KURZUS: Szervezeti magatartás

MODUL: II. modul: A vezető szerepe a szervezeti működés megújításában

8. lecke: A csoportos viselkedés

Tanulási útmutató

A lecke eredményes feldolgozásához a megadott követelmények teljesítéséhez figyelmesen olvassa át Papp Ilona- Szabó Zsolt Roland: Fókuszpontok a vezetésben, 8. fejezet, 135-151. oldalhoz tartozó tananyagát.

A lecke tartalmi összefoglalója

Napjaink üzleti kultúrájában a munkavégzésünk szinte összes tevékenysége csoportmunkává vált. Ezért a csoportok viselkedése, a csoportok vezetése és a csoporttagjainak a csoportban mutatott viselkedése a vezetői irodalom fókuszába került. Mikor kell csoportról beszélni? Kettő vagy több egyén esetén már igen.

Az egyéneknek is szükségük van a csoportokra és a csoportnak is az egyénekre. Ebből adódik, hogy a vezetők is számítanak a csoportokra, főként döntéshozatalban és tanulási folyamat támogatásában.

Több szempont alapján tudjuk a csoportokat kategorizálni. Egyik ilyen kategorizálás szerint beszélhetünk formális és informális csoportokról. A kettő fedheti is egymást, de teljesen el is különülhet. Viszont lényeges az a tény, hogy mindegyik jelen lesz a szervezetek életében és a vezetőnek ezzel számolni kell. Működését tekintve pedig az informális csoport jellemzően hatékonyabb, mert nem külső kényszerűség mentén szerveződik így a csoport tagjai jobban elfogadják azt, és aktívabbak a csoport tevékenységek során.

Egy másik nézőpont alapján megkülönböztetünk: parancscsoportot, feladatmegoldó csoportot, érdekcsoportokat, baráti csoportokat. Itt főként a csoportok szervező elve és célja alapján különböznek.

A csoportokban történő munkavégzés a csoporthoz tartozás fontos szempont a munkavilágában. Az oktatásban is sok csoportmunka és közös feladattal találkozhatunk, ahol megtanulhatjuk, hogy miként dolgozhatunk együtt másokkal, hogyan kommunikáljunk, hogy is érvényesüljünk, vagy támogassuk mások munkáját. A legfontosabb talán, hogy a csoport mindenki számára egyféle biztonságot ad, másfelől interakciót segíti és fejleszti az ehhez kapcsolódó szociális kompetenciákat.

Robbins és Judge szerint a csoportszervező elvek: Biztonság, Státusz, Önbecsülés, Hovatartozás, Hatalom, Célteljesítmény.

A csoportokban is több szerepet kell "eljátszani", ehhez több különböző beállítódású és képességű csoporttagra van szükség. Belbin klasszikus modellje szerint azonosított 8 csoportszerepet. Egy 7 kérdéses kérdőív alapján határozta meg a csoportban szükséges kompetenciákat és így világossá vált, hogy szükséges a csoportban olyan, aki a koncepciókért, ötletekért felelnek: Vállalatépítő, Elnök, Palánta. Kellenek olyanok, aki a munkát ösztönzik, segítenek a feltételek előteremtésében és mindig objektív a helyzetértékelésük: Serkentő, Forrásfeltaláló, Helyzetértékelő. Természetesen kellenek olyan csoporttagok, aki végig viszik az eltervezett dolgokat és garantálják a célok beteljesülését: Csapatjátékosok, Megvalósítók.

A csoport munkáját a közösen kialakított és elfogadott szabályok és normák koordinálják. Ezeket minden csoporttag ismer és elfogad, mint hogy a csoport alapvető célját és feladatait sem kérdőjelezi meg senki a tagok közül. A normáknak négy osztályát ismerjük:

  • Teljesítménynormák, amelyek megmutatják, hogy mit fogadunk el hatékonyság szintjén, azaz milyen elvárt eredményeket, milyen termelékenység mellett tolerál a csoport.
  • Megjelenési normák, amelyek a külső üzeneteket hordozzák a csoport elfogadott értékrendszere alapján, mint pl. külső öltözködés, kommunikációs sémák (köszönés, megszólítás)
  • Társadalmi elrendezési-normák, amelyek előírják a helyes, követendő magatartást, az illem, a vallás, vagy szokásjog alapján.
  • Az erőforrások elosztásának normája, ki és milyen módon járul hozzá és részesedik az erőforrásokból.

