A Microsoft Access segítségével az összes információt egy adatbázisban lehet kezelni. A fájlon belül az adatok külön részekre, ún. táblákba osztva találhatók meg; a képernyőn megjelenő űrlapok segítségével lehet az adatokat megtekinteni, bővíteni és frissíteni; szintén az űrlapok segítségével lehet megkeresni és megjeleníteni a kívánt adatot; a jelentéseken keresztül pedig lehetőség van az adatok speciális formákban való feldolgozására és nyomtatására.
Az adat tárolásához hozzunk létre minden típusú információ számára egy külön táblát. Ezeket a táblákat később összefüggések megadásával lekérdezésbe, űrlapba vagy jelentésbe lehet összefogni.
Lekérdezések létrehozása által megkereshetjük és megtekinthetjük a bizonyos feltételeknek megfelelő adatokat, akár több tábla adatait is egyszerre. A lekérdezés segítségével egyszerre végezhető el több rekord frissítése vagy törlése, és beépített, illetve egyénileg megadott számításokat végezhetünk a rekordok adatai alapján.
Űrlapok létrehozásával rendkívül egyszerűvé válik a táblák adatainak megtekintése, megadása és megváltoztatása. Egy űrlap megnyitásakor a Microsoft Access a táblák adatait olvassa ki, és azokat a az általunk megadott formában jeleníti meg a képernyőn. Az űrlap kinézetét létre lehet hozni az Űrlap Varázslóval, de akár saját kezűleg is.
Jelentések létrehozásával feldolgozhatjuk, illetve megadott formában nyomtathatjuk ki az adatokat. Kinyomtathatunk például egy olyan jelentést, amely adatokat egyesít és összegez, vagy akár olyat, amely egy speciális formátumban borítékokat címez meg.
Makrók segítségével automatikusan hajthatunk végre gyakran előforduló feladatokat. Futtathatunk például olyan makrót, amely egy jelentést nyomtat ki, ha a felhasználó a parancsgombra kattint.
A modul olyan Visual Basic for Applications meghatározások és eljárások gyűjteménye, melyek tárolása egy egységként történik. A moduloknak két alapvető típusa van: osztálymodulok és globális modulok. Egy modulban lévő eljárás lehet Function vagy Sub.
Az űrlapmodul és a jelentésmodul egy olyan osztálymodul, amely egy adott űrlappal vagy jelentéssel van kapcsolatban. Az űrlap- és jelentésmodulok gyakran tartalmaznak olyan eseményvezérelt eljárásokat, amelyek futtatása az űrlapon vagy jelentésen bekövetkezett eseményre válaszol. Az eseményvezérelt eljárások segítségével szabályozhatjuk az űrlapok illetve jelentések viselkedését, illetve az olyan felhasználó által végrehajtott műveletekre adott feleleteket, mint például egy parancsgomb megnyomása az egér használatával.
Amikor egy űrlap vagy jelentés első eseményvezérelt eljárását hozzuk létre, akkor a Microsoft Access automatikusan létrehoz egy űrlap- vagy jelentésmodult.