KURZUS: Kommunikáció a mérnöki gyakorlatban
MODUL: II. modul
6. lecke: Az írásbeli üzleti kommunikáció műfajai: az üzleti levél és a jelentés
A leckében bemutatjuk a vállaltok írásbeli üzleti kommunikációjának két sajátos és gyakori műfaját, az üzleti levél és a beszámoló formai és tartalmi követelményeit, főbb jellemzőit. Az üzleti levelezés célja a tájékozódás és a tájékoztatás, ezért fontos, hogy tisztában legyünk a tömör, pontos információközlés szabályaival. A jelentések készítése is gyakori feladat a vállaltoknál, ezért a leckében ennek formai rendszerét is ismertetjük. | |||||
1. Bevezetés | |||||
Az írásbeli kommunikáció a vállaltoknál hangsúlyosabb szerepet kap, mint a szóbeli kommunikáció. Jelentősége nem csak mennyisége miatt kiemelendő, hanem funkciója miatt is. Míg a szóbeli információ elveszhet és nem visszakereshető, az írásbeli forma lehetőséget biztosít arra, hogy a fontos információk utólag is nyomon követhetőek legyenek. Az írás továbbá sokszorosítható, igényesebb nyelvi megformálást tesz lehetővé, mint a szóbeli kommunikáció, grafikus jelekkel (ábrák, grafikonok) kapcsolható össze, ezért hitelesebbnek érezzük, mint a beszédet. Hátránya az, hogy az üzenet továbbítása lassúbb, mint a szóbeli közlésé. | |||||
2. Az írásbeli üzleti kommunikáció műfajai | |||||
Az írásbeli kommunikáció célja szerteágazó lehet, ami megköveteli a különböző írásbeli műfajok alkalmazását az üzleti életben. A kommunikáció célja lehet információ átadás, tájékozódás, panasz, meggyőzés, kapcsolat felvétele, fenntartása vagy megszakítása. A hivatalos írásbeli műfajok a célok különbözőségét tükrözve a következők: | |||||
| |||||
Az eltérő műfajoknak más-más formai és tartalmi követelményeknek kell megfelelniük, hogy egyedi funkciójukat betöltsék és az írásművek címzettjei (olvasói) egyértelműen megértsék az információ célját. | |||||
A hivatalos írásbeli kommunikáció bármely műfajával kapcsolatban az alapvető követelmények a következők (Bokor-Szabó, 2000: 118-122): | |||||
| |||||
3. Az üzleti levél | |||||
A vállalati tevékenységek minden területéhez köthető az üzleti levél műfaja. A hivatalos levél sokban megegyezik a magánlevéllel, de több dologban eltér attól. A magánlevélben hangsúlyos a személyes kapcsolat kifejezése, az egyéni kifejezésmód (szubjektivitás), gyakoriak az érzelmi megnyilvánulások és formailag viszonylag kötetlen. Ezzel szemben a hivatalos levelekben mindezek a személyes megnyilvánulások háttérbe szorulnak és formai szabályok, a formula kerülnek előtérbe. | |||||
A levél részei a levél szövegét kivéve formulák közé tartoznak. A levelekben formulának nevezzük az olyan eleme(ke)t, rész(eke)t, amely(ek)nek a megfogalmazása és megszerkesztése általánosan elfogadott szabályok szerint történik, és amelyek, minden levélben azonos módon fordulnak) elő. A címzés, a megszólítások és a levél kezdése, valamint a záradék mellett formulának tekintendők egyes szókapcsolatok, nyelvi fordulatok is, amelyek főként a levél elkezdését vagy lezárását segítik, illetőleg a levél egyes részei között a zökkenőmentes átmenetet biztosítják. | |||||
A hivatalos levelek a felgyorsult technikai fejlődés következményeként akár elektronikus úton is továbbíthatók és fogadhatók. A formai és tartalmi követelmények betartása ebben az esetben is kötelező. | |||||
A hivatalos levelet három fő szerkezeti részre oszthatjuk: fejrész, főrész, záró rész | |||||
| |||||
3.1. Az üzleti levél stílusa | |||||
Az üzleti levelek megírásakor sok szempontot kell figyelembe venni ahhoz, hogy a levél megfeleljen a küldő szándékainak és elérje célját. Alapvető elvárás az udvarias, tiszteletteljes stílus. A célratörő megfogalmazás segíti, hogy érthetően kinyilvánítsuk szándékunkat, ugyanakkor az udvariasság szabályait ne sértsük meg. Jogos sérelem esetén is tartózkodni kell a durva, gúnyos, kioktató hangvételtől, mert az a levél íróját minősíti és nem azt, akinek a levelet írjuk. | |||||
Az üzleti levélben a megfelelő megszólítási formát kell választani, ami azt a funkciót jelöli, amilyen minőségben a levelet írjuk. A címzettet a legmagasabb rangján illik megszólítani, illetve a levél tartalmának megfelelő rangon. Például ha valaki egyszerre egy textilipari cég ügyvezető igazgatója és egy sportegyesület elnöke, el kell dönteni, melyik funkciójában érinti a levél és annak megfelelően Igazgató Úrnak vagy Elnök Úrnak kell szólítani. A levelet az udvarias Tisztelettel, Üdvözlettel vagy Köszönettel kifejezésekkel fejezzük be. Az aláírás csak teljes név lehet, nem lehet csak keresztnév vagy becenév akkor sem, ha a magánéletben baráti viszony van a levelezők között. | |||||
