KURZUS: Kommunikáció a mérnöki gyakorlatban
MODUL: III. modul
7. lecke: A prezentáció tartalmi és formai jellemzői. Tervezés, anyaggyűjtés és kivitelezés
A következő három fejezet célja megismertetni Önöket a prezentáció készítésének tartalmi és formai jellemzőivel. Egy prezentáció megfelelő és hatásos előkészítése és előadása tanulmányaik során és munkájuk folyamán állandó elvárás. Ennek megfelelően, az első fejezet a prezentáció tervezési és anyag gyűjtési szakaszával foglalkozik, majd pedig támpontokat ad annak megfelelő kivitelezéséhez. A második fejezet magával az előadás kivitelezésével foglalkozik, az előadó személyiségével, a hallgatókkal való kapcsolatával, valamint az előadáshoz kapcsolódó nonverbális kommunikációval. | |||||||||||||||||||
1. Mire használható a prezentáció? Előnyök és hátrányok | |||||||||||||||||||
A power point prezentáció formájában történő előadás számos előnnyel és természetesen hátránnyal is bír. Elkészítésekor tehát ezeket jó előre figyelembe kell venni, és ügyelni arra, hogy bizonyos hibákat elkerüljünk. Az egyik fontos előny az, hogy a ppt lehetőséget ad arra, hogy különböző típusú tartalmakat együttesen mutassunk be, így a szöveg (vázlat, definíciók, idézetek) megjelenítése mellett képekkel illusztrálhatunk, videókat játszhatunk le, grafikonokat elemezhetünk, vagy akár hanganyagot is lejátszhatunk. Emellett a különböző tartalmak nagyon jól, rugalmasan alakíthatók a hallgatói igényekhez, akár az előkészületek folyamán, akár az előadás közben. Az előkészületek során könnyen beemelhető vagy kihagyható egy-egy tartalom. | |||||||||||||||||||
A prezentáció hátrányait sem hanyagolhatjuk azonban el. Az egyik fontos lehetséges probléma az, hogy mivel könnyen átadhatunk vele nagy mennyiségű információt, megvan annak a veszélye, hogy azt már a hallgatóság nem bírja követni, befogadni. Az átadandó információ mennyiségét előzőleg jól át kell gondolni, és a lényegre koncentrálva korlátozni. Hasonlóképpen, mivel annyi féle tartalomból és megjelenítési formából válogathatunk, jó és átgondolt szerkesztés és válogatás hiányában előfordulhat, hogy a hangsúly a hatásos megjelenítésre kerül a minőségi tartalom helyett. A nehézségek közül meg kell említeni a technikából eredő problémákat is. Például azt, hogy ismeretek hiányában nehéz felkészülni a kivetítés minőségére, ezen belül az előadáshoz kapcsolódó fényviszonyokra, valamint a vászon méretére, amelyre az előadás vizuális anyaga ki lesz vetítve. A túlságosan kis méretű betűk egy nagyobb teremben vagy túl kicsi vászonra kivetítve olvashatatlanná válnak, és a hallgatóság könnyen elveszítheti a figyelmét. Végül, "a technika ördöge nem alszik", azaz előfordulhat, hogy az általunk mentett formátumot az előadás helyszínén biztosított számítógép nem tudja olvasni, vagy egyéb technikai problémából adódóan nem tudjuk lejátszani a prezentációt. Természetesen erre is érdemes "vészforgatókönyvvel" készülni, így több (újabb és régi) formátumban, akár két különböző pendrive-ra mentve biztosítani az anyagunkat, és interneten is elérhetővé tenni (e-mailben, google drivon stb.) magunk számára az anyagot. | |||||||||||||||||||
Ön szerint melyik jellemzők tesznek egy előadást sikeressé, és melyek tekinthetők hátrányosnak? Írja őket a megfelelő oszlopba! | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
2. Az előkészületek | |||||||||||||||||||
Az előkészület, a tervezés a jó prezentáció készítésének az egyik legfontosabb fázisa. Tervezés hiányában az előadáson végig érezni lehet, hogy a célja nincs pontosan megfogalmazva, a szerkezeti felépítése zavaros, az egyes részek közötti egyensúly nincsen meg. A következő kérdéseket kell alaposan átgondolni a tervezési folyamat során: | |||||||||||||||||||
Mi a cél? | |||||||||||||||||||
Az első feladat annak meghatározása, hogy mi a prezentáció pontos célja, illetve mit szeretnénk elérni a prezentációval. Általános hiba az, hogy a cél nem elég fókuszált: pl. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Ezek a "célmeghatározások" tulajdonképpen inkább nagyobb témáknak tekinthetők, a jól átgondolt prezentáció célja sokkal pontosabb irányelveket jelent. Pontosabbá, fókuszáltabbá a célt vagy a téma valamilyen szempontú szűkítésével, vagy pedig egy egyéni nézőpont bevonásával, a téma ebből a speciális szempontból történő bemutatásával tehetjük. Pl. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