A normákat a csoport maga alakítja ki, sok esetben mások által kitalált szabályokat, normarendszereket vesznek át, akkor is, ha nem kapcsolódnak a norma tulajdonsokkokhoz. Ekkor referenciacsoportokról beszélünk. Ilyen módon előfordulhat, hogy egy egyén a referenciacsoport normáit fogadja el, holott ő maga nem tagja. A másik oldalon pedig devianciáról beszélünk, ha a csoport egy vagy több tagja ellenszegül a normáknak. Erre érzékenynek kell lenni a vezetőnek, mert az ilyen viselkedés a csoportot bomlasztja, és a csoport rossz viselkedése a teljes szervezetre sincs jó hatással.

A csoportos döntéshozatalnak sok előnye van, mint például a magasabb szintű informáltság, a több nézőpont és a döntés nagyobb fokú támogatottsága. Az nagyon fontos, hogy tisztázva legyenek a célok, hogy a csoport valóban elérhesse a célját, teljesítménye pedig az egész szervezet teljesítményére pozitív hatással legyen.

El kell ismernünk, hogy a csoportos döntéshozatal lassabb folyamat és magas szintű konformitás szükséges a tagok részéről. Ezt a vezetőnek támogatni kell és olyan rendszereket kiépíteni, amelyek a csoporttagok csoportban végzett munkáját erősíti.

Ismerünk csoportos döntéshozatali technikákat, mint a legtöbbet említett és talán legtöbbet használt Brainstorming (ötletroham, ötletbörze), ahol a tagok nagyon rövid idő alatt nagyon sok ötlettel rukkolnak ki. A módszer arra épít, hogy a laterális gondolkodást életre keltve a legsokrétűbb, legvagányabb és leghihetetlenebb ötletek is felszínre kerüljenek. Mindenki egyformán fontos ötletadó lesz és az ötletek megszűrése csak később történik meg.

Másik módszer a Névleges Csoport Módszer, ahol a tagok külön-külön dolgozzák ki saját ötleteiket, majd közösen értékelik és finomítják azokat. Így egy tárgyalási folyamat révén kompromisszumok születnek és a legjobb ötlet kerül kiválasztásra.

A csoport és a vezető

A tananyagunk kiemelt vezetője a vállalkozó vezető nagy hangsúlyt helyez az alkotásra, építkezésre, növekedésre, az innovációra. Ezek miatt nagyon fontos számára a feladatcsoport, hiszen adott fejlődési lépcső megtételéhez, mint egy projekthez sok feladatot kell elvégezni. Ehhez hív életre feladatcsoportokat, hogy a rosszul strukturált problémákat megoldják és támogassák a szervezet növekedését. Másik fontos csoport az érdekcsoport, hiszen a vállalkozó vezető víziója mellé azok állnak oda, akik úgy látják, hogy saját céljaikat (érdekeiket) is megvalósíthatják, ha támogatják a vezető elképzelését. Így azok alkotják a koalíciót, akik egyformán fontosnak tartják azt: érdekcsoportot hoznak létre.

A vezető számára a csoportok kialakítása egyben a siker kulcsa is. A csoportszerveződésénél két területet kell kiemelni: a) kritériumok és tagok megfontolását, valamint b) értékelést és tagok kiválasztását.

