6. lecke: Formázás, diagramok, nyomtatás
| Cél: A lecke néhány rövidebb témakört tárgyal (formázások, diagramok, nyomtatás). Ha már elkészítettük a táblázatot, akkor végül eladhatóvá, mások számára is átláthatóvá kell tenni. Ilyen olvashatóságot, feldolgozhatóságot segítő eszközök a formázások és a diagramok. Formázni akkor is érdemes, ha a munkafüzet csak saját használatra készül, mert így a későbbiekben is könnyen tudunk benne tájékozódni. |
Követelmények: Ön akkor sajátította el megfelelően a tananyagot, ha képes az Excel segítségével |
- cellákat elrejteni és felfedni,
- cellák formátumát módosítani,
- a formátumkódot értelmezni,
- cellákat átméretezni,
- a karaktereket megformázni,
- a celláknak hátteret beállítani,
- ábrákat beszúrni,
- diagramokat készíteni,
- munkafüzetet kinyomtatni.
|
Időszükséglet: A tananyag elsajátításához (a feladatok megoldásával együtt) hozzávetőlegesen 3 órára lesz szüksége. |
Kulcsfogalmak |
- cellaformátum
- formátumkód
- rejtett cella
- diagram
- nyomtatás
|
Táblázatok formázása |
Egy-egy feladat befejezése után célszerű a kész táblázatot áttekinthetővé és barátságossá tenni. Ezt a célt úgy érhetjük el, hogy a fontosnak tartott részeket kiemeljük, a felesleges vagy zavaró cellákat elrejtjük, esetleg az adatok megjelenítési módját megváltoztatjuk. Ezeknek a feladatoknak az elvégzésére a táblázatkezelőkben megtaláljuk az eszközöket. |
Elrejtés és felfedés |
Ha a táblázat egyes részeire csak a számítások végrehajtásához volt szükség, de a felhasználó számára érdektelen információt tartalmaznak, akkor elrejtendők. Ez elvégezhető a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Láthatóság/Elrejtés és felfedés pont, és itt Sorok elrejtése, ill. Oszlopok elrejtése menüpontokkal. Ezáltal a kijelölt cellákat - ha nincs kijelölés, akkor az aktuális cellát - tartalmazó oszlopok illetve sorok láthatatlanná válnak. Ha utólag mégis láthatóvá kell tenni a értéküket, akkor ez a Felfedés sor vagy oszlop paranccsal hajtható végre. A felfedés előtt ki kell jelölni egy kisebb blokkot, amely legalább egy-egy cellát tartalmaz mindkét szomszédos- nem elrejtett - oszlopból illetve sorból. |
Több munkalap használata esetén előfordulhat, hogy egész munkalapo(ka)t célszerű elrejteni. Ezt is támogatják a táblázatkezelők (Kezdőlap/Cellák/Formátum/Láthatóság/Elrejtés és felfedés/Munkalap elrejtése). |
Ha a lapot újra láthatóvá akarjuk tenni, akkor a parancs végrehajtásakor a táblázatkezelő a megjelenő listában megmutatja az elrejtett lapokat, és ezek közül kell kiválasztani a megfelelőt (a funkció az előbbi helyen indítható, a felfedés/Munkalap megjelenítése paranccsal). Ha nincs elrejtett lap, akkor ez a funkció nem hívható. |
Rejtse el egy táblázat A és B oszlopát! |
Az adatok megjelenésének formátuma |
A táblázatkezelők alapértelmezés szerinti megjelenítésben is megkülönböztetik ugyan a különböző típusú adatokat (például igazítással), de sok esetben az egységesen megjelenített azonos típusú adatok további kategorizálása is szükséges lehet (például a "normál" szám típusú adatoktól Ft végződéssel szeretnénk megkülönböztetni a szintén számokból álló pénzügyi adatokat, vagy "darab" végződést állítunk be egyes számokat tartalmazó cellákra). A kívánt beállításokat a megfelelő blokk kijelölése után a Kezdőlap menüszalag Szám csoportjából aktiválható Szám részablakban lehet elvégezni. |
Az ablak bal oldalán találhatók a kategóriák, a jobb oldalán pedig az aktuális kategórián belül választható alesetek. |
A fontosabb beállítások néhány kategória esetén a következők: |
- szám: tizedes nélkül; tizedessel; ezres csoportokra bontva; negatív számok pirosak;
- pénznem: ugyanazok a lehetőségek, mint az előbb, csak Ft végződéssel;
- dátum: év, hónap és nap több különböző sorrendben; a három közül csak kettő látszik; évek csak utolsó két jeggyel; hónapok szöveggel (Calcban a szeparátorjel is beállítható);
- idő: óra, perc és másodperc közül csak kettő látszik; az óra 0 és 23 között; az óra 1 és 12 között; délelőtt/délután jelzéssel;
- tudományos: a szám alap*10^kitevő alakban adott, az alap tizedeseinek száma beállítható;
- különleges: egyes speciális formátumok választhatók (pl. adószám, telefonszám stb.);
- százalék: tizedes nélkül; tizedessel.
