KURZUS: Üzleti kommunikáció

MODUL: IV. modul: Az üzleti kommunikáció írásbeli műfajai

12. lecke: Hivatalos levél, elektronikus levél és jelentés

A lecke célja: A 12. leckében ismertetjük a hivatalos levél formai és tartalmi követelményeit, melyet követően az elektronikus levelezés specifikus ismertetőjegyeit tekintjük át. Végül a jelentéseket mint speciális írásbeli, üzleti kommunikációs műfajt mutatjuk be.

Tananyag: A 12. lecke tananyagának elsajátításához első lépésként olvassa el Hofmeister-Tóth Ágnes és Mitev Ariel Zoltán: Üzleti kommunikáció és tárgyalástechnika című könyvének 5.3, 5.4 és 5.5 alfejezeteit!

A lecke feldolgozása, a tananyag elsajátítása kb. 90 percet vesz igénybe.

Kulcsfogalmak: Hivatalos levél, elektronikus levelezés, jelentés

Tevékenységek: A lecke tanulása során végezze el az alábbi tevékenységeket, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére.

  • Javasoljuk, hogy a tanulás során használjon jegyzetfüzetet vagy elektronikus jegyzetet és rögzítse az egyes lecke során tanultakat vázlatpontokba szedve! A felkészüléshez kellő segítséget nyújt a lecke és a modulzáró kérdések mennyisége és mélysége. Kérdéseivel forduljon tutorához!
  • Olvassa el figyelmesen a könyvből kijelölt anyagot!
  • Alaposan tanulmányozza át a hivatalos levél formai és tartalmi előírásait!
  • Jegyezze meg az elektronikus levelezés főbb tudnivalóit!
  • Tanulmányozza át a jelentésekre vonatkozó tanácsokat és követelményeket!
  • Oldja meg a következő feladatot!
Feladat

Keresse vissza legutóbbi hivatalos elektronikus levelét! A tanultak alapján tanulmányozza át, megfelel-e a kritériumoknak! Ha módosíthatna valamit, mi lenne az?

Követelmények: A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes

  • megfelelően megírni egy hivatalos levelet, betartva a szükséges formai és tartalmi előírásokat;
  • a helyes elektronikus levelezésre, és email írására;
  • jelentést készíteni.
Önellenőrző kérdések
1. Döntse el, melyik állítás igaz!
A hivatalos levelezés előnye, hogy nincs azonnali válasz.
A hivatalos levelezés hátránya, hogy maradandó.
A hivatalos levelezés hátránya, hogy nem interaktív.
2. Az alábbiakban egy hivatalos levélformátumot talál. Egészítse ki a tanultak alapján a hiányzó részekkel!



1:
2:
3:
4:

3. Válassza ki a helytelen megfogalmazásokat, hibákat egy hivatalos levélben, illetve e-mail-ben!
"Kedves Béla, Szeretnélek tájékoztatni..."
Tisztelt Főorvos Úr! Tisztelettel tájékoztatom, hogy..."
"KÉREM, HOZZA MAGÁVAL TANULMÁNYI IGAZOLÁSAIT!"
"Ezúton tájékoztatom, h a holnapi megbeszélés elmarad."
"Örömmel vettem tudomásul az új kolléga érkezését :)"
4. A hivatalos levél mely része opcionális, azaz nem kötelező elem?

5. Egészítse ki a jelentés definícióját!

A jelentés olyan beszámoló, melynek célja bizonyos eredmények, statisztikai javaslatok és egyéb következtetések a menedzsment vagy más, meghatározott közönség felé.

6. Válassza ki a helyes állításokat a jelentésre vonatkozóan!
A jelentés címlapja megalapozza az első benyomást, felkelti az érdeklődést.
A tartalomjegyzék elhagyható része a jelentéseknek.
A jelentés legfőbb részét a vezetői összefoglaló jelenti.
A jelentés mellékletei a jelentéshez kapcsolódó, de nem szorosan illeszkedő tényezőket tartalmazzák.