A vállalkozó vezető céltudatos és víziójának megvalósulása alá rendeli össze döntését. Így a víziót támogató outputokat és eredményeket veszi számításba és úgy alakítja csoportja összetételét, hogy ennek az elvárásnak megfeleljenek. A csapattagjait kevésbé konkrét ismérvek alapján, inkább a vízióhoz szerinte leginkább illő személyeket válogatja be. Megérzései, érzelmei, korábbi tapasztalatai segítik. Amikor a vezető kiválaszt valakit, nem sok időt tölt az értékeléssel és döntésekkel. Inkább úgy fogalmaznánk, hogy egy bizalmi kört épít ki, vagyis legfőbb döntési kritériuma, hogy mennyire bízhat meg ő és a csoport az adott tagban. Ehhez főként puha (soft) eszközöket használ, bár kétségtelen, hogy néha kemény (hard) eszközöket, mechanizmusokat is alkalmaz.

Ha egy kisvállalkozó példáját vesszük, akkor azt tapasztaljuk, hogy csapatába leginkább családtagjai, rokonai, ismerősei kerülnek be. Azért építi kapcsolatrendszerét, hogy az abban legnagyobb bizalommal bírók potenciális csapattagokká legyenek. Ehhez folyamatosan kommunikál, kapcsolatokat ápol, PR tevékenységet végez, hogy minimalizálja innovációiból fakadó kockázatokat.

Persze egy ilyen kisvállalkozó is elérkezhet egy adott pontra, hogy például informatikai szoftvert vásárol és vezet be cégéhez. Ekkor nem elég a bizalom szakértelemre is szükség van. Ekkor ezt a projektet átgondolja (tervezi), szakértőt von be, konkrét feladatokat oszt ki munkatársainak. Ilyen esetben hard koordinációs eszközöket használ.

A csoportok felé mindig lényeges, hogy a felelősséget és hatáskört együtt rendeljen, hiszen csak így számíthat valamilyen eredményre. Gondoljunk bele, ha valaki csak felelősséget kap, de hatáskört, hogy döntéseivel befolyásoljon bármilyen folyamatot, nem, akkor tehetetlen marad, a csoport nagyon frusztrált és aggodalmas lesz. Ez szét fogja bomlasztani a csoportot. Ha valaki felelősséget nem kap, csak hatáskört, akkor nagyon félő, hogy kockázatokat figyelmen kívül hagyva túlzó döntéseivel gazdasági károkat fog okozni. Ez a generációváltás kérdéskörében nagyon kiemelt kérdés, ahogy ezt napjaink hazai kis- és középvállalkozásainál tapasztalhatjuk is.

Kulcsfogalmak

Csoport, formális csoport, informális csoport, parancscsoport, feladatmegoldó csoport, érdekcsoport, baráti csoport, csoportszerepek, státusz, normák, teljesítménynorma, megjelenési norma, társadalmi elrendezési-norma, deviáns viselkedés, csoportos döntéshozatal, brainstorming, névleges csoport módszer, puha és kemény koordinációs eszközök, kapcsolati koordináció, felelősség, hatáskör

Tevékenységek

A lecke tanulása során kövesse az alábbi utasításokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére.

Javasoljuk, hogy a tanulás során használjon jegyzetfüzetet, és rögzítse az egyes leckéknél tanultakat, azaz készítsen vázlatot. A felkészüléshez kellő segítséget nyújt a lecke és modulzáró kérdések mennyisége és mélysége. Kérdéseivel forduljon tutorához.

  • Olvassa el figyelmesen a könyvből kijelölt anyagot, tekintse át és értelmezze a hozzá kapcsolódó ábrákat és táblázatokat!
  • Gondolja végig miért szerveződnek csoportok a szervezeteken belül!
  • Magyarázza meg, hogy miért szeretne az egyén csoporthoz tartozni?
  • Szedje össze, hogy milyen összetételű a hatékony csoport?
  • Vázolja fel milyen különbségeket tapasztalunk kis és nagy csoport között!
  • Nevezze meg a norma típusokat, és érveljen fontosságuk mellett!
  • Válaszoljon az alábbi kérdésekre, és válaszait rögzítse jegyzetfüzetébe;
    • Milyen előnyökre és hátrányokra számíthat a szervezet, ha csoportokat hoz létre?
    • Milyen előnyei és hátrányai lehetnek a csoportos döntéshozatalnak?
    • Milyen csoportos döntéshozatali technikákat ismer?
    • Hogyan lehet úgy kialakítani és szervezni egy csoportot, hogy az minél jobb szervezeti teljesítményhez vezessen?
Követelmények

