táblázatot a következő ábrán látható módon!

Formázások
2. ábra
Méretváltoztatások

A sorok/oszlopok méretét a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Cellaméret pontjával állíthatjuk be, a Sormagasság.../Oszlopszélesség... ablakában kell megadni az új méretet. A változtatások a kijelölt cellákat, ha nincs kijelölés, akkor az aktuális cellát tartalmazó sorokra/oszlopokra lesznek érvényesek. Az alapértelmezett méret visszaállítható az Automatikus sormagasság választásával.

Egy-egy sor/oszlop mérete egérrel menü nélkül is átállítható. Ehhez vigyük az egérkurzort a megfelelő sort/oszlopot a következő sortól/oszloptól elválasztó osztásvonalra a sor- vagy oszlopazonosítón. Ekkor az egérkurzor kétfelé mutató nyíllá változik. Fogjuk meg az egérrel az osztásvonalat és kezdjük el húzni az a megfelelő irányba. A szerkesztőléc név mezőjében a gép kijelzi az aktuális méretet, amely így pontosan beállítható.

Ha az osztásvonalra kétszer kattintunk rá, akkor a táblázatkezelő automatikusan úgy állítja be a sormagasságot vagy oszlopszélességet, hogy az aktuális kijelzés szerint a legtöbb helyet elfoglaló érték éppen elférjen.

Módosítsa a DVD kölcsönző oszlopainak a szélességét úgy, hogy minden adat kiférjen!

Igazítás a cellaterületen belül

Az adatok a kijelölt cellák területén belül többféle módon igazíthatók, a fontosabb lehetőségek:

  • vízszintesen: alapértelmezett; balra; jobbra; középre; sorkizárt módon; a cellaterületet teljesen kitöltve;
  • függőlegesen: fent; lent; középen.

Ezen kívül beállíthatjuk az írás irányát is, pl. akár felülről lefelé. Ez különösen táblázat fejlécénél vagy kimutatás oldalmezőjében lehet hasznos. A szöveg elhelyezését kérhetjük a Sortöréssel több sorba is. A Cellák egyesítésével egy-egy cellát képezhetünk több cellából úgy, hogy a cella mérete az összevont cellák összméretével lesz egyenlő. Az egyesített cellára hivatkozni az egyesített cellablokk bal felső cellájának címével lehet.

Az összes említett beállítás a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Cellák formázása ponton belüli Igazítás részablakban végezhető el.

Igazítsa középre a DVD kölcsönző munkafüzet Kölcsönzések munkalapjának fejlécét!

Karakterformázás

Az adatokat leíró karakterek színe, mérete, betűtípusa és betűstílusa a kijelölt cellákon belül karakterformázással állítható át, a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Cellák formázása ponton belüli Betűtípus részablakban. A részablak lényegében megegyezik a szövegszerkesztők hasonló ablakával, kezelni is hasonlóan lehet.

Megjegyzés: Bizonyos beállítások csak a cella értékének egészére, mások az érték részeire is megadhatók, sőt, bizonyos beállítások megadhatósága függ attól is, hogy mi a cella tartalma! (Például felsőindex.)

Állítsa át a DVD kölcsönző munkafüzet Kölcsönzések munkalapjának fejlécét félkövérre és kék színűre!

Cellák színezése, mintázata és bekeretezése

Nemcsak az adatok megjelenési formája, hanem a celláké is változtatható. A cellákhoz háttérszínt és háttérmintázatot adhatunk meg a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Cellák formázása ponton belüli megfelelő részablakban. Az átállítás vagy beállítás az aktuális cellára vagy a kijelölt blokkra lesz érvényes.

A táblázat egyes részeit ki lehet emelni rácsozással, bekeretezéssel is. A Kezdőlap/Cellák/Formátum/Cellák formázása menüponthoz tartozó Szegély részablakban adhatjuk meg a keret elhelyezkedését, vonalstílusát és színét.

Keretezze be a DVD kölcsönző munkafüzet Kölcsönzések munkalapjának adatait!

Rajzok és szövegdobozok

A munkalapokra rajzokat, képeket, magyarázó szövegdobozokat is beszúrhatunk, amiket aztán arra a területre mozgathatunk át, amit a legmegfelelőbbnek tartunk. A rajzokat egyrészt a táblázatkezelők saját rajzolóprogramjával (Beszúrás menüszalag Ábrák csoport) készíthetjük el.

Másrészüket objektumként szúrhatjuk be, illetve készíthetjük el, lehetőségek: Beszúrás/Objektum.

Harmadrészt a kész képeket, rajzokat fájlból a Beszúrás menüszalag Ábrák csoportjával tehetjük a táblázat munkalapjára

A magyarázó szövegdobozokat, amikkel már az előző ábrákon is találkozhattunk, szintén beszúrással tehetjük a munkalapra.