A cél határozza meg az egész előadás tartalmát, ennek megfelelően kell egyes részeket bővebben kifejteni vagy éppen elhagyni. | |||||||||||||||||||
Kinek? | |||||||||||||||||||
A prezentáció készítésekor a hallgatóságra elsősorban azért kell gondolni, hogy felmérjük, milyen közös tudásra alapozhatunk az előadásban. Más néven tudnunk kell, hogy milyen szakmai előismeretekkel rendelkeznek. A szakmailag felkészült és értő hallgatóság számára felesleges olyan információkat részletesen kifejteni, amit mindenki ismer. Itt elegendő utalni ezekre, különben unalmassá válhat az előadás, és az elkalandozó figyelmű hallgatót nehéz ismét koncentrációra bírni. A másik gyakori hiba az, hogy az előadó a felkészülés során annyira "beleássa" magát a témába, hogy elfelejt olyan fogalmakat kifejteni, amely a hallgatóság számára újdonság (és az előadó számára is az volt még az anyaggyűjtés előtt). Nagyon fontos, hogy az előadás célja nem elsősorban a hallgató elvarázsolása, hanem az, hogy jól értse és a saját világába be tudja építeni a hallottakat. Érdemes tehát külső szemmel is ránézni az előadás tartalmára, képzeletbeli kérdéseket feltenni magunk számára a hallgatóság szemszögéből. Minél többet tudunk a hallgatóságról, annál jobban fel tudunk készülni. | |||||||||||||||||||
Vizsgálandó szempontok: | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Miről? | |||||||||||||||||||
A cél kijelölése kapcsán szó volt már arról, hogy fontos egy téma pontos körülhatárolása, amely egyben a leszűkítést is jelenti, valamint egy egyedi nézőpont és gondolatmenet érvényesítése. Miért különösen fontos ez a mai világban? Érdemes arra gondolni, hogy az interneten az információk gyakorlatilag korlátlan mennyiségben hozzáférhetők. Az előadást tehát úgy kell alakítanunk, összeállítanunk, hogy ehhez képest újat tudjunk mondani. Az újdonság az információk egyedi összeválogatásában, rendszerezésében, bizonyos dolgok kiemelésében valósul meg. Itt kell kreatívan újat teremteni, azért, hogy érdemes legyen az előadásunkat meghallgatni. | |||||||||||||||||||
Ha nincsen előre meghatározva valaki más által a prezentációnk, vagyis ha szabadon mi dönthetjük el - akár részben, akár egészében - a prezentációnk témáját, akkor érdemes az anyaggyűjtéssel párhuzamosan informálódnunk bővebben egy témáról, és ennek során kialakítani az előadás szűkebb témáját. Ami a mi figyelmünket érdekességként megragadja, az nyilvánvalóan más számára is érdekfeszítő lehet, így az jó koncepció lehet az előadást erre felfűzni. | |||||||||||||||||||
Hol és mikor? | |||||||||||||||||||
Arra is előre kell készülnünk, hogy hol és mikor tartjuk az előadást. A helyszín kapcsán a terem fizikai adottságairól, valamint a technikai feltételekről érdemes előzőleg tájékozódni. Az időpont azért lehet érdekes, mert egy munkával teli nap után, egy fáradt társaságnak biztosan nem lehet olyan tömör és szakmai előadást tartani, mint pl. délelőtt 10.00-kor egy konferencián. Ekkor a tartalmat minél változatosabbra kell összeállítani, és az átadandó információ is korlátozott mértékű legyen. | |||||||||||||||||||
Milyen időtartamban? | |||||||||||||||||||
A prezentáció leggyakoribb időtartama 10-15 perc, ilyen hosszúságú egy konferencia vagy bármilyen beszámoló kapcsán. 10-15 perc nem sok idő, de tartalmasan megtölthető dinamikus előadásmóddal, valamint szerkezetileg is több részre bontható. | |||||||||||||||||||
Gyűjtsön a közlekedés témakörén belül 5 magyarországi "leg"-et (pl. legrégebbi menetrendszerinti hajójárat stb.)! | |||||||||||||||||||
3. Az előadás szerkezeti felépítése | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
A címdia | |||||||||||||||||||
Fontos, hogy a cím az érdeklődést felkeltse, de közben arra is utaljon, amiről az szólni fog, pl. Metróval vagy anélkül, A BUBI tapasztalatai, kiterjesztése, Az elektromos kétkerekűek szerepe a hétköznapi közlekedésben. Kreatív cím adható pl. a témához kapcsolódó metaforák alkalmazásával: Merre vittek, merre visznek útjaink a közlekedésigazgatásban?, "Budapesti csillagok - a STARS projekt eredményei és folytatása" Érdemes pl. "kettős" címet adni: címet és alcímet, amelyek jellegükben eltérnek egymástól, így kiegészítik egymást. Pl. | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
A címdián szerepelnie kell a következőknek: | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Példa címdiára: | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
A bevezetés | |||||||||||||||||||