|
Az egyéni beállításnál a táblázatkezelő szabványos formátumkódjainak felhasználásával saját formátumokat készíthetünk. A lehetőségeket érdemes alaposan áttanulmányozni (súgó), a jellegzetes típusokat (helyiértékek formázása, szövegek megjelenítése, színbeállítás, ezres megjelenítés, valódi tört, tudományos számforma, feltételes formázás, dátum és idő formátumok) mi is bemutatjuk (figyeljük meg, hogy az alapadat, a cella tartalma ugyanaz, a megjelenített érték mégis meglepően más és más lehet). |
Próbálja ki a következő táblázatban összefoglalt formátumkódokat! |
Az egyéniformátum-beállítás néhány lehetősége Excel használatakorFormátumkód | Szám | Formázott szám | 0 | 12,34 | 12 | 0,00 | 12,34 | 12,34 | 0% | 12,34 | 1234% | 0,00E+00 | 12,34 | 1,23E+01 | 0,00 | 0,1234 | 0,12 | #,00 | 0,1234 | ,12 | #" "?/? | 12,34 | 12 1/3 | # ##0,00 Ft;[Piros]-# ##0,00 Ft | 1234,56 | -1 234,56 Ft | éééé.hh.nn | 12,34 | 1900.01.12 | nn.hhh.éé | 12,34 | 12.jan.00 | hhhh | 12,34 | január | nnnn | 12,34 | csütörtök | ó:pp:mm AM/PM | 12,34 | 8:09:36 de. | [ó]:pp:mm | 12,34 | 296:09:36 | 0" db" | 12,34 | 12 db | 0 " db" | 12,34 | 0 db |
1. táblázat |
Az üres cella formátuma is beállítható, és később, ha kitöltjük, akkor az új tartalom értéke automatikusan a beállításnak megfelelő módon jelenik meg. |
A dátum és idő típusú adatok formátumát alapértelmezésben a területi beállítások alapján kezeli a táblázatkezelő. Ezek a beállítások - operációs rendszer szinten - a Vezérlőpulton belül a Területi és nyelvi beállítások, ill. Óra, nyelv és terület kiválasztásával tekinthetők meg. Ha szükséges, a megfelelő pontok módosításával változtathatunk a beállításokon. |
Speciális, a gyakorlatban sokszor igen hasznos beállításokat tesz lehetővé a feltételes formázás alkalmazása. Itt eltérő színnel vagy háttérrel emelhetjük ki az adatok közül azokat, amelyek bizonyos feltételeknek eleget tesznek. A megvalósítás az autoszűréshez hasonló, részletesen nem tárgyaljuk. A lehetőségek a Kezdőlap menüszalag Stílusok csoportjának Feltételes formázás pontjában érhetők el. |
Feltételes formázás  | |
Formázza meg a DVD kölcsönző táblázatot a következő ábrán látható módon! |
Formázások | |
Méretváltoztatások |
A sorok/oszlopok méretét a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Cellaméret pontjával állíthatjuk be, a Sormagasság.../Oszlopszélesség... ablakában kell megadni az új méretet. A változtatások a kijelölt cellákat, ha nincs kijelölés, akkor az aktuális cellát tartalmazó sorokra/oszlopokra lesznek érvényesek. Az alapértelmezett méret visszaállítható az Automatikus sormagasság választásával. |
Egy-egy sor/oszlop mérete egérrel menü nélkül is átállítható. Ehhez vigyük az egérkurzort a megfelelő sort/oszlopot a következő sortól/oszloptól elválasztó osztásvonalra a sor- vagy oszlopazonosítón. Ekkor az egérkurzor kétfelé mutató nyíllá változik. Fogjuk meg az egérrel az osztásvonalat és kezdjük el húzni az a megfelelő irányba. A szerkesztőléc név mezőjében a gép kijelzi az aktuális méretet, amely így pontosan beállítható. |
Ha az osztásvonalra kétszer kattintunk rá, akkor a táblázatkezelő automatikusan úgy állítja be a sormagasságot vagy oszlopszélességet, hogy az aktuális kijelzés szerint a legtöbb helyet elfoglaló érték éppen elférjen. |
Módosítsa a DVD kölcsönző oszlopainak a szélességét úgy, hogy minden adat kiférjen! |
Igazítás a cellaterületen belül |
Az adatok a kijelölt cellák területén belül többféle módon igazíthatók, a fontosabb lehetőségek: |
- vízszintesen: alapértelmezett; balra; jobbra; középre; sorkizárt módon; a cellaterületet teljesen kitöltve;
- függőlegesen: fent; lent; középen.