Diagramok

A táblázatok adatait grafikusan is megjeleníthetjük, szemléletesen bemutatva ezzel egymáshoz viszonyított nagyságukat és esetleg a változásukat is. Erre a táblázatkezelőkben a diagramkészítőt használjuk.

Először célszerű kijelölni az ábrázolni kívánt adatokat. Ehhez olyan táblázat vagy táblázatrész szükséges, amely legalább egy - numerikus értékekből álló - adatoszlopot vagy adatsort tartalmaz. Nem összefüggő tartomány esetén a szükséges résztartományokat (ezek általában a táblázat egy-egy sorában vagy oszlopában találhatók) egymás után kell kijelölni. Figyeljünk arra, hogyha az szükséges, a kijelölés tartalmazza a mezőneveket is (ha vannak ilyenek). Az adatok neveit tartalmazó sor vagy oszlop a megadásnál előzze meg a többit.

A kijelölés után a diagram elkészítéséhez a Diagramvarázslót (Beszúrás menüszalag Diagramok csoport) kell elindítani.

Ezután megjelenik a Diagramvarázsló ablaka. Bármelyik táblázatkezelőben is dolgozunk, az első lépésben egy grafikus listát láthatunk a használható grafikonokról. Válasszuk ki a megfelelő diagramtípust a feladat, illetve az adatok jellegének megfelelően:

Több numerikus adatsor/oszlop esetén nem célszerű a kör- és tortadiagram használata, mert ezek csak egy számsorozatot képesek megjeleníteni (a hasonló perecdiagrammal több számsorozat is ábrázolható).

Viszonylag kevés adat esetén ne olyan diagramtípust válasszunk, amely az egymás utáni adatokat összekötve jeleníti meg, illetve amelynél az egyes adatok önmagukban kevéssé feltűnőek. Nem ajánlott például a terület- és a pontdiagram, ajánlott viszont a sáv-, a kör-, a perec-, a torta és az oszlopdiagram. Ez utóbbiakkal az adatok egymáshoz való viszonyát is jól lehet érzékeltetni. (Például egy szavazás végeredménye kördiagramon nagyon szemléletesen bemutatható.)

Ugyancsak nem célszerű összekötéses diagramot választani akkor, ha az adatokat csak össze szeretnénk hasonlítani, azaz az adatok nem változást jelenítenek meg.

Fordított esetekben (nagy adatmennyiség, változások bemutatása) esetén célszerű a terület- vagy pontdiagramot választani.

Szemléltetési célokra különösen illusztratív a 3D diagramok használata.

A kívánt típus kiválasztása után még az altípust is meg kell adni (az ablak jobb oldali részében). Néhány fontosabb beállítási lehetőség az altípusoknál a következő:

Kör-, perec- és tortadiagram esetén az egyes cikkelyek mellett kérhetjük egy másik adatsorozat (célszerűen nevek) feltűntetését, az egyes cikkelyek elmozdíthatók, százalékos részesedésük megjeleníthető.

Kör-, perec- és tortadiagram kivételével az összes többi esetben kérhetjük tengelyek és osztásvonalak megjelenítését.

Sáv- és oszlopdiagram esetén az adatsorozatok nemcsak egymás mellé, hanem egymásra rakva is ábrázolhatók.

Grafikon vagy pont típus esetén kérhetjük az adatok összekötését.

A táblázatkezelők már itt lehetőséget biztosítanak arra, hogy megnézhessük, hogy hogyan fog kinézni a kész diagram a típus/altípus választásunknak megfelelően.

Diagramvarázsló
3. ábra

Ezután az adatok megadása pontosítható, illetve a diagram formázási beállításai módosíthatók. Excel 2010-ben mindezt a már beszúrt diagramra kattintva tehetjük meg.

Ellenőrizzük, hogy az adatok megadása pontos-e, és a táblázatkezelő megfelelően ismerte-e fel a kijelölt adatok logikáját (adatsorok vagy oszlopok).

A már beszúrt diagramra jobb egérgombbal kattintva változtatható a forrásadatok megadása (Adatok kijelölése... pont - aktiválásával megjelenik az Adatforrás kiválasztása ablak), és a címek/feliratok pontosítása, ill. a jelmagyarázat beállítása (szintén az Adatforrás kiválasztása ablakban). Ebben a programban a kész diagramot áthelyezhetjük másik munkalapra, a beszúrás után megjelenő Diagrameszközök/Tervezés menüszalag Diagram áthelyezése pontjával.

A beszúrás utáni módosításokat a Diagrameszközök/Tervezés, Elrendezés és Formátum menüszalagokon is elvégezhetjük.

A Diagrameszközök/Tervezés menüszalag
4. ábra

A diagramok csinosítása, megfelelő külleműre alakítása sokszor igen fontos - és nem feltétlenül egyszerű - része a feladatnak. Ehhez a diagramok elemeinek az elrendezésének gondos megtervezésére van szükség, sőt, ez a tervezés sokszor speciális gyakorlatot, tapasztalatot igényel.