A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes

  • Értelmezni, felrajzolni és kiegészíteni a leckében bemutatott ábrákat
  • Leírni a különböző csoport típusokat, azok szervező elvét!
  • Ismeri és példákkal is be tudja mutatni az egyes norma típusokat!
  • Rendszerbe szedve logikusan be tudja mutatni a csoport összeállításnak főbb ismésrveit!
  • Le tudja írni és elmagyarázni az egyes csoportszerepeket, azok elvárható hasznát a csoportban!
  • Be tudja mutatni a vállalkozó vezető csoportról alkotott koncepcióját!
  • Ismeri és felismeri a koordinációs eszközöket (puha és kemény)!
  • Válaszolni az alábbi kérdésekre; (válaszait rögzítse jegyzetfüzetébe)
    • Egyéni döntéshozatal milyen alapvető jellemzőiben módosul csoportos döntéshozatal esetén?
    • Napjaink munkavállalói milyen csoportszerepeket töltenek be leginkább?
    • Miben különböznek a csoportszerepek a viselkedési normáktól?
Önellenőrző kérdések
1. Csoportosítsa az alábbi állításokat, hogy azok milyen normát takarnak? Teljesítmény (T), Megjelenési (M), Társadalmi elrendezési (T), Erőforrás elosztás (E)

Minden megbeszélésen a vezető szólal fel először
Minden csoporttagnak 1-2 sikeres projektet kell évente vezetni
Dominancia
Felső vezetők csúcskategóriás telefont, középvezetők középkategóriás telefont kapnak
Lógás
Vita során, mindkét fél érvelhet
A jó dolgozó munkatárs 7-17 óráig elérhető kollégái számára
A projekt költségvetést minden negyedévben felül vizsgálják,módosíthatják.
Ebédelni általában az egy irodában dolgozók mennek együtt.
Személyes képzéseket kérhetnek a tagok a főnöküktől
A projektben legalább két idegen nyelven kell dolgozni

2. Döntse el, hogy az alábbi állítások közül melyik igaz és melyik hamis
Belbin szerint a forrásfeltáró csoporttag a szellem embere, aki nagy tudású és nagyon kreatívan generál új ötletforrásokat.
A Serkentő csoportszerep lényege, hogy mindig higgadt stílusban egyértelmű utasításokkal irányítsuk a csoportot.
Az Elnök kompetencia Belbin szerint fontos a csoportban, mert kell valaki, aki támogatja a csoporton belüli koordinációt, objektíven értékeli a csoport erős és gyenge oldalát, és nem előítéletek alapján dönt.
A Vállalatépítő csoportszerep legfőbb jellemzője a hatékonyság, kiszámíthatóság és kötelességtudás.
3. Döntse el, hogy az alábbi állítások közül melyik igaz, és melyik hamis!
A nagyobb csoportok létrehozása azért nem célszerű, mert túlságosan megnő a csoport működéséhez szükséges interakciók száma.
A nagyobb csoportok létrehozása nem növeli a csoport működéséhez szükséges interakciók számát, ezért alkalmazása a nagyobb teljesítmény elérése miatt célszerű.
A nagyobb csoport egyértelműen rossza hatékonysággal működik, mint egy kisebb, mert a több embert nehezebb koordinálni és alkalmatlan személyek is bekerülnek a csapatban.
4. Válassza ki, a helyes állítást!
A vállalkozó vezető tudatosan hozza létre a háttérben dolgozó csapatait, mindig konkrét projekt elvégzésére.
A csoporthoz tartozás "áldozata" a hatalom megszerzése, az ellenkezés és ellenállás megtapasztalása, így a vállalkozó vezető, csak csoportban képes dolgozni.
A csoporthoz tartozás legfőbb kihívása acélok megvalósítása mellett a bizalom kiépítése és a kapcsolati koordináció működtetése.
A vállalkozó vezető állandó csoportokkal dolgozik, mert a tartósság és állandóság mindennél fontosabb számára.