|
Ezen kívül beállíthatjuk az írás irányát is, pl. akár felülről lefelé. Ez különösen táblázat fejlécénél vagy kimutatás oldalmezőjében lehet hasznos. A szöveg elhelyezését kérhetjük a Sortöréssel több sorba is. A Cellák egyesítésével egy-egy cellát képezhetünk több cellából úgy, hogy a cella mérete az összevont cellák összméretével lesz egyenlő. Az egyesített cellára hivatkozni az egyesített cellablokk bal felső cellájának címével lehet. |
Az összes említett beállítás a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Cellák formázása ponton belüli Igazítás részablakban végezhető el. |
Igazítsa középre a DVD kölcsönző munkafüzet Kölcsönzések munkalapjának fejlécét! |
Karakterformázás |
Az adatokat leíró karakterek színe, mérete, betűtípusa és betűstílusa a kijelölt cellákon belül karakterformázással állítható át, a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Cellák formázása ponton belüli Betűtípus részablakban. A részablak lényegében megegyezik a szövegszerkesztők hasonló ablakával, kezelni is hasonlóan lehet. |
Megjegyzés: Bizonyos beállítások csak a cella értékének egészére, mások az érték részeire is megadhatók, sőt, bizonyos beállítások megadhatósága függ attól is, hogy mi a cella tartalma! (Például felsőindex.) |
Állítsa át a DVD kölcsönző munkafüzet Kölcsönzések munkalapjának fejlécét félkövérre és kék színűre! |
Cellák színezése, mintázata és bekeretezése |
Nemcsak az adatok megjelenési formája, hanem a celláké is változtatható. A cellákhoz háttérszínt és háttérmintázatot adhatunk meg a Kezdőlap/Cellák/Formátum/Cellák formázása ponton belüli megfelelő részablakban. Az átállítás vagy beállítás az aktuális cellára vagy a kijelölt blokkra lesz érvényes. |
A táblázat egyes részeit ki lehet emelni rácsozással, bekeretezéssel is. A Kezdőlap/Cellák/Formátum/Cellák formázása menüponthoz tartozó Szegély részablakban adhatjuk meg a keret elhelyezkedését, vonalstílusát és színét. |
Keretezze be a DVD kölcsönző munkafüzet Kölcsönzések munkalapjának adatait! |
Rajzok és szövegdobozok |
A munkalapokra rajzokat, képeket, magyarázó szövegdobozokat is beszúrhatunk, amiket aztán arra a területre mozgathatunk át, amit a legmegfelelőbbnek tartunk. A rajzokat egyrészt a táblázatkezelők saját rajzolóprogramjával (Beszúrás menüszalag Ábrák csoport) készíthetjük el. |
Másrészüket objektumként szúrhatjuk be, illetve készíthetjük el, lehetőségek: Beszúrás/Objektum. |
Harmadrészt a kész képeket, rajzokat fájlból a Beszúrás menüszalag Ábrák csoportjával tehetjük a táblázat munkalapjára |
A magyarázó szövegdobozokat, amikkel már az előző ábrákon is találkozhattunk, szintén beszúrással tehetjük a munkalapra. |
Diagramok |
A táblázatok adatait grafikusan is megjeleníthetjük, szemléletesen bemutatva ezzel egymáshoz viszonyított nagyságukat és esetleg a változásukat is. Erre a táblázatkezelőkben a diagramkészítőt használjuk. |
Először célszerű kijelölni az ábrázolni kívánt adatokat. Ehhez olyan táblázat vagy táblázatrész szükséges, amely legalább egy - numerikus értékekből álló - adatoszlopot vagy adatsort tartalmaz. Nem összefüggő tartomány esetén a szükséges résztartományokat (ezek általában a táblázat egy-egy sorában vagy oszlopában találhatók) egymás után kell kijelölni. Figyeljünk arra, hogyha az szükséges, a kijelölés tartalmazza a mezőneveket is (ha vannak ilyenek). Az adatok neveit tartalmazó sor vagy oszlop a megadásnál előzze meg a többit. |
