KURZUS: Kommunikáció a mérnöki gyakorlatban
MODUL: III. modul
9. lecke: Prezentáció 3. Kérdések kezelése, érvelés és meggyőzés
A fejezet célja a prezentáció keretében, illetve egyéb szóbeli szakmai diskurzusokban elsajátítani az érvelés és meggyőzés módszereit, stratégiáit és technikáit. Elsőként a prezentáció alkalmával feltett kérdések és egyéb hozzászólások megfelelő kezeléséről lesz szó, majd ezután az érvelés helyes és helytelen módjainak felismerése és tudatosítása céljából azok fajtáinak bemutatása következik. | |||||||||||||||||||||||||
Házi feladat: Előadás készítése PPT formátumban a megadott szempontok szerint: | |||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||
1. Kérdések kezelése a prezentáción | |||||||||||||||||||||||||
Ha jól szerkesztettük meg a prezentáció gondolatfolyamát, a prezentációt a hallgatóság igényeihez szabtuk, előre felkészülünk a kérdésekre is, nyugodtan várhatjuk a kérdéseket. A hallgatók kérdései az érdeklődésüket bizonyítják. Mindig kell időt biztosítani a kérdésekre és válaszokra - még ha mindenről beszélünk is a hallgatóság egy része, pl. a döntéshozó emberek szívesen tesznek még fel kérdéseket, hogy érezzék, ők is hozzájárultak a produkcióhoz. | |||||||||||||||||||||||||
Néhány esetben az előadók szándékosan szerkesztik úgy a forgatókönyvüket, hogy néhány kérdés készakarva megválaszolatlan maradjon, így a hallgatóság mindenképpen rájuk fog kérdezni, és így tartalmas kérdés-felelet szakasz alakulhat ki. A kérdésre válaszoljunk rendkívül tömören, lényegre törően és maradjunk a témánál. Közben a kérdezőre figyeljünk, de az egész hallgatóságnak válaszoljunk, hogy ők is érezzék bevonva magukat. | |||||||||||||||||||||||||
Ha valaki egy bizonyos diához kapcsolódóan tesz fel kérdést, akkor a magyarázat előtt ugorjunk vissza ahhoz a képkockához. Fontos a megfelelő reakció akkor is, ha nem tudjuk választ. Ilyen esetben jobb, ha homályos magyarázat helyett megmondjuk, hogy nem tudjuk / ennek nem néztünk utána / erről nem hallottunk, és ígérjük meg, hogy utánanézünk a dolognak. A kérdést köszönjük meg, mint új, eddig számunkra ismertetlen szempontot a továbblépéshez. Az emberek többre értékelik az őszinteséget, mint a félrebeszélést. Az előadás nem vizsga: a legtöbb feltett kérdésre nincs is végleges, "helyes" válasz. | |||||||||||||||||||||||||
Kínos, de előfordulhat, hogy egyáltalán nincs kérdés. Készüljünk fel erre néhány mondattal, pl.: sok minden elhangzott, kicsit várunk a kérdésekre, vagy talán van néhány dolog, ami kimaradt a prezentációból stb. Várjunk egy-két percet, majd, ha ekkor sincs kérdés, búcsúzzunk el a közönségtől. Vigyázzunk arra, hogy ilyen esetben se sugalljuk azt, hogy ez számunkra kínos, ne mentegetőzzünk. Éreztessük, hogy a kérdések hiánya azt jelenti, minden fontos dolog elhangzott. Általában ha egyvalaki kérdez, lesznek többen is. | |||||||||||||||||||||||||
Amennyiben két-három néző jelentkezik, sorban válaszoljuk meg a kérdéseket. Ha ennél több, gyűjtsük össze a kérdéseket (jegyzeteljük le), a hasonló tartalmúakat szedjük egy csokorba, és így adjunk választ. | |||||||||||||||||||||||||
Ha a kérdés nem egészen érthető, fogalmazzuk újra, például "Ha jól értem, azt szeretné kérdezni, hogy...". A nem világosan megfogalmazott kérdéseket alakítsuk intelligens, megválaszolható kérdésekké. Kezdjük azzal, hogy kijelentjük: "Érdekes kérdés", utána pedig nyugodtan fogalmazzuk át akár egy teljesen más kérdéssé. | |||||||||||||||||||||||||
A provokatív, rosszindulatú kérdések kezelése nagy hozzáértést igényel. Ilyenkor nem udvariatlanság visszaterelni a kérdezőt, ha nem odavágó témáról akar faggatni bennünket. Az egyik lehetőség, hogy jelezzük, a mi prezentációnk nem erről szólt, hanem..., és megkérjük, hogy a megadott témában kérdezzen. A másik, hogy a kérdezett röviden, lezáróan válaszol, és jelzi, a továbbiakban a meghirdetett témában várja a kérdéseket. | |||||||||||||||||||||||||
Adjunk lehetőséget a közönségnek ellenvélemény kifejtésére is. Ezekre leginkább a saját magunk által alkalmazott és pontosan lehatárolt vizsgálati terület, cél és módszer hangsúlyozásával tudunk hatásosan reagálni. Pl. Ennek a kérdőívnek alapján...; E szerint a módszer szerint...; Ebben a korosztályban/vizsgálati csoportban.... | |||||||||||||||||||||||||
A kérdésekre adott válaszoknál is fontos, hogy ne essünk ki az előadói szerepből: ne beszéljünk személyes dolgokról, és ne tegyünk olyan kijelentéseket, amiket tényekkel nem tudunk alátámasztani. Mindig maradjunk nyugodtak, bármi történik, ne hagyjuk, hogy felidegesítsenek (persze könnyebb mondani, mint betartani). Legyünk udvariasak, és tisztelettudók ekkor is. A hallgatóság értékeli a tisztességes viselkedést és jó modort. Lehet udvariasan is visszautasító az ember. | |||||||||||||||||||||||||
