KURZUS: Üzleti kommunikáció

MODUL: II. modul: Szóbeli kommunikáció az üzleti életben

6. lecke: Az értekezlet

A lecke célja: A 6. leckében egy szóbeli üzleti kommunikációs műfajt, az értekezletet mutatjuk be, ismertetve egyúttal annak funkciói szerinti típusait. A lecke áttekintést ad az értekezlet tervezése és lefolytatása során szükséges tennivalókról. Végül, de nem utolsó sorban megismerkedhetünk az értekezlet során felmerülő főbb szerepekkel és a szerepek jellemzőivel.

Tananyag: A 6. lecke tananyagának elsajátításához első lépésként olvassa el Hofmeister-Tóth Ágnes és Mitev Ariel Zoltán: Üzleti kommunikáció és tárgyalástechnika című könyvének 3.3. alfejezetét!

A lecke feldolgozása, a tananyag elsajátítása kb. 60 percet vesz igénybe.

Kulcsfogalmak: Értekezlet, értekezlet típusai funkció szerint, értekezlet tennivalói, értekezlethez kötődő szerepek

Tevékenységek: A lecke tanulása során végezze el az alábbi tevékenységeket, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére.

  • Javasoljuk, hogy a tanulás során használjon jegyzetfüzetet vagy elektronikus jegyzetet és rögzítse az egyes lecke során tanultakat vázlatpontokba szedve! A felkészüléshez kellő segítséget nyújt a lecke és a modulzáró kérdések mennyisége és mélysége. Kérdéseivel forduljon tutorához!
  • Olvassa el figyelmesen a könyvből kijelölt anyagot!
  • Jegyezze meg az értekezlet főbb típusait funkciójuk szerint!
  • Részletesen tanulmányozza át az értekezletek tervezésére és lefolytatására vonatkozó tennivalók listáját!
  • Tanulmányozza át az értekezletek során felbukkanó szerepeket és lehetséges kezelésüket!
  • Válaszolja meg a következő kérdést!
Kérdés

Amennyiben munkája során vett részt értekezleten, gondolja végig a tanultak alapján, melyik csoportba sorolható az adott értekezlet és Ön milyen szerepet vett fel az értekezlet során!

Követelmények: A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes

  • döntést hozni arról, hogy szükséges-e adott témában értekezletet összehívni, vagy sem;
  • csoportosítani funkciójuk alapján az értekezleteket;
  • listát készíteni az értekezlet tervezésekor és szervezésekor felmerülő tennivalókról;
  • azonosítani az értekezleten felmerülő szerepeket és képes a megnyilvánulásokat megfelelően kezelni.
Önellenőrző kérdések
1. Határozza meg az értekezletek funkció szerinti négy típusát!

1.
2.
3.
4.

2. Válassza ki az igaz állításokat az alábbiak közül!
A beszámoló jellegű értekezlet célja vita kezdeményezése.
Az eszmecsere jellegű értekezletet ötletviharnak, vagy angolul brainstorming-nak is nevezzük.
A problémamegoldó értekezlet célja a probléma megoldása és döntéshozatal.
A problémát azonosító értekezlet a probléma azonosításán túlmenően a problémák megoldását is célul tűzi ki.
3. Döntse el, mely esetekben van szükség értekezlet összehívására! Jelölje x-szel azt a lehetőséget, amikor szükség van értekezletre!
Döntésre van szükség, és ehhez szükségem van különböző nézőpontokra is.
Együttműködésre van szükségem.
Nincs releváns és aktuális megvitatnivalónk, de hátha felmerül valami.
Minél gyorsabb információ-megosztásra van szükségem.
Kíváncsi a többiek véleményére, de nem gondolom, hogy hasznos lenne mindenki meglátását figyelembe venni.
4. Válassza ki az alábbi állítások közül azokat, amelyeket jó tanácsként érdemes figyelembe venni egy értekezlet tervezése és lefolytatása kapcsán!
A megtárgyalandó témák sorrendje nem fontos.
Érdemes kijelölni a jegyzőkönyv vezetőjét!
Az értekezlet helyszínén jó, ha van asztal, és elegendő ülőhely a résztvevők számára.
Az értekezlet időtartama megfelelő hosszúságú legyen, és ha elhúzódna, legyenek szünetek!
Napirendre nincs szükség, minden jelenlévő tisztában van az értekezlet céljával.
A jegyzőkönyv legyen minél részletesebb, és nem szükséges minden résztvevővel megosztani.
5. Párosítsa össze az értekezlet során felmerülő szerep neveket a főbb jellemzőikkel!

1. folyton beszédet tart
2. elmélyült gondolkodó
3. lélekben máshol jár
4. érdektelenséget mutató
5. kompromisszumra törekvő, rendezgető
6. piszkálódó

Álmodozó
Nagyképű
Harcias
Békeharcos
Magába Mélyedő
Unatkozó

6. Az alábbi állítások 3 kiemelt, értekezleten megfigyelhető szerepkörben megjelenő személy kezelésére vonatkoznak. Döntse el, hogy az adott állítás az Uralkodó (1), a Hallgatag (2) vagy a Mókamester (3) megfelelő kezelésére vonatkozik-e!

Megjegyzéseit tudatosan építsük be későbbi mondanivalónkba, utaljunk vissza rá, éreztetve vele az odafigyelést!

Próbáljunk meg mást is bevonni az eszmecserébe, adjuk meg másnak is a hozzászólás jogát!

Témától való eltérés esetén érzékeltessük annak fontosságát, hogy mi az eredeti téma.

Ne bocsátkozzunk személyes harcba és ne alakuljon ki "ki nyer a végén játék"!

Próbáljuk elkerülni a gyors és ütemes beszédet, ne vegyék támadásnak!

Próbáljuk figyelembe venni, hogy e típus társasági hangulatot igényel még egy értekezleten is!