A kijelölés után a diagram elkészítéséhez a Diagramvarázslót (Beszúrás menüszalag Diagramok csoport) kell elindítani. |
Ezután megjelenik a Diagramvarázsló ablaka. Bármelyik táblázatkezelőben is dolgozunk, az első lépésben egy grafikus listát láthatunk a használható grafikonokról. Válasszuk ki a megfelelő diagramtípust a feladat, illetve az adatok jellegének megfelelően: |
Több numerikus adatsor/oszlop esetén nem célszerű a kör- és tortadiagram használata, mert ezek csak egy számsorozatot képesek megjeleníteni (a hasonló perecdiagrammal több számsorozat is ábrázolható). |
Viszonylag kevés adat esetén ne olyan diagramtípust válasszunk, amely az egymás utáni adatokat összekötve jeleníti meg, illetve amelynél az egyes adatok önmagukban kevéssé feltűnőek. Nem ajánlott például a terület- és a pontdiagram, ajánlott viszont a sáv-, a kör-, a perec-, a torta és az oszlopdiagram. Ez utóbbiakkal az adatok egymáshoz való viszonyát is jól lehet érzékeltetni. (Például egy szavazás végeredménye kördiagramon nagyon szemléletesen bemutatható.) |
Ugyancsak nem célszerű összekötéses diagramot választani akkor, ha az adatokat csak össze szeretnénk hasonlítani, azaz az adatok nem változást jelenítenek meg. |
Fordított esetekben (nagy adatmennyiség, változások bemutatása) esetén célszerű a terület- vagy pontdiagramot választani. |
Szemléltetési célokra különösen illusztratív a 3D diagramok használata. |
A kívánt típus kiválasztása után még az altípust is meg kell adni (az ablak jobb oldali részében). Néhány fontosabb beállítási lehetőség az altípusoknál a következő: |
Kör-, perec- és tortadiagram esetén az egyes cikkelyek mellett kérhetjük egy másik adatsorozat (célszerűen nevek) feltűntetését, az egyes cikkelyek elmozdíthatók, százalékos részesedésük megjeleníthető. |
Kör-, perec- és tortadiagram kivételével az összes többi esetben kérhetjük tengelyek és osztásvonalak megjelenítését. |
Sáv- és oszlopdiagram esetén az adatsorozatok nemcsak egymás mellé, hanem egymásra rakva is ábrázolhatók. |
Grafikon vagy pont típus esetén kérhetjük az adatok összekötését. |
A táblázatkezelők már itt lehetőséget biztosítanak arra, hogy megnézhessük, hogy hogyan fog kinézni a kész diagram a típus/altípus választásunknak megfelelően. |
Diagramvarázsló | |
Ezután az adatok megadása pontosítható, illetve a diagram formázási beállításai módosíthatók. Excel 2010-ben mindezt a már beszúrt diagramra kattintva tehetjük meg. |
Ellenőrizzük, hogy az adatok megadása pontos-e, és a táblázatkezelő megfelelően ismerte-e fel a kijelölt adatok logikáját (adatsorok vagy oszlopok). |
A már beszúrt diagramra jobb egérgombbal kattintva változtatható a forrásadatok megadása (Adatok kijelölése... pont - aktiválásával megjelenik az Adatforrás kiválasztása ablak), és a címek/feliratok pontosítása, ill. a jelmagyarázat beállítása (szintén az Adatforrás kiválasztása ablakban). Ebben a programban a kész diagramot áthelyezhetjük másik munkalapra, a beszúrás után megjelenő Diagrameszközök/Tervezés menüszalag Diagram áthelyezése pontjával. |
A beszúrás utáni módosításokat a Diagrameszközök/Tervezés, Elrendezés és Formátum menüszalagokon is elvégezhetjük. |
A Diagrameszközök/Tervezés menüszalag  | |
A diagramok csinosítása, megfelelő külleműre alakítása sokszor igen fontos - és nem feltétlenül egyszerű - része a feladatnak. Ehhez a diagramok elemeinek az elrendezésének gondos megtervezésére van szükség, sőt, ez a tervezés sokszor speciális gyakorlatot, tapasztalatot igényel. |
Választási eredmények bemutatása diagrammal | |
Készítse el az előző ábrán láthat diagramot! |
Készítsen oszlopdiagramot, majd próbálja ki a következő formai változtatásokat! Ha a vízszintes tengelyen nem jelenik meg minden felirat, akkor kiszélesíthetjük a rajzterületet, vagy a tengely feliratait 90 fokkal elforgathatjuk. Utólag értékeket rakhatunk az adatsorokra vagy oszlopokra, megváltoztathatjuk a színüket, a feliratok színét és betűméretét is. |
Nyomtatás |
A táblázat tartalma mindig kinyomtatható. A képernyőn lévő tartalom viszont sokszor nem pontosan ugyanúgy jelenik majd meg a papíron, mint ahogyan a képernyőn látjuk. Előfordulhat például, hogy a nyomtatott lapon a numerikus cellatartalom értéke helyett # jelek sorozatát látjuk. Ezért nyomtatás előtt célszerű megtekinteni, hogyan fog kinézni a munkalap nyomtatott formában. A megtekinteni a Fájl/Nyomtatás menüponttal lehet. |
Nyomtatás előtt fontos pontosan tudnunk azt is, hogy a táblázat mely része fér rá a papírra vagy lesz látható egy oldalon - nagyon bosszantó lehet például, ha egy oszlop egy része új oldalra kerül. Hogy ezt megtudjuk, aktiváljuk a Nézet/Oldaltörés megtekintése menüpontot. A megjelenő ablakban a dokumentumon kék színű vonallal megjelölve látjuk az alapértelmezett oldaltöréseket. Az egérrel változtathatunk az oldaltörések helyzetén. |
Az oldaltörés megtekintése nézetből a Nézet menüszalag Normál menüpontjával térhetünk vissza a normál képernyőnézetre, vagy a Fájl backstage Nyomtatás parancsával a nyomtatási kép nézetre. A nyomtatási képről a normál nézetre visszatérve a táblázatkezelő vonallal határolja körbe azt a területet, ami egy nyomtatott lapra kerül. Ezek a vonalak mindig cellahatárokra esnek. |
Laphatár nyomtatásnál | |
A nyomtatási kép nézetben (és a Lap elrendezése menüszalagon) lehetőségünk van az oldal néhány jellemzőjének beállítására is. Módosíthatjuk, megadhatjuk: |
- a papírméretet és az elrendezést;
- a margók illetve élőfej/élőláb számára biztosított távolságot;
- az élőfejen/élőlábon belül megjelenő információt, feltüntethetjük az oldalszámot, a dátumot, a fájl nevét, a készítő nevét - ehhez baloldalon, középen és jobbra igazítva összesen 3 pozíciót használhatunk;
- a cellarácsok, ill. sor- és oszlopazonosítók megjelentetését, a nyomtatás irányát (felülről lefelé vagy balról jobbra), továbbá többoldalas táblázat esetén kérhetjük, hogy az azonosítóként szolgáló mezőnévsorok és rekordnévoszlopok minden kinyomtatott lapokon jelenjenek meg.
|
A nyomtatásablakban a fentieken túl megadható még több speciálisan a nyomtatóra jellemző, illetve a nyomtatással kapcsolatos adat, így például a nyomtatás minősége, a papír típusa és az egy lapra nyomtatandó oldalak száma. |