A közbeszólók gyakran kérdezni akarnak, vagy ellenvéleményt nyilvánítanak, ami nagyon megzavarhatja az előadót, de nem biztos, hogy a közönség soraiban ellenszenvet kelt, hiszen ők arra hajlamosak, hogy egymással szolidárisak legyenek. Nem érdemes itt sem az udvariasságot számon kérni, inkább hivatkozzunk a közérdekre. Például: | |||||||||||||||||||||||||
A kérdéseket az előadás alatt is mindig fogadjuk pozitívan és barátsággal, ha tudunk adjunk rájuk gyors választ, vagy megköszönve az érdeklődést utaljunk rá, hogy az előadás végén, a kérdés-felelet szakaszban válaszolunk a kérdésre, vagy ismerjük be, ha nem tudjuk fejből a választ, de ígérjük meg, hogy utánanézünk a dolognak. | |||||||||||||||||||||||||
2. A hallgatás | |||||||||||||||||||||||||
Mindenki tudja, hogy mi a hallgatás, de tudunk-e jól meghallgatni valakit? A kérdés fontosságát mutatja a kommunikációs eszközök használatának gyakorisága: hallgatás (45%), beszéd (30 %), olvasás (16 %), írás (9 %). | |||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||
Az emberek átlagosan csak egynegyed részét tudják megjegyezni annak, amit hallanak. A meglehetősen alacsony hatékonyság néhány oka: a hallgatás passzív tevékenységnek tűnik, gyorsabban gondolkodunk a beszédnél, nem készülünk fel a hallgatásra, inkább a saját mondanivalónkra koncentrálunk, a beszélőtől eltérően értelmezzük az üzenetet. | |||||||||||||||||||||||||
Mások hallgatása tanulható készség, így hatékonysága javítható. Ennek három eleme van: a hallás, a megértés és az emlékezés. | |||||||||||||||||||||||||
A kommunikációs partnert passzív és aktív módon hallgathatjuk. | |||||||||||||||||||||||||
Passzív hallgatás: figyelem és rövid válaszadás. Alkalmazható, ha a beszélő meghallgatásra és nem válaszra vár, ha csak informálni akar, vagy csak hangosan gondolkodik. | |||||||||||||||||||||||||
Az aktív hallgatás lényege a beleélés, ami lehetővé teszi, hogy a kommunikációs tartalmat a másik szempontjai szerint tudjuk értékelni. E nem jelent feltétlenül egyetértést, azonosulást. | |||||||||||||||||||||||||
A figyelmes hallgatás szabályai - a hallgatási készség fejlesztése | |||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||
3. Az érvelés | |||||||||||||||||||||||||
A meggyőzés során magunk igazát akarjuk bizonyítani. A bizonyítás kételkedés esetén kerül előtérbe. A tényeket nem kell bizonyítani, azok a bizonyítékok. A bizonyításnak a tárgyalás során jelentős szerepe van abban, hogy az ismeretek igazságtartalmáról meggyőződjünk, meggyőzzünk. | |||||||||||||||||||||||||
A bizonyítás vagy cáfolás szerkezete: | |||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||
A bizonyítás vagy cáfolás eszköze az érvelés. | |||||||||||||||||||||||||
Az érvelés technikája: | |||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||
Az érvelés formái: | |||||||||||||||||||||||||
1. Induktív: ennél az érvelési formánál a tapasztalatainkból indulunk ki, a felsorakoztatott tényekből, esetekből vonjuk le az általános következtetést. Az egyes esetekből haladunk az általános felé. Akkor alkalmazzuk, ha az egyes esetekből levonható valamilyen szabály. | |||||||||||||||||||||||||
2. Deduktív: az előző fordítottja, itt az általánosból haladunk az egyes felé. | |||||||||||||||||||||||||
3. A látszatérvelés: lényege, hogy nem valódi érveken alapul. | |||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||
4. Morális érvelés: erkölcsi szempontokon alapul. Fajtái aszerint, mire hivatkozik: | |||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||
5. Taktikai érvelés: Fajtái aszerint, mire utalnak: | |||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||
6. Racionális érvelés: | |||||||||||||||||||||||||
A. Értékítéletek megváltoztatása: | |||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||
B. Ok-okozati összefüggések: | |||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||
C. Személyeskedő érvelés: | |||||||||||||||||||||||||
|
Ellenőrző kérdések | |||||||||
1. Melyik állítás nem igaz?
![]() | |||||||||
2. Mi a teendő, ha egy nem jól érthető kérdést kapunk a prezentáció végén?
![]() | |||||||||
3. Mi a teendő, ha egy olyan kérdést kapunk a prezentáció végén, amelyre nem tudjuk a választ?
![]() | |||||||||
4. Mások hallgatásának összetevői:
![]() | |||||||||
5. Egészítse ki! A hallgatáskor a beszélő meghallgatásra és nem válaszra vár, ha csak informálni akar, vagy csak hangosan gondolkodik. ![]() | |||||||||
6. Melyik nem a figyelmes hallgatás feltétele?
![]() | |||||||||
Egészítse ki! A(z) érvelési formánál a tapasztalatainkból indulunk ki. a felsorakoztatott tényekből, esetekből vonjuk le az általános következtetést. ![]() | |||||||||
8. Milyen érvelési módra alapoz az alábbi mondat? Értelmiségiként józanul kell mérlegelni a fogyasztói társadalom kihívásait.
![]() |
Felhasznált irodalom | ||
Margitay Tihamér 2007: Az érvelés mestersége: érvelések elemzése, értékelése és kritikája. Budapest: Typotex. |