KURZUS: Kommunikáció a mérnöki gyakorlatban
MODUL: IV. modul
11. lecke: Protokoll és etikett szabályok a munkahelyen és a tárgyalások során 2. rész
A lecke célja az, hogy a társadalmi és hivatali kapcsolatok kulturált fenntartására igényes szakemberek megismerjék a protokoll és etikett hazánkban és nemzetközi környezetben is elfogadott szabályrendszerét. A fejezetben első sorban a munkahelyen, tárgyalásokon elvárt viselkedésről, eljárásokról, tevékenységekről lesz szó, amelyek a mérnökök számára is mindennapi kihívást jelentenek. A protokoll és etikett ismeretek segítségével a kommunikáció hatékonysága növelhető. | ||
A jelenlegi, második rész az a névjegyhasználat szabályait, a munkahelyi etikett legfontosabb elemeit és a tárgyalások, megbeszélések ültetési rendjére vonatkozó szabályok jelentőségét mutatja be. | ||
1. Névjegy - a protokoll fontos kelléke | ||
1.1. Általános jellemzők | ||
A tulajdonosáról közérthetően közli a legfontosabb információkat. Túl sok vagy túl kevés információ zavaró (Pl. A név: Nagy Éva Anna Helga - melyik keresztnevét használja?). Ajánlatos a világos színű névjegykártyán sötét betűkkel írt szöveg. | ||
Az anyaga, a színe akkor lehet meghökkentő, ha az reklám funkciót is betölt, vagy utal a tulajdonos foglalkozására (pl. textilművész névjegye textilből készült, harsány szín - a képviselt cég színei). | ||
Üzleti kapcsolat során célszerű a vállalat emblémáját - akár reklám értéke miatt - feltüntetni a kártyán. | ||
Egy hivatalos találkozón segíti a bemutatkozás pontosságát és a további kapcsolattartást. | ||
A névjegykártyák elkészítésekor a divatot követhetjük és a kreativitásunkat is használhatjuk, azonban ügyelni kell arra, hogy a névjegykártya áttekinthető, informatív legyen és komolyságot, megbízhatóságot tükrözzön. | ||
1.2. Hivatalos névjegy | ||
klasszikus névjegykártya: | ||
| ||
hivatalos és magán célra egyaránt használt névjegy: | ||
| ||
Példa: | ||
| ||
1.3. Névjegykártya átadása | ||
| ||
Nemzetközi példák: | ||
| ||
2. Munkahelyi etikett | ||
Életünk nagy részét a munkahelyen töltjük, ezért nagyon fontos azoknak az illemszabályoknak az ismerete, amelyek segítik a harmonikus légkör kialakítását. Minden munkahelynek megvan a sajátos arculata, szervezeti struktúrája, vezetési stílusa és munkatársi viszonyrendszere. Munkába állás előtt át kell a munkavállalónak gondolni, hogy tud-e azonosulni a vállalatra jellemző etikett szabályokkal (pl. tegeződés-magázódás, hierarchia tisztelete). | ||
2.1. Tartalmi követelmények | ||
| ||
2.2. Vendég fogadása a munkahelyen | ||
| ||
3. Ültetési rend a megbeszéléseken, tárgyalásokon | ||
A protokollban nagy jelentősége van az ültetésnek, ami a tiszteletet, a tárgyaló felek közötti viszonyrendszert tükrözi és nagy létszám esetén az ültetési szabályok betartása az áttekinthetőséget segíti. | ||
3.1. Megbeszélés/értekezlet | ||
Az értekezlet többnyire a vállalaton belül megrendezett találkozó, ahol szóbeli kommunikáció során a vállalat vezetői, alkalmazottai és a meghívottak aktuális témát, problémát beszélnek meg. Az értekezlet célja lehet információgyűjtés vagy átadás, ötletek gyűjtése, döntéshozatal, panaszok kezelése és tanácsadás. | ||
| ||
1. Elnök | ||
Megbeszélés külföldi delegációval | ||
| ||
1. A külföldi vállalat legmagasabb rangú képviselője | ||
3.2. Tárgyalás | ||
Egy olyan folyamat, amelyikben két vagy több fél azon dolgozik, hogy egy vagy több kérdésben kölcsönösen elfogadható megoldást találjanak. Üzleti tárgyalásról akkor beszélünk, ha a tárgyaló felek között a hatalmi különbségek nem meghatározóak, a tárgyaló feleknek egymástól eltérő érdekeik vannak, de ugyanakkor a kölcsönös függőség is összeköti őket. | ||
A tárgyalás az ültetés szempontjából abban különbözik a megbeszéléstől vagy értekezlettől, hogy itt a két tárgyaló fél kiemelése a fontos, ahol a tárgyaló feleket illő egymással szemben ültetni. | ||
| ||
1. A vendég tárgyaló partner | ||
Tárgyalás dolgozószobában | ||
Az íróasztal mögötti széken ül a házigazda, az íróasztal előtti székre ülteti a vendéget. Ha az alá- fölérendeltségi helyzetet enyhíteni akarja a főnök, a széket kihúzhatja az asztal széléhez. vagy szembefordíthatják a széket. | ||
Nagy létszám esetén a tárgyalóasztalnál folyik a tárgyalás. | ||
Ülőgarnitúránál a házigazda a bejárattal lévő fotelbe ül, a vendég a másik fotelbe. Bizalmasabb megbeszélésnél mindketten a kanapéra ülnek (a kanapén maximum két fő ülhet). Több résztvevő esetén a házigazda a fotelbe, a vendégek a kanapéra ülnek. (Széket nem érdemes bevinni, mert a székről 'lenéznek' az esetlegesen magasabb rangúakra.) |
Önellenőrző kérdések | |||||||
Válaszoljon az alábbi kérdésekre a helyes válasz megjelölésével! Minden kérdésnél egy választ jelölhet. | |||||||
1. A hivatalos névjegykártyán hova írjuk a munkahely nevét, címét, telefonszámát, faxot, e-mailt?
![]() | |||||||
2. Milyen sorrendben adjuk át a névjegykártyát a jelenlévőknek?
![]() | |||||||
3. A munkahelyi etikettre melyik tartalmi szabály igaz?
![]() | |||||||
4. Tárgyalás során a tárgyaló feleket hogyan célszerű a tárgyaló asztalhoz ültetni?
![]() | |||||||
5. A megbeszéléseknek, értekezleteknek mi az elsődleges célja?
![]() | |||||||
6. Melyik állítás igaz arra az esetre, amikor a vállalathoz vendég érkezik?
![]() | |||||||
7. Az angolok mikor adják át névjegyüket egy tárgyalás során?
![]() |
A tananyag összeállításához használt forrásművek | ||
Görög Ibolya 2016: Protokoll- az életem. Budapest: Athenaeum Kiadó. | ||
Lőcsei Judit 2006: Etikett és a protokoll alapjai. Budapest: Szókratész Külgazdasági Akadémia. | ||
Sille István 2005: Illem etikett protokoll. Budapest: Akadémiai Kiadó. | ||
http://www.protokoll-info.hu/kozeleti-kultura/pontossag-a-kozeleti-viselkedeskulturaban.php | ||
http://globalmj.eu/wp-content/uploads/2013/12/5_zator.pdf | ||
http://www.külker.hu/wp-content/uploads/2013/03/Seg%C3%A9danyag-a-felk%C3%A9sz%C3%BCl%C3%A9shez-2011.pdf | ||
www.businessculture.org |