A bevezetés célja a figyelemfelkeltés a téma és az előadó iránt. A köszönést követően az előadó nagyon röviden bemutatkozik, majd ismerteti a témát. A bevezetés nem a téma első, bevezető részét jelenti, hanem egy olyan fontos részét az előadásnak, amelyben a) felkeltjük az érdeklődést, b) megjelöljük az előadás pontos célját, c) az alkalmazott módszert, d) elmagyarázzuk, hogy miért releváns, miért olyan fontos az előadásunk a hallgatóság számára. Az érdeklődés felkeltésének a lehetséges eszközei: | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Fontos azonban, hogy kerüljük a "politikailag inkorrekt" témákat akár az idézetek, akár egy anekdota kiválasztásánál (politikai állásfoglalás, kisebbségi témák, identitás stb.). A relevancia a téma aktualitásának indoklását jelenti. Itt azt kell kihangsúlyozni, hogy az előadandó téma miért időszerű most, hogyan kapcsolódik a lokális (pl. magyarországi) és a globális témákhoz (globális felmelegedés, fosszilis energiák, stressz, Z generáció, stb.), valamint a szakma jelenlegi főbb témáiba (pl. P+R parkolók, kerékpáros közlekedési útvonalak fejlesztése). Ez a téma "beágyazását" jelenti. | |||||||||||||||||||
A tartalomjegyzék | |||||||||||||||||||
A tartalomjegyzék a nagyobb fejezetek sorszámozott címét (1., 2., 3.,), valamint az alfejezeteket (1.1., 1.2., 2.1., 2.2., 2.3., stb.) tartalmazza, összesen 6-8 tételnél nem többet. A tartalomjegyzék funkciója, hogy rövid áttekintést ad az előadásról, orientálja a hallgatót, és képet ad az előadás által követett gondolatmenetről, a forgatókönyvről. Ezáltal a prezentáció folyamán a hallgató nagyjából tudja, "hol tart" a folyamatban. A tartalomjegyzék jelzi az előadás átgondoltságát és az előadó felkészültségének benyomásához járul hozzá. Egyéb elnevezései: Amiről szó lesz..., A tartalomból.... A számozott fejezetcímeket vagy a diák tetején címként, vagy kis betűvel a dia valamelyik sarkában folyamatosan érdemes feltüntetni az előadás folyamán. | |||||||||||||||||||
A tartalomjegyzék elkészíthető kreatív módon is, amely a vizuális eszközök bevonásával élményszerűbbé teszik ezt a részt. Példák a kreatív tartalomjegyzékre: | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
A kifejtés | |||||||||||||||||||
Az előadás középső, kifejtő része logikusan és kreatívan felépített forgatókönyvet, azaz gondolatmenetet követ. A fejezetek (nem több mint 2-4 nagyobb fejezet) egymásra épülnek és fontos, hogy arányosak legyenek. A szerveződés több alapelvet követhet: | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Egy téma bemutatásakor érdemes több szempontot alkalmazni, ezek közötti összefüggésekre rámutatni (pl. egy közlekedésügyi fejlesztés kapcsán a fenntartó és az ügyfelek szempontjából is). A kifejtés során folyamatosan indokolni kell a kijelentéseket és alátámasztani szakszerű hivatkozással. A hivatkozás módjai: | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Összegzés | |||||||||||||||||||
Egyéb elnevezései: Összefoglalás, Kitekintés, Összegzés, Szintézis, Konkúzió, Az eredmények összegzése, Áttekintés. Az összegzés célja nem megismételni az eddig elmondottakat, hanem kiemelni a főbb pontokat és átfogóan értelmezni őket. Ekkor kell kiemelni a prezentáció konkrét felhasználhatóságának hasznát is. Visszautalhatunk az előadás elején feltett kérdésre, amire a végén választ tudunk adni (vagy ha nem, akkor elmagyarázzuk, miért nem). Az összegzés módjai: | |||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||
Elköszönés | |||||||||||||||||||
Ezen a dián a Köszönöm a figyelmet! mondat szokott szerepelni, hangsúlyozottan a szmájlit mellőzzük, mivel az túl bizalmaskodó! | |||||||||||||||||||
A szakirodalom | |||||||||||||||||||
A szakirodalmi jegyzékben mindazokat a műveket feltüntetjük, amelyeket az előadáshoz felhasználtunk, vagy akár csak egy-egy kifejezést idéztünk. A kötelezően feltüntetendő adatok a könyvek, folyóiratcikkek és internetes szakcikkek esetén mások és mások: | |||||||||||||||||||
|
Ellenőrző kérdések | |||||||||||
1. Melyek a ppt kötelező részei és milyen sorrendben?
![]() | |||||||||||
2. Mik a tartalomjegyzék funkciói? Húzza alá a hibás választ!
![]() | |||||||||||
3. Melyik szakirodalomjegyzék-tételek helyesek?
![]() | |||||||||||
Melyik kiegészítés nem igaz? Jelölje meg a hamis állításokat! | |||||||||||
4. A bevezetés része a...
![]() | |||||||||||
5. Az összegzés
![]() | |||||||||||
6. A hivatkozás
![]() | |||||||||||
7. Az érdeklődés felkeltésének a lehetséges eszközei:
![]() |