Az üzleti levélben is arra kell törekedni, hogy a címzett érdeklődését fenntartsuk és az ő szempontjait emeljük ki, (kivéve, ha a címzett szempontjából negatív információt közlünk). Ezért kerüljük az én/mi kifejezések gyakori használatát, helyette az Ön/Önök szerepeljen többször. Például: ne így: Mi minden terméknél 20%-ot takarítunk meg Önnek. inkább így: Ön 20%-ot takaríthat meg minden terméknél. | |||||
A levél megfogalmazásakor kerülni kell a negatív töltetű szavakat. Például: A sportteljesítményt nem tudjuk figyelembe venni helyett Csak a szakmai teljesítményt tudjuk értékelni mondat a helyénvaló. Gondolatainkat lehetőleg aktív és ne passzív (szenvedő szerkezetű) mondatokban fogalmazzuk meg. Például: Ki lettek töltve a kérdőívek helyett A kérdőíveket már kitöltöttük forma a helyes. | |||||
Az üzleti levélben kerülni kell a terjengős, többszörösen összetett mondatokat, a világos, egyértelmű megfogalmazásra kell törekedni. Fölöslegesen ne használjunk idegen szavakat és terjengős igei szerkezeteket (pl. benyújtásra került helyett inkább használjuk a benyújtottuk kifejezést). Kerülni kell a szóismétlést, kivéve, ha szakkifejezéseket (terminusokat) használunk. | |||||
A levél szerkezete logikus, világos és áttekinthető legyen. Több szempont alapján is fel lehet állítani logikai sorrendet (pl. időrendi, földrajzi, ok-okozati, fontossági sorrend), ami érthetővé és értelmezhetővé teszi a levelet. | |||||
Kerüljük a nyelvhasználatból fakadó félreértéseket! Ezt azzal érhetjük el, hogy jól választjuk meg a nyelvi elemeket, betartjuk a mondatszerkesztési szabályokat, mondanivalónkat pedig - tervszerű, logikus gondolatmenetben, a lényeges elemek kiemelésével és a gondolatok világos tagolásával adjuk elő (http://www.protokoll-etikett.hu/cikk/55237/a-sikeres-uzleti-level?area=622). Ügyelni kell a mondatok helyes szórendjére és a mondatok logikus kapcsolódására és sorrendjére. Egy bekezdést egy gondolat köré csoportosítsunk. | |||||
3.2. Az üzleti levél formai követelményei | |||||
Az üzleti levelek megírásakor a formai szabályok követésének az elsődleges célja a jó áttekinthetőség és a tiszta, rendezett elrendezés. A levelet szimpla vagy 1,5 sortávolsággal írjuk, legyen sorkizárt. A bekezdések között hagyhatunk egy üres sort, vagy a bekezdés elejét 1,5 cm behúzással írjuk, így nem kell köztük sort kihagyni. | |||||
A levél formai elrendezését a következő ábra mutatja (megjegyzés: x jelöli a sorkihagyást): | |||||
| |||||
Forrás: Bokor József - Szabó Tibor: A kommunikáció elmélete és gyakorlata. Békéscsaba, 2000, Booklands Kiadó. p. 118-120. | |||||
Minta (üzleti levél megírásához): | |||||
| |||||
Forrás: saját szerkesztés | |||||
Írjon hivatalos levelet egy futárcéghez, akikkel az Ön cége szerződésben áll. Jelezze, hogy a cég rendszeresen később szállítja ki a megrendelt alkatrészeket. Helyezze kilátásba a szerződés felmondását. Írja meg a futárcég válaszlevelét is! | |||||
4. A jelentés | |||||
A jelentések készítésének az üzleti levélhez hasonlóan sajátos szabályrendszere van. A következőkben ezeket tekintjük át. | |||||
A jelentésnek több típusa van, melynek megválasztása függ a jelentés céljától, a jelentés tartalma pedig a cég és a munkafolyamat jellegétől. A jelentés típusai: | |||||
| |||||
Vállalatoknál leggyakrabban kutatási, műszaki és vezetői jelentések készülnek. A jelentésírás alapvetően négy munkafázisból áll, a munkafázisokat pedig részfeladatokra oszthatjuk: | |||||
| |||||
A címoldal tartalmazza az írásmű címét, a szerző(k) nevét, azt, hogy kinek készült és a jelentés számát, illetve keltezését. | |||||
Keressen az interneten a szakterületének megfelelő jelentéseket, majd tervezzen egyet jelenlegi szakmai érdeklődésének megfelelően! |
Önellenőrző kérdések | |||||||||||||||||||
Az állítások mindegyikénél válassza ki, hogy igaz vagy hamis!
![]() |
A tananyag összeállításához használt források | ||
Bokor József - Szabó Tibor 2000: A kommunikáció elmélete és gyakorlata. Békéscsaba: Booklands Kiadó. p. 118-122. | ||
Borgulya Ágnes - Somogyvári Márta 2015: Kommunikáció az üzleti világban. Budapest: Akadémiai Kiadó. p. 193-231. | ||
http://www.kepzesevolucioja.hu/dmdocuments/4ap/16_1617_tartalomelem_014_munkaanyag_100731.pdf | ||
http://www.protokoll-etikett.hu/cikk/55237/a-sikeres-uzleti-level?area=622 | ||
http://www.tankonyvtar.hu/hu/tartalom/tamop412A/2011_0060_epitestudomany/content/01-IV-05/__xtr_01_2.jpg | ||
http://www.uni-miskolc.hu/~regpalzs/uzlev/3/3.pdf |