Választási eredmények bemutatása diagrammal
5. ábra

Készítse el az előző ábrán láthat diagramot!

Készítsen oszlopdiagramot, majd próbálja ki a következő formai változtatásokat! Ha a vízszintes tengelyen nem jelenik meg minden felirat, akkor kiszélesíthetjük a rajzterületet, vagy a tengely feliratait 90 fokkal elforgathatjuk. Utólag értékeket rakhatunk az adatsorokra vagy oszlopokra, megváltoztathatjuk a színüket, a feliratok színét és betűméretét is.

Nyomtatás

A táblázat tartalma mindig kinyomtatható. A képernyőn lévő tartalom viszont sokszor nem pontosan ugyanúgy jelenik majd meg a papíron, mint ahogyan a képernyőn látjuk. Előfordulhat például, hogy a nyomtatott lapon a numerikus cellatartalom értéke helyett # jelek sorozatát látjuk. Ezért nyomtatás előtt célszerű megtekinteni, hogyan fog kinézni a munkalap nyomtatott formában. A megtekinteni a Fájl/Nyomtatás menüponttal lehet.

Nyomtatás előtt fontos pontosan tudnunk azt is, hogy a táblázat mely része fér rá a papírra vagy lesz látható egy oldalon - nagyon bosszantó lehet például, ha egy oszlop egy része új oldalra kerül. Hogy ezt megtudjuk, aktiváljuk a Nézet/Oldaltörés megtekintése menüpontot. A megjelenő ablakban a dokumentumon kék színű vonallal megjelölve látjuk az alapértelmezett oldaltöréseket. Az egérrel változtathatunk az oldaltörések helyzetén.

Az oldaltörés megtekintése nézetből a Nézet menüszalag Normál menüpontjával térhetünk vissza a normál képernyőnézetre, vagy a Fájl backstage Nyomtatás parancsával a nyomtatási kép nézetre. A nyomtatási képről a normál nézetre visszatérve a táblázatkezelő vonallal határolja körbe azt a területet, ami egy nyomtatott lapra kerül. Ezek a vonalak mindig cellahatárokra esnek.

Laphatár nyomtatásnál
6. ábra

A nyomtatási kép nézetben (és a Lap elrendezése menüszalagon) lehetőségünk van az oldal néhány jellemzőjének beállítására is. Módosíthatjuk, megadhatjuk:

  • a papírméretet és az elrendezést;
  • a margók illetve élőfej/élőláb számára biztosított távolságot;
  • az élőfejen/élőlábon belül megjelenő információt, feltüntethetjük az oldalszámot, a dátumot, a fájl nevét, a készítő nevét - ehhez baloldalon, középen és jobbra igazítva összesen 3 pozíciót használhatunk;
  • a cellarácsok, ill. sor- és oszlopazonosítók megjelentetését, a nyomtatás irányát (felülről lefelé vagy balról jobbra), továbbá többoldalas táblázat esetén kérhetjük, hogy az azonosítóként szolgáló mezőnévsorok és rekordnévoszlopok minden kinyomtatott lapokon jelenjenek meg.

A nyomtatásablakban a fentieken túl megadható még több speciálisan a nyomtatóra jellemző, illetve a nyomtatással kapcsolatos adat, így például a nyomtatás minősége, a papír típusa és az egy lapra nyomtatandó oldalak száma.

Önellenőrző kérdések
1. Jelölje meg az alábbiak közül azokat a számformátumokat, amelyek helytelenek (szintaktikailag hibásak, vagy biztosan hibás választ adnak)!
0;Normál
-0
0 "db"
0" db"
#" db"
2. Egy cellára a 0;[kék]-Normál;"" egyéni formátumkódot alkalmaztuk. Mi igaz a cellára az alábbiak közül?
A cella tartalma nem lehet képlet.
A cella tartalma mindig üres marad.
A pozitív számok helyett 0 jelenik meg.
A pozitív számok egészre kerekítve jelennek meg.
A negatív számok kék betűszínnel jelennek meg.
Ha a cellába írt képlet értéke pozitív szám is lehet, a képlet nem tartalmazhatja a Kerekítés függvényt.

3. Nyissa meg a Formázás.xlsx munkafüzetet, majd oldja meg a következő feladatokat!

Az Adatok!A1-es cella formátuma legyen szám 4 tizedesjeggyel! Frissítse a táblázatot az F9-es billentyűvel! Mennyi a Kódok munkalapon megjelenő Kék ellenőrző kód értéke?

Kék kód:

Az Adatok!B1-es cella formátuma legyen dátum (rövid dátumforma)! Frissítse a táblázatot az F9-es billentyűvel! Mennyi a Kódok munkalapon megjelenő Zöld ellenőrző kód értéke?

Zöld kód:

Milyen számformátumot alkalmaz az Excel az Adatok!C1-es cellára?

Formátumkód: