KURZUS: Informatikai rendszerek alapjai
MODUL: Táblázatkezelés
1. lecke:A táblázatkezelés általános áttekintése
Cél: A lecke a táblázatkezelés történeti és általános elméleti áttekintését, majd az egyszerű táblázatkezelés lehetőségeinek, problémáinak bemutatását tartalmazza. Ez a lecke a bevezető témák miatt könnyen és gyorsan feldolgozható alfejezeteket is tartalmaz, emellett viszont már folyamatosan egyre több olyan részt tárgyalunk, amelyek intenzívebb elmélyülést (és gyakorlati kipróbálást) követelnek meg. | |||||||||||||||||||
A történeti bevezető után a hallgatóság olyan alapfunkciók használatát sajátíthatja el, melyek ismerete nélkülözhetetlen a későbbi feladatok megoldásához. Ezeket a részeket sokan nem tartják fontosnak, azt a (hibás) szemléletet követve, hogy az alapismereteket az összetettebb feladatok feldolgozásakor is el lehet sajátítani. Nyilvánvaló azonban, hogy sokkal egyszerűbb lépésről-lépésre megtanulni egy szoftver használatát, mint egyből a "mélyvízbe ugorva" egy összetett, gondolkodtató példán keresztül. Ha valaki az elején megtanulja az alapmozdulatokat, akkor a továbbiakban jóval egyszerűbben képes lesz a nehezebb feladatok feldolgozására is. | |||||||||||||||||||
Nem csak a tipikus "iskolás" szintű példákkal fogunk foglalkozni, hanem felkészítjük a hallgatót a cégeknél is használt nagymennyiségű adat kezelésére is. | |||||||||||||||||||
A leckét akkor is érdemes áttanulmányozni, ha Ön már ismer néhány alapvető fogást, mert biztos lesznek benne olyan trükkök, megoldások, amelyek újdonságok lesznek az Ön számára. Emellett ez az anyagrész ismétlésnek, az eddigi tudás felfrissítésének is használható. | |||||||||||||||||||
Követelmények: Ön akkor sajátította el megfelelően a tananyagot, ha képes | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Időszükséglet: A tananyag elsajátításához (a feladatok megoldásával együtt) hozzávetőlegesen 3 órára lesz szüksége. | |||||||||||||||||||
Kulcsfogalmak | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
A táblázatkezelésről általában | |||||||||||||||||||
Történeti áttekintés | |||||||||||||||||||
Kezdetben sokáig nem volt megfelelően kényelmes számítógépes támogatás táblázatkezelési feladatokhoz, minden problémára egyedi programot kellett írni. | |||||||||||||||||||
A következőkben megemlítünk néhány fontos állomást: | |||||||||||||||||||
1961: az első szoftver ötlet Richard Mattessichtől származik, aki tanulmányt készített költségvetési modellek és szimuláció címmel. Programja teljes oszlopok és sorok kezelését tette lehetővé. | |||||||||||||||||||
1969: "Táblázatkezelési automatikus újraszámoló algoritmus", LANPAR program, nagyszámítógépekre készült. | |||||||||||||||||||
1968-: A General Electric egy csapata programot írt üzleti tervek és befektetési kockázatok számítására (eredetileg saját használatra), AutoPlan néven, később a 70-es évek elején IBM nagygépeken futott AutoTab néven. Ezek batch végrehajtású programok voltak. | |||||||||||||||||||
A 70-es évek elejétől jelentek meg a monitorok, ezután lett lehetséges az interaktív táblázatkezelés, de kezdetben erősen mérsékelt volt a tudományos és az üzleti érdeklődés. | |||||||||||||||||||
1976: első "ipari" táblázatkezelő, Amerikai Vasúti Társaság, IBM 360-as gépre (APLDOT program, nem tekinthető modern értelemben vett táblázatkezelőnek). Több éven át használták pénzügyi és költségmodellezésre, többek között a kongresszusban is. | |||||||||||||||||||
1978-79: Dan Bricklin egyetemi hallgató (Harvard Egyetem) kidolgozta a modern számítógépes táblázatkezelés alapelvét, amely szerint egy nagy táblázatot kell létrehozni, és a táblázat sorait és oszlopait koordinátákkal kell azonosítani. A cellák adatokat és adatok közti összefüggéseket tartalmazhatnak. Elkészítette az első "igazi" elektronikus táblázatkezelő programot (VisiCalc, Apple gépekre, 1979). A VisiCalc sok mindent tud abból, amit a modern táblázatkezelők, de természetesen kezdetlegesebb náluk. WYSIWYG felület, automatikus újraszámoltatás, relatív és abszolút címek kezelése, cellahivatkozások jellemezték. | |||||||||||||||||||
Sikeres korai táblázatkezelők között említhetjük a Lotus 1-2-3 programot IBM PC-kre, 1982-től (a VisiCalc alapján). Rendkívül népszerű program volt, sok eleme, funkciója és kezelési sajátossága táblázatkezelési szabványként terjedt el. Szintén hozzájárult az IBM PC-k népszerűvé válásához, Assemblyben írták, gyors és biztonságos működésű volt. Az 1-2-3 a táblázatkezelő programok hármas funkciójára utal, eszerint az ilyen programoknak tudniuk kell: az adatokkal való műveletvégzést, számolást (alap táblázatkezelés); a táblázat adatainak grafikus ábrázolását; bizonyos adatbázis-kezelési funkciókat is. Emellett támogatta pl. a makrók készítését is, BASIC-szerű nyelven. Csak az Excel tudta (jóval később) a népszerűségét megtörni. | |||||||||||||||||||
Ugyancsak sikeres fejlesztés volt az 1988-as Quattro-pro szoftver a Borland cégtől. | |||||||||||||||||||
Microsoft fejlesztések közül megemlítendő a Multiplan (1982-) program. Eredeti neve Electronic Paper (EP), a VisiCalc utódjának szánták. Több géptípuson és környezetben is használták (Apple, MS-DOS, C-64). Szerény tudású volt (256 sor, 64 oszlop), nem lett nagyon sikeres. | |||||||||||||||||||
Az Excel program először Apple Macintosh gépekre (1985), később PC platformra (1987-), később már Windows (2.0) alá is elérhető volt. Az első olyan PC-s táblázatkezelő, amely nem DOS-os környezetben dolgozott. Az első táblázatkezelő, amely lehetővé tette a felhasználó számára az adatok megjelenésének beállítását (karakterjellemzők, cellák megjelenése) és biztosította az intelligens cellafrissítést. Korábban a táblázatkezelők vagy minden cellát újraszámoltak, vagy felhasználói beavatkozásra vártak e tekintetben. A 90-es évek elejétől lassan az Excel lett a legnépszerűbb táblázatkezelő. Az Office csomag részeként (1993-), a Word programmal együtt lett nagyon sikeres. Szintén 1993-ban bővítették ki az Excelt (5.0) a Visual Basic nyelvvel (makrók). Magyarországon igazán széles körben először az 5.0-ás változat terjedt el. | |||||||||||||||||||
A táblázatkezelő programok szolgáltatásai | |||||||||||||||||||
Az újabb Office csomagokról (97, 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013) - és ezen belül speciálisan az Excelről is - általánosan azt mondhatjuk el, hogy a változtatásokban két fő trend érvényesült. A programok felületének a kialakításával egyrészt az alapul szolgáló operációs rendszer környezetéhez igazodtak (pl. 2010 és 2013 - Windows 7, ill. Windows 8), másrészt a felhasználók kényelmének a kiszolgálása érdekében - általában sikeresen - kisebb-nagyobb mértékben változtattak. Ugyanakkor összefoglalva azt is kijelenthetjük, hogy a főbb Excel lehetőségek átlagos felhasználói nézőpontból nagyjából most is ugyanazok, mint korábban. | |||||||||||||||||||
A 2013-as Excel piacra dobásával és elterjedésével új lehetőségek nyíltak (pl. érintőképernyős támogatás, felhőbe mentés). Felhőben dolgozni a Google Drive táblázatkezelő alkalmazásával is lehet. A Google alkalmazása azt is lehetővé teszi, hogy egyszerre több felhasználó szerkessze a táblázatot egy időben. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Érdekes új színfolt a piacon a szabad szoftverek megjelenése és az utóbbi években már ténylegesen is mérhető térhódítása. Míg néhány éve elég könnyen el lehetett intézni az ilyen programokat annyival, hogy: "fapados", "úgysem tud közel annyit sem, mint az Excel/Word"; napjainkban már közel sem ilyen egyértelmű a helyzet. A szabad szoftverek tudásukban és a felhasználók kiszolgálásában meglepően gyorsan zárkóznak fel a Microsoft Office programokhoz. Hangsúlyozva, hogy persze problémák azért adódnak velük (főként az átjárhatóság miatt), mégis megfontolandó, vagy akár javasolt a bevezetésük a kisebb problémákhoz. Érdemes kiemelni a LibreOffice Calc programját, ami a tudását és a felhasználói felületét tekintve az Excel 2003-as verziójához hasonlít a legjobban. | |||||||||||||||||||
Az okostelefonok és táblagépek elterjedésével egyre fontosabbá vált, hogy ezeken az eszközökön is el lehessen érni a táblázatokat, dokumentumokat. Az Excelnek is elérhető az okostelefonokra, táblagépekre készült verziója, és nem csak Windows Phone-on, hanem Andorid és iOS operációs rendszereken is. Ennek tudása jóval szerényebb, mint a PC-re készült változaté. A kis képernyőn általában csak elemezni szokták a táblázatokat, mert nehéz rajtuk szerkeszteni. Ezért egyre szélesebb körben megjelentek azok a táblázatkezelő alkalmazások, amelyekkel csak megjeleníteni lehet a táblázatokat, szerkeszteni nem. | |||||||||||||||||||
Az elsősorban irodai munka során használt táblázatkezelő programok adatok gyors és sokoldalú kezelését teszik lehetővé. | |||||||||||||||||||
Ezen programok segítségével összefüggéseket tudunk meghatározni a sorokba és oszlopokba rendezett adatok között; az alapadatok felhasználásával számított értékeket állíthatunk elő. A számítások elvégzéséhez képleteket és függvényeket használhatunk. Lehetőség van kiválogatás, kigyűjtés típusú feladatok elvégzésére is. Az alapadatok változása esetén a program - a beállítás függvényében - magától frissíti az eredményeket, amik grafikusan szemléltethetők. | |||||||||||||||||||
Jegyezze meg a táblázatkezelő alkalmazásokkal szembeni fontosabb követelményeket! | |||||||||||||||||||
A fontosabb elvárások egy ilyen programmal szemben a következők: | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Adatbázis-kezelők és táblázatkezelők | |||||||||||||||||||
Sokan összekeverik az adatbázis-kezelő és a táblázatkezelő rendszereket, pedig fontos megkülönböztetni ezt a két programtípust. | |||||||||||||||||||
Az általuk kezelt adatok első közelítésben hasonlóak ugyan, de a megoldható problémák mélységükben már különbözőek. A megoldandó feladat jellegéből határozható meg, hogy melyik rendszer használata célszerű. Az adatbázis-kezelők összetettebb és mélyebb struktúrájú problémák megoldására használhatók fel. | |||||||||||||||||||
A legjobban elterjedt relációs adatbázis-kezelőkben az adatmodellezés után elkészített rendszer az adattáblákat hierarchikusan kezeli. A táblák között kapcsolatok létesíthetők, némelyik rendszer ezeket a kapcsolatokat az adattáblákhoz rendelve tárolni tudja. Itt jóval összetettebb módon lehet leképezni az adott problémát, mint a táblázatkezelőknél. | |||||||||||||||||||
A tervezés során három alapelemet definiálunk. Ezek a következők: egyed/egyedtípus, tulajdonság és kapcsolat. Az alapelemek terve adja a modell logikai szintjét. A terv megvalósítása a fizikai szint, itt keletkeznek az egyedeket reprezentáló táblázatok, az egyed előfordulásokhoz tartozó tulajdonságok értékei (állandó adatok), és valósulnak meg a tervezett kapcsolatok. | |||||||||||||||||||
A táblázatkezelők is rendelkeznek adatbázis-kezelés jellegű funkciókkal (kereszttáblázat készítése, rendezés, lekérdezés/szűrés), de némelyik adatbázis jellegű műveletnél csak egy táblát tudunk használni (pl. szűrés), bár van olyan funkció is, ahol több táblából is vehetjük az adatokat (kimutatás). | |||||||||||||||||||
Adatbázis-kezelő esetén az összekapcsolt táblákból minden nehézség nélkül lehetséges a lekérdezés, jelentés készítése. Sokkal rugalmasabb lehetőségei vannak, mint a táblázatkezelőnek (könnyen definiálható lenyíló listák, feltételek...). Adatbevitel maszkoltan, feltételekkel korlátozva - azaz ellenőrizve történhet. Igaz makrót írhatunk táblázatkezelőhöz is az adatbevitel ellenőrizésére, de ez jóval nehézkesebb itt, mint az adatbázis-kezelők esetén. Hasonlóan, pl. az Excel is képes lenyíló listák és választó gombcsoport kezelésére, de ugyanez sokkal rugalmasabban valósítható meg az adatbázis-kezelő rendszerekben. | |||||||||||||||||||
Adatbázis-kezelőt célszerűbb használni nagyobb mennyiségű egyed-előfordulás (sor) esetén, illetve ha az egyed sok tulajdonsággal rendelkezik (oszlop). | |||||||||||||||||||
Kicsit leegyszerűsítve mondhatjuk, hogy az adatbázis-kezelő az adatok egy megfelelően rendszerezett halmazát és a köztük levő komplex kapcsolatok előállítását, kezelését teszi lehetővé, míg a táblázatkezelő alapfunkcióját tekintve elsősorban az alap- és származtatott adatok valamilyen formában történő megjelenítésével foglalkozik. | |||||||||||||||||||
Fogalmazza meg a saját szavaival, hogy mi a különbség a táblázatkezelő és az adatbázis-kezelő alkalmazás között! | |||||||||||||||||||
Problémamegoldás táblázatkezelő programok segítségével | |||||||||||||||||||
A táblázatkezelő programokkal megoldható problémák nagyon változatosak. A megoldás előállítására nincsen olyan általánosan megadható részletes recept, amelynek segítségével biztosan célhoz érünk, de a főbb lépések mindig a következők: | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Jegyezze meg a problémamegoldás öt lépését! | |||||||||||||||||||
A lépésekről részletesebben: | |||||||||||||||||||
1. lépés | |||||||||||||||||||
A megoldás elkészítése előtt pontosan értelmeznünk kell a feladatot. Jó esetben a feladat írásos formában adott (például a vizsgán, vagy a munkahelyi vezetőtől kapjuk meg a szöveget), máskor esetleg a pontos megfogalmazást is nekünk kell elkészíteni valamilyen szóbeli információ alapján. (Ez a nehezebb.) Fontos, hogy lássuk, milyen adatokból kell kiindulnunk, és azokból milyen eredményt kell meghatároznunk. | |||||||||||||||||||
2. lépés | |||||||||||||||||||
Meg kell terveznünk a számítás menetét, és azt, hogy melyik adatot hogyan kell elhelyeznünk a papíron készített táblázatban ahhoz, hogy áttekinthető megoldást kapjunk. | |||||||||||||||||||
A feladat megértése és a papíron történő megoldás sok esetben nagyon egyszerű (akár triviális), máskor jóval nehezebb lehet. Célszerű az első két lépéshez szükség esetén jegyzeteket is készíteni. Fontos, hogy megfelelő időt szánjunk ezekre a lépésekre, mert az itt "megspórolt" idő később hiányosságokhoz, esetleg teljesen rossz "megoldáshoz" vezethet! | |||||||||||||||||||
3. lépés | |||||||||||||||||||
Meg kell vizsgálnunk, hogy melyik adatot hogyan érjük el, az milyen formában adott, és hogyan lehet az adatokból a szükséges kifejezéseket felépíteni. A táblázatkezelő program sokféle számítás elvégzéséhez tartalmaz beépített függvényeket. El kell döntenünk, hogy mely részfeladatokhoz használhatók fel ezek. Ha nem függvény vagy képlet állítja elő a megoldást, akkor elemezzük az adott eszköz használatát (pl. szűrő). (Tájékozódjunk a súgóban, szakkönyvekben vagy az interneten is!) | |||||||||||||||||||
4. lépés | |||||||||||||||||||
Az adott feladat vagy részfeladat megoldását előállítjuk a szükséges képlet alkalmazásával egy cellában, ill. a megfelelő eszköz alkalmazásával megoldjuk a feladatot. Ha erre lehetőség van, érdemes a bemeneti adatok változtatásával ellenőrizni, hogy a képlet valóban jó eredményt ad-e. | |||||||||||||||||||
Megjegyezzük, hogy az utóbbi két lépés lehet esetleg iteratív. Tudásunk fejlődhet, a táblázatkezelő program eszköztára bővülhet - mindezek következtében előfordulhat, hogy esetleg hónapokkal később egy adott problémára fejlettebb megoldás állítható elő. Ugyanezen okok miatt fontos és hosszú ideig aktuális (pl. ciklikusan ismétlődő céges) feladatok esetében célszerű időnként később is visszatérni a problémára, és önvizsgálatot tartani: Tényleg ez a lehetséges legjobb megoldás? Tényleg a legjobb eszközt használtuk? | |||||||||||||||||||
5. lépés | |||||||||||||||||||
Amennyiben több cella értéke is hasonló módon számolható, akkor a képletet másolással kell a többi cellába bevinni. Ehhez először megállapítjuk, hogy a képletet másolva a megfelelő eredményt kapjuk-e. Ha nem, akkor alkalmasan át kell alakítani, és utána elvégezni a másolást. | |||||||||||||||||||
Ezekkel a lépésekkel mindig célhoz érünk, azonban természetesen ismerni kell az alkalmazandó eszközöket (a táblázatkezelő program apparátusát), és rendelkeznünk kell bizonyos általános problémamegoldó képességgel. Ez utóbbi tanulással, gyakorlással elsajátítható. | |||||||||||||||||||
Melyik táblázatkezelő programot válasszuk? | |||||||||||||||||||
Noha rengeteg könyv, jegyzet, oktatási segédanyag foglalkozik táblázatkezelő programok bemutatásával, mégis meglepően ritkán találkozhatunk olyan (igényes) elemzéssel, amely táblázatkezelő programok összehasonlító értékelését végezné el. Ebben az alfejezetben bemutatunk néhány olyan fontos szempontot, amelyek segítségével válasz adható a következő - egyáltalán nem könnyű - kérdésekre: "A táblázatkezeléshez melyik az igazán jó szoftvereszköz?" "Mi melyik táblázatkezelő programot válasszuk?" | |||||||||||||||||||
Gondolja végig, hogy ön mit vár el egy táblázatkezelő programtól! | |||||||||||||||||||
Nem állítjuk, hogy a most következő felsorolás az "egyedül üdvözítő út", de mindenképpen egy jó pár éves gyakorlati használat, oktatási tapasztalat, szakmai konzultáció stb. eredményeként megfogalmazott megalapozott szakmai vélemény. Tehát az a jó táblázatkezelő, ... | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Mindenki pontosan tudja - bár önmaguktól csak nagyon kevesen gondolnak rá... -, hogy az első pont a legfontosabb. Számolnunk kell azzal a tendenciával is, hogy állami intézményeknél, cégeknél, vállalatoknál is egyre hangsúlyosabb szempont lehet az ingyenes, ill. az eddiginél olcsóbb megoldások keresése. | |||||||||||||||||||
A második pont lehet egyénfüggő. Például. egy szerényebb igényű felhasználó akár jóval kisebb tudású programmal is beérné - már amennyiben valóban szabadon választhatna... | |||||||||||||||||||
A harmadik pont szintén szubjektív, ha valaki Linux rendszert használ, akkor valószínűleg a Microsoft termékek helyett eleve a szabad szoftverek felé fordul. A negyedik pont azért nagyon fontos, mert munkánk során általában együtt dolgozunk másokkal. Ha azt tapasztaljuk, hogy környezetünkben egyre többen áttérnek a 2003-as Office-ról a 2010-esre, akkor célszerű nekünk is követni a példát. | |||||||||||||||||||
Mint azt a fentiekben is láttuk, a választás sokszor nemcsak az egyéntől függ, Az is lehet, hogy a főnök vagy a munkahely kötelezően elírja, hogy melyik táblázatkezelő programot kell használni. Ezért törekszünk az általános tárgyalásra, sokszor egyszerűen azt fogjuk mondani, hogy a "táblázatkezelő tudja ezt és ezt". A feladatok megoldása során a Microsoft Excel 2010-et fogjuk használni, mert manapság ez az egyik legjobban elterjedt táblázatkezelő alkalmazás. | |||||||||||||||||||
Fontos hangsúlyozni, hogy a hasonlóság magas fokú a többi táblázatkezelő alkalmazással, a felhasználói felületet és a főbb funkciókat tekintve a legjobban az Excel 2007-es és 2013-as verziójára hasonlít. Az Olvasó számára érdekes házi feladat lehet, hogy egy adott programban elkészített megoldást "átvisz" (esetleg átalakítással) egy másik táblázatkezelőbe. A konvertálásokkal (esetleges veszteségekkel) még később foglalkozunk. | |||||||||||||||||||
Egyszerű táblázatkezelés | |||||||||||||||||||
Bármelyik táblázatkezelőt is választjuk saját eszközünknek, általánosan igaz, hogy a program lehetőségeinek teljes bemutatására a jegyzet keretein belül nincs mód. Az itt megszerezhető ismeretekkel azonban már sok érdekes feladat és gyakorlati probléma megoldható. A táblázatkezelés "filozófiájának" megismerése pedig szilárd alapot nyújt az érdeklődőknek a további - akár önálló - tanuláshoz is. | |||||||||||||||||||
Az alapvető használattal foglalkozó részben eltekintünk egyes általánosabb (nem táblázatkezelő-specifikus) lehetőségek tárgyalásától - például a fájlkeresés részletes ismertetése -, és néhány esetben ésszerű rövidítéseket alkalmazunk. Mindezt természetesen úgy tesszük, hogy a fejezet önállóan is tanulható és feldolgozható legyen. | |||||||||||||||||||
A táblázatkezelő programok más programrendszerekhez hasonlóan indíthatók és állíthatók le. | |||||||||||||||||||
Indítsa el a Microsoft Office Excel 2010 alkalmazást! | |||||||||||||||||||
Képernyőelemek | |||||||||||||||||||
A program elindítása után a képernyőn megjelenik a táblázatkezelő ablak, amely a következő részekből áll: | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Tanulmányozza az előző ábrát! | |||||||||||||||||||
A képernyő felső sorában (ez a címsor) a Microsoft Excel programnév mellett az éppen szerkesztett munkafüzet (vagy másképpen az Excel dokumentum) neve látható. | |||||||||||||||||||
Alapértelmezett beállítást feltételezve a címsor alatt egy menüsor helyezkedik el, amely 9 főmenüpontot tartalmaz. Közülük néhány nagyon hasonló más Windows alkalmazások menüpontjához (például a Fájl), de vannak egyediek is (például az Adatok). | |||||||||||||||||||
A címsor és a menüsor szélein található kapcsológombok az ablakok vezérmenüjének aktivizálására illetve az ablakok átméretezésére szolgálnak. | |||||||||||||||||||
A menük alatti menüszalagon az elemek csoportokba rendezve helyezkednek el. A menüszalag kialakításánál fontos szempont volt, hogy ebbe beleépítsék az eszköztár funkciót is. | |||||||||||||||||||
Nézze végig, hogy milyen csoportok találhatóak az egyes menüszalagokon! | |||||||||||||||||||
Speciális új elem a 2007-es Excelben megjelenő gyorselérési eszköztár, amely egyes kiemelt funkciók azonnali hívását teszi lehetővé. | |||||||||||||||||||
Tegye fel a Fájl/Beállítások/Gyorselérési eszköztár paranccsal a Megnyitás, Mentés, Mentés másként, Visszavonás, Mégis parancsokat a gyorselérési eszköztárra! | |||||||||||||||||||
A menük és a párbeszédablakok, illetve a menüsávok/gyorsítósávok a Windows környezetben megszokott módon használhatók, a használat részleteit itt nem tárgyaljuk. | |||||||||||||||||||
A gyorsítósávok alatt található a szerkesztőléc és a munkalap. A munkalap oszlopokba és sorokba rendezve cellákat tartalmaz. A 2010-es Excel 1048576 sort és 16384 oszlopot tartalmaz. | |||||||||||||||||||
Megkülönböztetjük a sablont (másképpen munkalap vagy üres tábla) az általunk elkészített táblázatoktól. Az üres táblákba építjük fel a táblázatokat. Hasonlóan megkülönböztetjük a cellaterületet (kis téglalap a képernyőn) magától a cellától. A cellákba írjuk be az adatokat, és ezt a táblázatkezelő valamilyen módon megjeleníti a cellaterületen. | |||||||||||||||||||
A cellákat (és a cellaterületet is) oszlop- és a sorkoordinátával azonosítjuk. Az alapértelmezett azonosítás A1 stílusú, a sorokat számokkal, az oszlopokat az angol ABC betűivel jelöli a program. A "Z" oszlopot követően az oszlopok két betűből álló nevet kapnak (például: AA, AB stb.). | |||||||||||||||||||
A jóval ritkábban használt S1O1 (az angol nyelvű változatban R1C1) stílusnál mind a sorokat, mind az oszlopokat számmal jelöli a program, ez a hivatkozási stílus makrók rögzítésénél/VB programok készítésénél lehet hasznos. Az S1O1 hivatkozási stílust be- és kikapcsolni a Fájl/Beállítások menüpont alatt lehet. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Az S1O1 (R1C1) bekapcsolása után a névmezőben (másképpen névdobozban) a következőképpen tünteti fel a program a hivatkozást: "S" + a sor száma + "O" + az oszlop száma ("R" + a sor száma + "C" + az oszlop száma). | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Állítsa át a cellaazonosítás S1O1 stílusúvá, majd vizsgálja meg a munkafüzetet! | |||||||||||||||||||
Állítsa vissza az A1 hivatkozási stílust! | |||||||||||||||||||
Az aktuális cella helyét egy téglalap alakú mutató jelzi. Ezen cella címét a szerkesztőléc bal szélén, tartalmát a jobb oldali fehér mezőben láthatjuk. Kijelölt és elnevezett blokk esetében a bal szélső névmezőben a blokk neve található. | |||||||||||||||||||
A munkalap logikailag egy munkafüzet (Excel dokumentum, mappa) része. | |||||||||||||||||||
A munkalap jobb szélén és alján görgetősávok vannak, amik az egér segítségével gyors mozgást tesznek lehetővé. Pozíciójuk a képernyőn látható részlet helyzetét jelzi a munkaterületen vagy a munkaterület bejárt részén belül. | |||||||||||||||||||
Az alsó görgetősáv bal szélén a munkalapokat azonosító kis fülek és a közöttük történő váltogatásra szolgáló nyilak találhatók. | |||||||||||||||||||
A képernyő legalsó részén az állapotsor a szerkesztést megkönnyítő adatokat tartalmaz. Mutatja az egyes kapcsolók állapotát, valamint a kiadott paranccsal kapcsolatos megjegyzéseket. | |||||||||||||||||||
Az Excel ablakban nemcsak egy, hanem több mappa is elhelyezhető, illetve az aktuális mappa lekicsinyíthető. Ilyenkor az ismertetett képernyő-elrendezés annyiban módosul, hogy a szerkesztőléc és az állapotsor közötti rész külön mappa (dokumentum) ablakba kerül, amelynek címsora az aktuális mappa neve, az Excel ablak címsorából pedig ez a név eltűnik. | |||||||||||||||||||
A munkakörnyezet beállítása | |||||||||||||||||||
A táblázatkezelő programok lehetőséget adnak a munkakörnyezet bizonyos mértékű testreszabására. Tipikusan ilyen jellegű feladatok lehetnek a következők: | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
A - meglehetősen bőséges - lehetőségek többségét a Fájl/Beállítások/Menüszalag testreszabása, illetve Fájl/Beállítások/Gyorselérési eszköztár pont alatt találjuk meg. A részleteket a használt program menüpontjainak a súgó segítségével való tanulmányozásával ismerhetjük meg. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Ugyancsak bőséges választék áll rendelkezésünkre a táblázatkezelő programok környezeti beállításaihoz. Az általános lehetőségeken felül módunk van többek között számolási, megjelenítéssel, szerkesztéssel és hibaellenőrzéssel kapcsolatos opciók finomhangolására. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
A beállítási lehetőségek a Fájl/Beállítások menüpont alatt érhetők el. | |||||||||||||||||||
Nézze meg az Excel beállításának lehetőségeit! | |||||||||||||||||||
Fájlműveletek | |||||||||||||||||||
Új munkafüzet létrehozása a táblázatkezelőkben a Fájl backstage Új parancsával történik, A megjelenő munkaablakban/fülön válasszuk ki az Üres munkafüzet elemet. A táblázatkezelő elindításával automatikusan új dokumentum készítése kezdődik. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Ha egy korábban elkezdett munkát szeretnénk folytatni, akkor be kell töltenünk a kívánt munkafüzetet. Erre a Fájl backstage Megnyitás parancsa vagy a gyorselérési eszköztár megfelelő gombja szolgál. A megjelenő párbeszédablakban meg kell adni, vagy listából ki kell választani a fájl elérési útvonalát és nevét, hasonlóan ahhoz, mint más Windows alkalmazásokban. | |||||||||||||||||||
Ha olyan fájlt akarunk megnyitni, amelyik nem azzal a táblázatkezelővel készült, amiben a megnyitást elindítottuk, akkor a Fájltípus mezőt a megfelelő konverzió elvégzéséhez ki kell tölteni. | |||||||||||||||||||
Az aktuális munkalapon végzett változtatásokat a táblázatkezelő a memóriában tárolja. Mivel az írható memória tartalma kikapcsoláskor általában elveszik, ezért a későbbi felhasználáshoz a változásokat el kell mentenünk. A táblázatkezelők a mentésre általában többféle lehetőséget kínálnak, valamennyi a Fájl backstage-ben található meg. A Mentés funkciót választva a gép a mentést azonnal. Ha a munkafüzetet más névvel vagy először szeretnénk elmenteni, akkor a Mentés másként funkciót kell választani, illetve automatikusan ez jelenik meg. A megjelenő párbeszédablakban a fájl nevét és elérési útvonalát kell megadni, de a fájltípus is megváltoztatható. Az alapértelmezés szerint a mentés mindig abban a fájltípusban történik, amit a használatban lévő táblázatkezelő használ. | |||||||||||||||||||
Ezért a megnyitáshoz és a mentéshez fontos tudnunk, hogy melyik az adott táblázatkezelő alapértelmezett formátuma, ill. hogy a táblázatkezelőnk milyen egyéb fájltípusokat képes előállítani. A 2003-as verzió alapvető formátuma az xls, az őt követő verzióké az xlsx formátum. | |||||||||||||||||||
Ha nem az alapértelmezett fájlformátumot használjuk mentésnél és megnyitásnál egyaránt csekély veszteség előfordulhat. | |||||||||||||||||||
Nyisson egy új üres munkafüzetet, majd mentse el xlsx, xls formátumba! | |||||||||||||||||||
A táblázatkezelők ezen felül sok egyéb fájltípust is tudnak kezelni. Néhány fontosabb ezek közül: XML formátum, tagolt szöveg (leggyakrabban tabulátorral, szóközzel vagy. pontosvesszővel), korábbi Excel verziók munkafüzetei illetve munkalapjai. Ezek közül különösen fontosak a szövegfájlok, hiszen sok esetben ezekben kapjuk meg a feldolgozandó adatokat. Az ilyen fájlok betöltésénél általában a táblázatkezelőbe beépített varázsló vezet bennünket végig a szükséges lépéseken. Ehhez hasonló a csv (comma-separated values) formátum is. A csv használata nem minden környezetben egységes, a szeparálásra vesszőt használ, ha pont a tizedesjel és pontosvesszőt, ha tizedesvesszőt alkalmaznak. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Hozzon létre egy új szöveges dokumentumot a következő tartalommal: | |||||||||||||||||||
Ha befejeztük egy munkafüzet használatát, akkor a mentés után célszerű bezárni a fájlt, mert ezzel csökken a gép leterheltsége. Erre a Fájl/Bezárás menüpont használható. A Windows környezetben az ALT+F4 billentyűkkel is bezárható a fájl. | |||||||||||||||||||
Mozgás a táblázatban | |||||||||||||||||||
Az aktuális cellát jelző mutatót a táblázat tetszőleges helyére elmozgathatjuk. Erre a billentyűzettel és az egérrel egyaránt sok lehetőség van. A fontosabbakat táblázatban összefoglaltuk. | |||||||||||||||||||
Mozgás a táblázatban
1. táblázat | |||||||||||||||||||
Nem megszokott mozgásra használhatók a Ctrl+, Ctrl+, ... és az End , End , ... | |||||||||||||||||||
Ilyenkor a cellakijelölő mindig teli cellára szeretne ugrani a megadott irányban. Ha éppen teli cellán áll, akkor az utolsó teli cellára ugrik, ha több ilyet nem talál, akkor a táblázat végére pozícionál. Ha üres cellán áll, akkor a legközelebbi teli cellára ugrik, ha ilyet nem talál, akkor pedig a táblázat végén áll meg. | |||||||||||||||||||
Egérrel a képernyő tetszőleges cellájára kattintva az lesz az aktuális, továbbá a gyorsabb mozgáshoz a görgetősávok használhatók. | |||||||||||||||||||
Az Excel változatok a fentiek mellett még lehetőséget biztosítanak a direkt ugrással történő pozícionálásra is (Ctrl+G; Kezdőlap/Szerkesztés/Keresés és kijelölés). | |||||||||||||||||||
Még a bizonyos gyakorlattal rendelkező, átlagos - nem kezdő - felhasználók sincsenek sokszor tisztában azzal, hogy nagyobb méretű táblázatok bejárásakor mennyire fontos készség szinten ismerni a gyors mozgás lehetőségeit. Egy több ezer adatot tartalmazó táblázat esetén egy nem teljesen egyszerű, de nem is túl bonyolult feladat megoldása során akár tíz-húsz perces különbségek is jelentkezhetnek a hatékony technikai megoldások a hétköznapi, sokszor alkalmazott, ezért könnyen megjegyezhető módszerekkel szemben. | |||||||||||||||||||
Nézze meg, hány sorból áll egy Excel munkalap! | |||||||||||||||||||
Nézze meg, mi az utolsó oszlop azonosítója! | |||||||||||||||||||
Adatok | |||||||||||||||||||
Beírás a cellákba, javítás, törlés | |||||||||||||||||||
Az aktuális cellába tetszőleges adatot beírhatunk. A beírás végét az Enter leütése vagy - amennyiben nem a már meglévő cellatartalmat változtatjuk éppen - valamely kurzormozgató billentyű, illetve a Tab lenyomása jelzi. Ezután a cella tartalma a begépelt adat lesz. | |||||||||||||||||||
Gyakran a beírt adat olyan hosszú, hogy nem fér el egy adott cellához tartozó területen. Ilyenkor a gép szöveges adatok esetén a szomszédos cellák helyét is - amennyiben azok üresek - felhasználhatja a megjelenítésre. Más típusú adatnál a hosszú adat bekerül ugyan a cellába, de nem lesz látható teljes hosszában. Előfordulhat az is, hogy a tényleges adat helyett # jelek sorozatát látjuk a cella tartalmának megjelenítése helyett. A szerkesztőléc jobb oldali mezőjében azonban ekkor is megjelenik a cella teljes tartalma. | |||||||||||||||||||
Előfordulhat, hogy egy cella tartalmát utólag módosítani szeretnénk. Ilyenkor álljunk rá a cellára, és nyomjuk le az F2 billentyűt, vagy egérrel kattintsunk a szerkesztőléc jobb oldali mezőjére. Ezzel szerkesztő módba kerülünk, és a cella tartalma részben vagy teljesen átírható. Hosszabb cellatartalom esetén a mozgáshoz használhatjuk a nyilakon kívül a Home és az End billentyűket, illetve egérrel kattintsunk a megfelelő helyre. Az Ins billentyűvel váltogathatunk a beszúró és a felülíró üzemmód között. Az első az alapértelmezett, ami azt jelenti, a szerkesztés megkezdésekor ez az állapot lesz aktív. A javítást az Enter lenyomásával véglegesíthetjük. Ha esetleg javítás közben meggondoljuk magunkat, akkor az Esc billentyűvel kiléphetünk a szerkesztésből. Ilyenkor megmarad az eredeti cellatartalom. | |||||||||||||||||||
Az aktuális cella tartalma a Del billentyűvel törölhető. | |||||||||||||||||||
Adattípusok | |||||||||||||||||||
Az adatok műveleti tulajdonságaik alapján különböző típusokba sorolhatók. A táblázatkezelők adattípusai a következők: szöveg, szám, dátum, idő és logikai. | |||||||||||||||||||
A cellaterületen ezekbe a kategóriákba látszólag nem sorolható üzeneteket, hibaértékeket (például #HIÁNYZIK, #ÉRTÉK!, #HIV!) is láthatunk. Itt azonban vegyük figyelembe, hogy a cella eredeti tartalma valamilyen hibás kifejezés, és erre a hibára utal az üzenet. Egyes kategorizálások szerint a táblázatkezelőkben léteznek hiba és tömb adattípusok is. | |||||||||||||||||||
Az adatok típusát a begépelés formátuma alapján a táblázatkezelő felismeri, és azokat ennek megfelelően jeleníti meg. Alapértelmezésben a szöveget balra, a számot, valamint az idő és dátum adatokat jobbra igazítja. A logikai adatok és az egyéb üzenetek csupa nagybetűvel jelennek meg középen. Természetesen az alapértelmezett beállítások felülbírálhatók! Ilyen esetekben gondosan tájékozódjunk, hogy mi az adattípus! | |||||||||||||||||||
A számadatok alapesetben csak számjegyeket, tizedesvesszőt, előjelet és - tudományos megjelenítés esetén - exponens jelet (E) tartalmazhatnak. | |||||||||||||||||||
A dátum típusú adatok megadására többféle mód is van. A legcélszerűbb az, ha év, hó, nap sorrendben, 2 számjeggyel - az év esetében 2 és 4 jegy egyaránt használható - egymástól ponttal elválasztva adjuk meg az adatokat. A nap után nem szabad pontot tenni. | |||||||||||||||||||
Az idő típusú adatok hasonlóan többféle módon, de a legegyszerűbben óra:perc formátumban adhatók meg, ahol az óra 0 és 23 között, a perc 0 és 59 között érték lehet. A perc után egy kettősponttal elválasztva másodperc is definiálható. A táblázatkezelők ezeket az adatokat számként tárolják és kezelik. A dátumok logikailag sorszámok; a legkorábbi dátum Excelben 1900.01.01 (a "nulladik nap", fiktív dátumként 1900.01.00), az utolsó - a mostani Excel verziókban - 9999.12.31, aminek sorszámértéke 2958465. Az időt a táblázatkezelőkben 0 és 1 közötti törtszámok jelentik, ahol a nulla még értelmezhető időpont, az egy nem. Egy cellában lévő törtrészt is tartalmazó valós szám dátumként és időként, sőt mindkettőként egyszerre is értelmezhető. Azt, hogy a táblázatkezelő minek mutatja, formátumbeállítással határozhatjuk meg. | |||||||||||||||||||
A logikai adatok az IGAZ és a HAMIS értékek. Beíráskor kisbetűvel is leírhatók, a megjelenítéskor alapértelmezés szerint automatikusan nagybetűre változnak). | |||||||||||||||||||
Az ezektől különböző összes többi adat mind szöveges. A táblázatkezelő üzenetei szintén a cellaterületen jelennek meg, nem cellatartalmak! | |||||||||||||||||||
Ugyanígy szöveg lesz a dátumnak szánt, de elrontott formátumban megadott idő- és dátumadat is, pl. 1999.2.29.; 23:62 illetve 2:4:5:6. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Ha egy adat formailag szám vagy logikai típusú, de mégis szövegként kell kezelni (pl. személyi szám része), akkor írjunk elé ' (aposztróf) jelet, ezzel jelezve, hogy szöveg típusú adatként szeretnénk kezelni. Az aposztróf hiányában a táblázatkezelő az alapértelmezésnek megfelelő típusba sorolja ezeket az adatokat is. | |||||||||||||||||||
Gépelje be egymás után három cellába a nevét, születési idejét és az IGAZ logikai értéket! Figyelje meg, hogy mit merre igazít az Excel! | |||||||||||||||||||
Az adatokkal kapcsolatban még három fontos fogalmat kell tisztázni: mi a cella tényleges értéke, mi a tartalma és mi a megjelenített értéke, azaz: mit és hogyan látunk a cellaterületen. Formailag ezek gyakran egyformák, de lehetnek akár mind különbözők is! | |||||||||||||||||||
Nézzük a következő ábrát! Az A1-es cellában a tartalom, a megjelenített érték és a tényleges érték egyaránt 0,2. A B1-es cellánál a megjelenített és a tényleges érték 0,7, de a tartalom az =0,2+0,5 képlet. A C1-es cellában a tartalom az =(A1+B1)/2 képlet, a tényleges érték ennek a képletnek az eredménye, a 0,45, a megjelenített érték pedig 45%. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
A cella tartalma és tényleges értéke mindig összefügg egymással, de a megjelenített érték lehet az első kettőtől teljesen független is. Ez annak a következménye, hogy a megjelenítést a felhasználó szabályozhatja. A következő ábrán az A1 cella tartalma az =PI() képlet, tényleges értéke a pi szám 15 jegy pontossággal, a megjelenített érték pedig az egyéni számformátum miatt a palacsinta szó. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Az adattípusok megismerése és hibátlan használata nem csak az informatikusoknak, de mindenkinek fontos és hasznos, hiszen ennek a tudásnak birtokában vagyunk képesek megoldani a következő táblázatkezelési problémákat: | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
A táblázatkezelő a valós számokat lebegőpontos kódolással tárolja. Ebben a kódolásban létezik a gépi epszilon, amely az a legkisebb pozitív érték, amit 1-hez adva olyan számot kapunk, aminek kódja nem egyezik meg 1 kódjával. A következő ábrán látható Excel-táblázat ennek a becsült értékét számítja ki és mutatja meg. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Jól megfigyelhető, hogy a B oszlopban szereplő kis törtérték a C oszlopba már kerekítve látszik, és az 52. sorban a törtrész már "elveszett", így természetesen C52 már értéke 1 lesz, mint ahogyan a C oszlop minden, az 52. sor utáni értéke is! | |||||||||||||||||||
Az, hogy a táblázatkezelőben kiszámított értékek nem mindig pontosak, gazdasági és mérnöki számításokhoz jó részében biztosan elegendő (pl. egy híd terhelésvizsgálatánál is). Űrszondák navigálására vagy komoly matematikai problémák megoldására pedig nem a táblázatkezelő a megfelelő eszköz. | |||||||||||||||||||
A következő ábrán is látszik, hogy elengedhetetlen a cellákban lévő adatok típusának ismerete a képletek felépítéséhez. Első ránézésre az A1-es és a B1-es cellában is egy 1-es szám található. Ha jobban megvizsgáljuk az ábrát, akkor az igazításból látszódik, hogy csak a B1-ben van szám, az A1-ben szövegként tároltuk a 1-est. Ahhoz, hogy a két értéket egyenlőnek tekintse a táblázatkezelő típuskonverziót kell alkalmazni. A feladatnak megfelelően vagy az A1-ben lévő adatot kell számmá konvertálni, vagy a B1-ben lévőt szöveggé. A típuskonverziókkal a későbbiekben még fogunk foglalkozni. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Gondolkodjon el azon, hogy vajon mekkora szám hozzáadása nem változtatja meg az egymilliót! | |||||||||||||||||||
Határozza meg az Excel 2010-ben a legnagyobb, még pontosan ábrázolható egész számot; a legnagyobb, tudományos megjelenítéssel még értelmes valós (lebegőpontos) számot! | |||||||||||||||||||
A gépi epszilonos példa hatására gondolja át, hogy hogyan célszerű megoldani táblázatkezelőkben azt a feladatot, amikor olyan számsort kell összeadni, amiben vegyesen szerepelnek nagyon kicsi és nagyon nagy számok! | |||||||||||||||||||
Kifejezések | |||||||||||||||||||
Adatok, cellacímek, műveleti jelek és függvények felhasználásával táblázatainkban kifejezések készíthetők. A kifejezéseket cellákban helyezhetjük el. | |||||||||||||||||||
A használható műveleti jelek szám típusú adatokra az összeadás, kivonás, szorzás, osztás és hatványozás. A hatványozás a gyökvonást is jelenti, hiszen amint tudjuk egy szám a k-adik gyöke az 1/k-adik hatványával egyezik meg, pl. negyedik gyököt az 1/4 hatványra emeléssel számíthatjuk. A kifejezések felírásakor a felhasznált műveleteknek a matematikában megismert tulajdonságait kell használnunk. Ezek a tulajdonságok: asszociativitás, disztributivitás, kommutativitás és a végrehajtási sorrend, a precedencia. | |||||||||||||||||||
Ugyanezek a műveletek végrehajthatók a dátum és idő típusú adatokkal is, mivel ezeket a táblázatkezelők számként használják, de az összeadás és a kivonás kivételével használatuk nem célszerű. | |||||||||||||||||||
A szöveges adatokon elvégezhető művelet az összefűzés, ennek jele az & jel. A művelet végrehajtása nagyon egyszerű: az eredményt úgy kapjuk meg, hogy az első operandus értéke után odaírjuk a második operandus értékét. | |||||||||||||||||||
Használhatjuk még a hasonlítást (akár különböző típusok esetében is, vállalva azt, hogy az "eredmény" értelmetlen vagy haszontalan), amelynek eredménye IGAZ vagy HAMIS. | |||||||||||||||||||
A kifejezésekben az adatok azonosítására cellahivatkozások is elhelyezhetők, ill. az adatok kezelésére típustól függően függvények is használhatóak, ezekkel később még foglalkozunk. | |||||||||||||||||||
A kifejezéseket a szöveges adatoktól való megkülönböztetés végett egy megkülönböztető jellel kell kezdeni. Ez a jel az = (esetleg a + vagy -). | |||||||||||||||||||
Ha sikerült formailag helyesen megadni a kifejezést, akkor a táblázatkezelő alapértelmezésben rögtön a számított eredményt jeleníti meg a cellatartományon. Ha mégis a képletet szeretnénk látni, akkor álljunk rá a cellára, illetve a megfelelő lapon a Képletek kapcsoló aktivizálásával kérhetjük az általános képlet-megjelenítést. Ilyenkor az esetleges hibaüzenet helyett is az eredeti kifejezést láthatjuk a munkalapon. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
A képlet megjelenítő kapcsoló a Képletek menüszalag Képletvizsgálat csoportjában érhető el. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Érdemes átgondolni, hogy a kezdetben üres cellába beírt adat egyben meghatározza a végrehajtható műveleteket is. Ez az elv hasonló ahhoz, ahogy a modern objektumorientált programozási nyelveknél csak futási időben derül ki egyes műveletek pontos végrehajtási módja (késői kötés). | |||||||||||||||||||
Szorozza össze a 623-at a 782-vel! | |||||||||||||||||||
Számolja ki a 1048576 négyzetgyökét! | |||||||||||||||||||
Fűzze össze a "Mici" és a "mackó" szót! | |||||||||||||||||||
Blokkműveletek | |||||||||||||||||||
Munkánk hatékonyságát jelentősen megnöveli, ha nemcsak egyes cellákat, hanem cellákat tartalmazó téglalap alakú tartományokat (blokkokat) is tudunk kezelni. | |||||||||||||||||||
Megadás, kijelölés, törlés | |||||||||||||||||||
Képletekben a blokkokat általában bal felső és jobb alsó celláik egymástól kettősponttal elválasztott koordinátáival adjuk meg (például A2:G5). | |||||||||||||||||||
A blokkok elvileg bármely átellenes cellacímmel azonosíthatók, de a táblázatkezelő minden más megadási formát lecseréli a bal felső, jobb alsó koordinátákra. | |||||||||||||||||||
Blokkot kijelöléssel is megadhatunk, amit billentyűzettel vagy egérrel, többféle módon is végrehajthatunk. A kijelölési módszerek a következő táblázatban találhatók. A kijelölt blokkot a táblázatkezelő inverz színekkel jeleníti meg. | |||||||||||||||||||
Kijelölések
2. táblázat | |||||||||||||||||||
Nagy méretű blokkok kijelölésére alkalmazhatjuk a Shift billentyűt együtt a gyors mozgás lehetőségeinél tárgyalt Ctrl+, Ctrl+, ... billentyűkombinációkkal; illetve használhatjuk a kijelöléshez a Név mezőt (beírjuk a megfelelő blokk koordinátáit; egymástól pontosvesszővel elválasztva több blokk is megadható). | |||||||||||||||||||
A táblázatkezelőkben kétféleképpen lehet törölni. Az egyik a cellák tartalmának és egyéb jellemzőinek törlése, amelynek hatása más cellák tartalmára nem terjed ki. A másik az úgy nevezett teljes törlés. Ennek a törlésnek nemcsak a törölt cellára vagy blokkra van hatása, hanem a környezetre is. | |||||||||||||||||||
Az első szerint a kijelölt blokkok tartalma törölhető a Delete billentyűvel. Törlésre a menüből is van lehetőség, a Kezdőlap/Szerkesztés/Törlés parancs választásával. Ezt alkalmazva a törölt területen a tartalom, a forma és még néhány tulajdonság tűnik el, de minden más változatlanul megmarad. Megmarad például minden olyan hivatkozás is, amely a törölt blokkra vagy valamelyik cellájára vonatkozik. | |||||||||||||||||||
A másikfajta törlés a cellát. illetve a blokkot úgy törli, hogy a mellette lévő cellákat a törölt területre húzza. Ebben az esetben minden olyan hivatkozás, amely a törölt terület celláira vonatkozik hibás lesz, az átmozgatott cellákra való hivatkozás pedig az új helyüknek megfelelőre változik. Ennél a törlésnél meg kell adnunk a törlés módját is, amely azt határozza meg, hogy a törlendő blokk helyét a program a cellák balra vagy felfelé tolásával töltse fel. A táblázatkezelőkben ezzel a módszerrel lehetőség van azon oszlopok, illetve sorok teljes törlésére is, amelyekben a kijelölt blokk elhelyezkedik. A törlés végrehajtása a: Kezdőlap menüszalag Cellák csoportjával lehetséges. | |||||||||||||||||||
Jelölje ki a C2:E4 és a H3:L8 blokkot! | |||||||||||||||||||
Másolás, mozgatás | |||||||||||||||||||
A kijelölt blokk a táblázat tetszőleges részére másolható vagy átmozgatható. | |||||||||||||||||||
Ehhez jelöljük ki a másolni vagy mozgatni kívánt blokkot, majd válasszuk a Másolás vagy Kivágás ikont a Kezdőlap menüszalagról. Jelöljük ki az új blokk helyét, illetve álljunk annak leendő bal felső sarkára, majd válasszuk a Beillesztés megfelelő lehetőségét a Kezdőlap menüszalagról. | |||||||||||||||||||
Ha a másoláskor a másolt cellákban képletek vannak, akkor ügyelni kell arra, hogy a képletben szereplő cellahivatkozások csak úgy módosulhatnak, hogy ezzel ne kerüljünk a "táblázaton kívülre". A logika működését jól szemléltetik következő egyszerű feladatok: mi lesz az eredmény, ha a következő ábra szerint a C6 cella tartalmát a B6 vagy A6 cellába másoljuk (#HIV!). | |||||||||||||||||||
Írjon be az A1-es cellába egy 2-es, a C1-es cellába pedig egy 3-as számot. Helyezze el a B3-as cellába az =A1*3 képletet, majd másolja át a D3-as cellába! Figyelje és magyarázza meg a történteket! | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Törölje ki az előző ábra B5-ös celláját a cellák balra mozgatásával. Figyelje és magyarázza meg a történteket! | |||||||||||||||||||
Ezek a funkciók közvetlenül is hívhatók gyorsbillentyűkkel (Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V). | |||||||||||||||||||
Egérrel a "fogd és vidd" módszert alkalmazva mozgathatunk, másolhatunk. A kijelölt cella vagy blokk jobb alsó sarkán lévő kitöltőfülre vagy kitöltőjelre állva az egér bal oldali gombját lenyomva a szomszédos cellákba másolhatjuk a kijelölt blokk, cella tartalmát úgy, hogy a egeret abba az irányba mozgatjuk, ahova a másolatot el szeretnénk helyezni. Vigyázat, a blokk tartalmából csak annyit másol át a program, amennyi az egérrel bejárt területre elfér. Ha a blokk belseje felé mozgunk, akkor a bejárt terület tartalmát törli a program! Ezeket a műveleteket az egér jobb gombjával történő kattintás után megjelenő helyi menü segítségével is végrehajthatjuk. | |||||||||||||||||||
Nagyméretű blokkoknak egyforma adatokkal való feltöltésére hatékonyabb módszer lehet a következő: Vigyük vágólapra a beillesztendő tartalmat, majd jelöljük ki a blokkot, szerkesztő módban szúrjuk be a vágólap tartalmát, és nyomjunk Ctrl+Enter-t. Egy másik lehetséges eljárás szintén a kitöltőfület használja fel. Először ki kell tölteni egy oszlopot. A mellette lévő oszlop kitöltéséhez elegendő az első cellába beírni a tartalmat, és ezt lehet másolni azokba a cellákba, amelyek üresek, de a mellettük lévő cellákban van tartalom. A másoláshoz csak a kitöltőfülre történő kell duplán kattintani és a táblázatkezelő automatikusan kitölti az oszlopot üres celláit a mellette lévő oszlop kitöltött cellái mellett vagy addig, amíg egy tartalommal rendelkező cellát el nem ér. | |||||||||||||||||||
Írjon be egy új munkalapon az A1-es cellába egy 1-es, az A2-es cellába pedig egy 2-es számot! Jelölje ki az A1:A2 blokkot, majd a kitöltőfül segítségével másolja le a 10. sorig! Számolja ki a B oszlopba az A oszlopban található számok négyzetét! | |||||||||||||||||||
Beszúrás | |||||||||||||||||||
Sokszor szükség lehet arra, hogy egy táblázatba utólag üres sorokat vagy oszlopokat szúrjunk be. Ekkor jelöljünk ki egy blokkot úgy, hogy bal felső sarka ott legyen, ahol a beszúrást el szeretnénk végezni, és annyi sort vagy oszlopot tartalmazzon, ahányat be szeretnénk szúrni. Végül válasszuk az Oszlopok beszúrása opciót a Kezdőlap menüszalag Cellák csoportjában. Az eredmény: a megfelelő számú üres sor vagy oszlop bekerül a táblázatunkba. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Ha nem teljes sort/oszlopot szeretnénk beszúrni, hanem csak néhány cellát, akkor a fentivel azonos kijelölés után a Cellák beszúrása... opciót választjuk a Kezdőlap menüszalag Cellák csoportjában. Ilyenkor meg kell adni, hogy a gép a beszúrandó blokk helyét milyen módon alakítsa ki (lehetséges a cellák eltolása lefelé ill. jobbra). | |||||||||||||||||||
Szúrjon be az előbb kialakított táblázat A és B oszlopa közé egy új oszlopot! |
Önellenőrző kérdések | |||||||||||||
1. Jelölje meg a következő funkciók közül azokat, amelyeket a táblázatkezelő programok támogatnak:
![]() | |||||||||||||
2. Adja meg a táblázatkezelőkkel történő feladatmegoldás lépéseinek helyes sorrendjét!
![]() | |||||||||||||
3. Jelölje meg a következő funkciók közül azokat, amelyeket tipikusan máshogy hajtunk végre a táblázatkezelőben kicsi, illetve nagy méretű adathalmaz esetén:
![]() | |||||||||||||
4. Milyen számmal jelöltük az egyes fogalmakat az ábrán? ![]() Név mező ![]() | |||||||||||||
5. Adja meg, hogy hogyan igazítja a táblázatkezelő a következő adatokat! (Az alapértelmezett beállítások szerint) (b = balra, j = jobbra, k = középre, n = a megadottak alapján nem lehet eldönteni) =3+2 ![]() | |||||||||||||
6. Az alábbiak közül melyik operátor alkalmazható hiba nélkül két (tetszőleges értékű) szöveges operandus esetén?
![]() | |||||||||||||
7. Döntse el az ábra alapján, hogy mi az A1-es cella tartalma, megjelenített értéke és tényleges értéke! ![]() A1 cella tartalma: ![]() | |||||||||||||
8. Mit kell írni a Név mezőbe, hogy az alábbi ábra alapján jelölje ki a cellákat az Excel? A kifejezés a lehető legegyszerűbb legyen! ![]() Név mező: ![]() |